Nowoczesne technologie uodparniają i udoskonalają biznes. Jak firmy reagują na COVID-19? > Blog Intellect
Wciśnij enter, aby wyszukać
Blog Intellect / Biznes  / Nowoczesne technologie uodparniają i udoskonalają biznes. Jak firmy reagują na COVID-19?
Firmy a COVID

Nowoczesne technologie uodparniają i udoskonalają biznes. Jak firmy reagują na COVID-19?

Rozprzestrzenianie koronawirusa oraz związane z nim ograniczanie przemieszczania sprawiło, że dla wielu firm jedyną szansą na utrzymanie funkcjonowania stało się korzystanie z nowoczesnych technologii. W jaki sposób firmy reagują na pandemię?

Firmy a COVID

Rozwój technologiczny w dobie pandemii

Proces cyfryzacji firm postępuje nieustannie od kilku dekad. Szczególnie dynamiczne zmiany można obserwować w ostatnich latach – dotyczy to zarówno rozszerzania sprzedaży na kanały internetowe, jak i wykorzystywania nowoczesnych technologii do zarządzania i optymalizowania firmowych procesów. Specjalne oprogramowania firmowe ułatwiają kontakt z pracownikami, delegowanie zadań, obsługiwanie zamówień, planowanie projektów, harmonogramów i budżetów, obieg dokumentów, a także dokonywanie analiz. W wielu nowoczesnych przedsiębiorstwach dość powszechna stała się również praca zdalna. Chociaż jednak coraz więcej firm sięga po takie rozwiązania – wiele wdraża je w bardzo ograniczonym zakresie.

Pandemia, która zaczęła ogarniać świat na początku 2020 roku, sprawiła, że tysiące firm musiało zmienić formę działalności bądź całkowicie ją zawiesić. Przedsiębiorstwa stanęły przed koniecznością zorganizowania bezpiecznej pracy w trudnych warunkach oraz wypracowania nowych metod dotarcia do klientów. To z kolei sprawiło, że nawet firmy niechętne wobec wdrażaniu nowinek technologicznych – lub rezygnujące z nich ze względu na specyfikę biznesu – zaczęły sięgać po nowe rozwiązania.

Jak napisał w liście otwartym Włodzimierz Schmidt, prezes zarządu IAB Polska „Obecny kryzys przyspieszył koniec epoki analogowej w gospodarce. Cyfryzacja z dnia na dzień stała się nadzieją i kołem zamachowym gospodarki, a cyfrowa edukacja i transformacja przedsiębiorstw jest obecnie podstawową potrzebą i receptą na wyjście z recesji.”.

Jednostki już wcześniej posiadające wypracowane procedury dotyczące pracy zdalnej, prowadzące sprzedaż online oraz posługujące się nowoczesnymi systemami (np. ERP, BI), zazwyczaj szybciej odnalazły się w dobie COVID-19. Wiele spośród nich jednak również rozpoczęło poszukiwanie nowych możliwości.

To wszystko sprawiło, że rozwój i zastosowanie nowoczesnych technologii zaczęły gwałtownie przyspieszać na niespotykaną dotychczas skalę. Nie tylko umożliwiło to wielu firmom funkcjonowanie w okresie powszechnej kwarantanny, ale także – prawdopodobnie – już na stałe zmienia wiele biznesów. Rozprzestrzenianie koronawirusa bowiem prędzej czy później zostanie zahamowane, natomiast wypracowane obecnie rozwiązania – już z nami (przynajmniej w pewnym zakresie) pozostaną. Oznacza to z kolei, że w przyszłości kolejne firmy, chcąc utrzymać konkurencyjność, także mogą być zmuszone do większego zainteresowania nowoczesnymi technologiami i sięgnięcia po pomoc Software House.

W czasach przyspieszonej cyfryzacji przed Software House’ami stają nowe wyzwania, które do tej pory nie były aż tak eksponowane. Potrzeba przekształcania się w stronę digitalu jest większa niż rozpoznanie rynku usług cyfrowych. Analogowe przedsiębiorstwa czują, że zrozumienie cyfryzacji przesądza obecnie o ich być albo nie być. Teraz SH stają się ekspertami w domenie cyfryzacji i aby pomóc klientom, muszą uczestniczyć w bardzo głębokim poznaniu ich biznesu, jego procesów i analizie potrzeb. Może okazać się, że wyspecjalizowane SH w konkretnych branżach nie będą w stanie dostarczyć wartościowych rozwiązań kompetencjami in-house firmom wychodzących z offline’u. W Intellect zawsze patrzyliśmy na procesy firm a nie na ich branże, zawsze drążymy by zrozumieć bardziej, tłumaczyć, być ekspertami – co przydaje się w obecnej sytuacji.

Marcin Szczurek, CEO Software House Intellect

 

Nowoczesne technologie a zdalne funkcjonowanie firmy

 

Podstawową potrzebą w wielu firmach stało się zorganizowanie sprawnej pracy zdalnej oraz zarządzanie firmą przy dużym rozproszeniu pracowników.

Praca zdalna w ostatnich latach zaczęła powoli stawać się częścią kultury pracy w wielu firmach. Wciąż dotyczyły jednak przede wszystkim przedsiębiorstw IT – bardziej rozwiniętych technologicznie oraz wychodzących naprzeciw oczekiwaniom programistów, będących bardzo poszukiwaną grupą zawodową. W wielu firmach wciąż nie zezwalano na pracę zdalną – z powodu obaw, co do tego, czy współpraca zatrudnionych będzie przebiegać bezproblemowo, kłopotów z weryfikacją wypełniania obowiązków czy wreszcie, ze względu na brak wypracowanych metod działania i narzędzi. Obecna sytuacja wymusiła wdrożenie nowych procedur i rozwiązań. Można mówić tu o ogromnym eksperymencie społecznym – który w wielu firmach pokazał, że pracownicy mogą działać skutecznie także spoza biura. Na skutek pandemii koronawirusa więc praca zdalna może już na stałe się upowszechnić. (Jak podaje np. Business Insider za CNN: część chińskich firm, dotąd sceptycznie podchodząca do pracy zdalnej, poszukuje metod włączenia pakietu godzin zdalnych do świadczeń pracowniczych.) Więcej na temat organizacji pracy zdalnej można przeczytać w naszym tekście: Jak zorganizować pracę zdalną w firmie? (https://www.intellect.pl/blog/praca-zdalna/)

Przymusowa praca zdalna wymusza zmianę mentalną pracowników i przełożonych. Na przykład ograniczona możliwość kontaktu wiąże się między innymi z dawaniem pracownikom większej swobody, zwłaszcza w zakresie podejmowania decyzji. To z jednej strony szansa dla nich na zyskanie pewnej autonomii i wyrobienie większej samodzielności. Z drugiej – oznacza także wzrost odpowiedzialności za efekt końcowy. Praca zdalna może sprawić, że w wielu firmach już na stałe zmienią się obowiązujące standardy oraz flow procesów. 

Joanna Kroczek, COO Software House Intellect

W celu usprawnienia zdalnego funkcjonowania firmy przydatne są przede wszystkim:

– systemy ERP (systemy zarządzania przedsiębiorstwem) oraz CRM (systemy zarządzania relacjami z klientami) – ułatwiają zapewnienie ciągłości funkcjonowania projektów bez osobistego kontaktu

– wewnętrzne, firmowe kanały komunikacyjne – umożliwiające pracownikom stały kontakt między sobą. Najlepiej, jeśli dostępne są kanał tekstowy oraz pozwalający na organizację videokonferencji

– systemy obiegu dokumentów – przydatne szczególnie w dużych firmach, przetwarzających setki tysięcy dokumentów, z których muszą korzystać różni pracownicy. (Więcej na ten temat można przeczytać w naszym case study: https://www.intellect.pl/blog/elektroniczny-obieg-dokumentow/)

 

Przeniesienie handlu do internetu

Sektor e-commorce jest jednym z najbardziej rozwojowych w ostatnich latach. Upowszechnienie internetu oraz urządzeń mobilnych i zmiana przyzwyczajeń konsumentów – coraz częściej zamawiających usługi i towary online – sprawiają, że większość firm, zwłaszcza b2b, posiada sklepu internetowe. Zamknięcie punktów stacjonarnych, nowe zalecenia rządu oraz akcja #zostańwdomu sprawiła, że funkcjonalne kanały sprzedaży online stały się kluczem do utrzymania działania biznesu w dobie pandemii. Sprzedaż internetową rozpoczęły nawet firmy, które nigdy wcześniej tego nie robiły – ze względu na różne bariery (od niechęci do inwestycji, przez przekonanie, że dotychczasowe metody są wystarczające aż do faktu, że w niektórych branżach oferowanie dowozu nie było potrzebne). Np. znacznie zwiększyła się liczba restauracji oferujących zamawianie jedzenia online.

Ponownie – firmy posiadające już nowoczesne systemy sprzedaży przyjazne klientom, znalazły na uprzywilejowanej pozycji. Posiadanie nowych technologii i narzędzi dostosowanych do procesów zachodzących w firmie, stało się drogą do uodpornienia biznesu w czasie zbiorowej kwarantanny. Dotyczy to w szczególności sektora b2b – przedsiębiorstwa dopiero rozpoczynające proces cyfryzacji stanęły przed koniecznością jego przyspieszenia. Niektóre z nich były więc zmuszone o zadbanie o sprzedaż online w pośpiechu bądź skorzystanie z rozwiązań „pudełkowych”, nie zawsze najlepiej dostosowanych do potrzeb firmy.

Posiadanie platform sprzedażowych i sklepów internetowych nie tylko pomaga uodpornić biznes na skutki COVID (czy innych wydarzeń, które skłaniają ludzi do rzadszego dokonywania osobistych zakupów). To także inwestycja na przyszłość. (Więcej o tym, dlaczego system b2b pozwala na zoptymalizowanie budżetu, można przeczytać w naszym tekście.) Jest szczególnie potrzebna obecnie, ze względu na fakt, że przyzwyczajenia nabyte w okresie pandemii mogą już z konsumentami pozostać. Wielu klientów, dotąd niechętnie robiących zakupy online, przekonało się do tej metody. Dodatkowo, im więcej firm uruchamia i rozbudowuje internetowe kanały sprzedaży – tym trudniej zachować konkurencyjność nie posiadających ich.

 

Nowe usługi i drogi dotarcia do klientów

Podczas pandemii na niespotykaną wcześniej skalę zaczęły się także pojawiać oraz zwiększać zasięg nowe formy usług, świadczonych w branżach, w których dotąd działania prowadzono głównie albo całkowicie „offline”. Sięgają po nie zazwyczaj ci specjaliści oraz te firmy, które w dobie „lockdown” musieli całkowicie zawiesić świadczenie usług tradycyjną drogą.

Chodzi tu na przykład o psychologów, przewodników, trenów fitnessu, teatry. Szukając sposobów zarobkowania (oraz wyjścia naprzeciw oczekiwaniom dotychczasowych klientów) zaczęli oni oferować usługi w nowej formie. Tak oto za kilka złotych można wybrać się na przykład na wirtualną wycieczkę z przewodnikiem po Krakowie albo odbywać treningi fitness online z trenerem za połowę zwykłej ceny. Psycholodzy coraz powszechniej organizują terapie przez Skype (była to metoda wykorzystywana już wcześniej, choć nie na taką skalę), teatry oferują transmisje swoich przedstawień (np. na Vod, pojawić się ma spektakl Teatru Roma „Piloci”). Pojawiają się szkolenia i wykłady online – zarówno darmowe, jak i w atrakcyjnej cenie.

Zainteresowanie tego typu usługami zapewne spadnie, gdy możliwe stanie się ponowne podróżowanie, odwiedzanie teatrów czy siłowni. Można jednak spodziewać się, że będzie wyższe niż przed pandemią. Oferujący je przekonali się bowiem, że świadczenie usług tą drogą jest możliwe – z kolei dla wielu ich odbiorców ta droga okazała się dużo wygodniejsza. (Dotyczy to zwłaszcza osób z małych miasteczek, czy dla których wizyta osobista u psychologa będzie problematyczna choćby ze względu na stan zdrowia.) To z kolei może stać się impulsem do rozwoju platform, umożliwiających stałą pracę w ten sposób. Obecnie stosowane kanały często są niedoskonałe – pojawiają się np. problemy z połączeniem lub są niewygodne dla użytkowników. Daje to duże pole do tworzenia platform dedykowanych – m.in. video e-learningowych.

 Firmy a COVID2

W jaki sposób rozpocząć transformację technologiczną w firmie?

Obecnie, ze względu na konieczność szybkiego działania, często procesy związane z cyfryzacją przeprowadzane są w pośpiechu, a ich jedyny cel to podtrzymanie w miarę sprawnego funkcjonowania firmy. Warto jednak pamiętać, że wdrożenie nowych systemów i platform może przynieść cały szereg długoterminowych korzyści: od usprawnienia zarządzania, przez przyspieszenie realizacji zamówień i obniżenie kosztów obsługi dokumentów aż po przyciągnięcie nowych klientów i zbudowanie lojalności dotychczasowych. Transformacja technologiczna to więc proces, który powinien zostać starannie zaplanowany.

W pierwszym kroku rekomendujemy zdefiniowanie potrzeb firmy oraz prześledzenie zachodzących w nich procesów. Brać w tym udział powinno nie tylko kierownictwo, ale także liderzy IT firmy oraz (w zależności od rodzaju potrzebnego systemu) członkowie poszczególnych działów. (Np. w przypadku szykowania platformy sprzedażowej b2b, oczekiwania klientów najlepiej zwykle zna sprzedawca.) W niektórych przypadkach wystarczające będą rozwiązania gotowe (typu np. Open Source) – dla większych firm jednak często lepszą opcją są systemy i platformy dedykowane. Na tym etapie ważne jest rozpisanie briefu, w którym uwzględnione zostaną niezbędne funkcjonalności i oczekiwania.

Pomóc na etapie definiowania potrzeb mogą specjaliści – oferujemy wsparcie na każdym etapie tworzenia systemu, od planowania aż po wdrożenie. Warto przeprowadzić w szczególności warsztaty UX, dzięki którym łatwiej wybrać potrzebne funkcjonalności i zaprojektować interfejs. Eksperci mogą także doradzić w zakresie dostępnych rozwiązań. W pewnych sytuacjach (zwłaszcza, jeśli z platformy będą korzystać klienci) przydatne będzie wykonanie badań UX na przyszłych użytkownikach.

Tworzenie systemu powinno przebiegać w ścisłej współpracy pomiędzy klientem oraz Software House przygotowującym projekt. W każdej fazie warto konsultować wyniki – i na bieżąco wprowadzać ewentualne modyfikacje.

 Cyfryzacja to sposób nie tylko na utrzymanie funkcjonowania w sytuacji pandemii. To także szansa na rozwój działalności i utrzymanie konkurencyjności w przyszłości.

Magdalena Kubasiewicz

Product Manager


Brak komentarzy

Napisz komentarz