Jak zorganizować pracę zdalną w firmie? Sprawdź, jak zrobiliśmy to w Intellect!

Możliwość pracy zdalnej od lat jest częścią kultury pracy naszej firmy. Wypracowaliśmy rozwiązania, które pozwalają nam działać zwinnie i skutecznie, choć nasze biura mieszczą się w trzech lokacjach, a część pracowników stale działa w trybie home office. Dzięki temu nawet sytuacja, w której wszyscy zatrudnieni muszą pracować zdalnie nie jest dla nas problemem. Sprawdź, w jaki sposób udało nam się zorganizować sprawny system pracy zdalnej!

Dlaczego opcja pracy zdalnej jest przydatna?

Praca zdalna, oczywiście, nie jest możliwa w absolutnie każdym przedsiębiorstwie – nie da się zdalnie pracować na produkcji czy sortować paczek. Jest jednak wykonalna niemal w każdym biurze. W wielu zakładach pracy pojawiają się wątpliwości wobec takiego rozwiązania. Najczęściej dotyczą one obawy, że współpraca pomiędzy pracownikami okaże się trudna bądź przestaną oni wykonywać swoje zadania. 

Warto podkreślić, że dzięki odpowiedniemu zestawowi narzędzi oraz wypracowanym procedurom, praca zdalna może przebiegać równie sprawnie, jak w biurze. Ma też ona zalety. Przede wszystkim:

• Możliwość wykorzystywania „home office” jest bardzo atrakcyjną opcją dla pracowników – zwłaszcza programistów. Dawanie takiej opcji ułatwia przyciągnięcie pracownika i utrzymanie jego lojalności. Umożliwia także werbowanie ekspertów mieszkających nawet bardzo daleko od głównej siedziby firmy.
• Dzięki opcji pracy zdalnej, zwłaszcza w elastycznych godzinach, pracownicy rzadziej proszą o zwolnienia czy tak zwane „dni na żądanie”. Taka możliwość jest przydatna zarówno w przypadku lekkiej choroby, jak i sytuacjach losowych – gdy pracownik musi pozostać w domu. Pracownicy często wolą działać zdalnie niż prosić o L4, jeśli stan zdrowia pozwala im na pracę w trybie home office. Ostatecznie wiec zyskuje zarówno pracodawca (który nie ma braków w obsadzie), jak i pracownik.

W jaki sposób organizujemy pracę zdalną?

Praca zdalna jest częścią DNA Intellectu. Pozostaje to związane zarówno z faktem, że nasze biura znajdują się w różnych lokalizacjach, co wymusza stałą, zdalną współpracę teamu z Limanowej z grupą z Krakowa – jak i z wyznawaną przez nas filozofią agile i chęcią wyjścia naprzeciw oczekiwaniom pracowników. Posiadamy narzędzie i wypracowane procedury, które sprawiają, że działanie w takim trybie nie odbija się negatywnie na jakości naszej pracy. Dzięki temu możemy sprawnie obsługiwać klientów nawet, jeśli na pracę zdalną musiałoby przejść cała firma… co stało się w związku z zagrożeniem epidemiologicznym w marcu 2020. Choć nasze biura zaczęły świecić pustkami, my nie zaprzestaliśmy działania, wciąż realizując wszystkie projekty!

W jaki sposób udało się nam osiągnąć taki stan rzeczy?

Dbamy o stałą komunikację pracowników

O tym, że komunikacja w firmie zawsze jest istotna, nie musimy chyba nikogo przekonywać. W momencie, gdy pracownicy rozsiani są w różnych lokalizacjach – wypracowanie odpowiednich standardów w zakresie komunikowania staje się jeszcze ważniejsze.

Odpowiednie efekty osiągamy poprzez:

• Kanał komunikacji dla całej firmy: każdy z naszych pracowników, podczas godzin pracy, pozostaje zalogowany na kanale komunikacyjnym Mattermost. Na Mattermoście posiadamy stałe kanały ogólne – jeden do komunikacji wszystkich pracowników (gdzie może wypowiedzieć się każdy), drugi – z tablicą ogłoszeń (gdzie publikujemy ważne dla wszystkich informacje). Osobny kanał posiada każdy dział (np. marketingu czy programistów), ponadto tworzone są na bieżąco, w miarę potrzeby, przez teamy pracujące nad konkretnymi projektami. Poprzez Mattermosta można też napisać osobno do każdego pracownika. Umożliwia to szybkie przekazywanie informacji i omawianie zagadnień dokładnie tym osobom, których dana sprawa dotyczy.
• Codzienne spotkania działów: pracownicy poszczególnych działów „spotykają się” codziennie o ustalonej porze w ramach krótkiego daily – podczas telekonferencji. W ramach spotkań omawiane są bieżące zadania, wykonywane przez pracowników. Raz w tygodniu zazwyczaj organizowane jest jedno dłuższe spotkanie – podczas którego dział planuje prace na cały tydzień. Dzięki temu członkowie poszczególnych działów ściśle ze sobą współpracują i działają jako zespół, a praca jest sprawnie organizowana.
• Spotkania szefów działów: regularnie organizowane są także spotkania szefów działów. Często właśnie przez telekonferencję – by mogli w nim uczestniczyć wszyscy.
• Spotkania grup projektowych: poszczególne projekty często wymagają współpracy osób z różnych działów. Jeśli nie mogą one spotkać się twarzą w twarz – z powodzeniem zastępujemy takie spotkania telekonferencjami.

Stosowane narzędzia:

Aby utrzymać sprawną komunikację, korzystamy, jak już wspomniano z Mattermosta. W przypadku spotkań, naszym ulubionym narzędziem jest hangout – umożliwiający nie tylko rozmowę głosową, ale też wideokonferencję, przesyłanie wiadomości tekstowych (np. gdy konieczne jest wklejenie linków) oraz udostępnianie ekranu.

Często komunikujemy się z klientami

W systemie pracy zwinnej bardzo ważny jest regularny kontakt z klientami. Zazwyczaj na początku naszej pracy organizujemy warsztaty face to face. Podczas nich poznają się wszystkie osoby zaangażowane w dany projekt, omawiamy potrzeby klienta, dostępne rozwiązania. Częste, osobiste spotkania byłyby jednak trudne do zrealizowania – z kolei rezygnacja ze stałego kontaktu nie jest zgodna z filozofią agile. Dlatego pozostajemy z klientami w stałym kontakcie online – nie tylko za pomocą maili, ale urządzając też wideokonferencje (zwłaszcza w celu podsumowania poszczególnych etapów projektu).

Sprawnie delegujemy zadania i dbamy o transparentność pracy

Transparentność i dobra organizacja zadań – to rzeczy bardzo istotne w każdej firmie, czy jej pracownicy pracują zdalnie, czy stacjonarnie. W tym pierwszym przypadku nabierają jednak szczególnego znaczenia. Częstą barierą we wprowadzaniu pracy zdalnej jest bowiem właśnie obawa, w jaki sposób przydzielać pracownikom zadania, pytanie jak dopilnować, czy faktycznie je wykonują i skąd czerpać wiadomości, kto czym aktualnie się zajmuje.

W tym przypadku pomocne są nasze codzienne daily – podczas których omawiamy bieżące sprawy – oraz narzędzia do delegowania zadań.

Tego typu programy – jak Monday, Asana czy Trelllo – umożliwiają:

• Tworzenie zadań
• Przydzielanie ich konkretnym osobom
• Nadawanie poszczególnym zadaniom statusów.

Każdy dział ma nieco inne zasady pracy. Przykładowo, w dziale marketingu posługujemy się Mondayem. Pozwala nam to porządkować wszystkie działania: grupujemy poszczególne zadania w odpowiednie działy (np. case study, social media), możemy przypisywać je do realizacji dla konkretnych osób, nadać im wybrane przez nas statusy (posługujemy się statusami: do zrobienia, realizowane, feedback, zatrzymane, wykonane, odrzucone) i priorytet (normalny, ważne, niski priorytet). Do poszczególnych zadań można także dopisywać komentarze i dodawać materiały.

Dzięki temu zawsze wiemy, kto pracuje nad jakim zadaniem i ile innych spraw czeka na niego w kolejce. Działamy więc na transparentnych zasadach, łatwo też wychwycić, w którym momencie ktoś z pracowników jest za mocno obciążony bądź będzie miał wkrótce wolny czas – na nowe zadania. Znacznie ułatwia to organizację pracy. Nie ma też miejsca na podejrzenia, że ktoś korzystając z możliwości pracy zdalnej, nie zajmuje się swoimi obowiązkami.

Posiadamy także nasz własny, autorski system CRM – który umożliwia delegowanie zadań pomiędzy wszystkimi pracownikami firmy. (Na przykład – account za jego pomocą może zlecić zadanie napisania tekstu copywiterowi, a copywriter – przygotowanie grafik grafikowi.) 

Nie tylko sami posługujemy się narzędziami ułatwiającymi pracę zdalną, ale także dostarczamy gotowe rozwiązania, pozwalające na komunikację czy delegowanie zadań pracownikom poza biurem – takie jak systemy dedykowane czy aplikacje mobilne.

Zgłaszamy pracę zdalną i przerwy

Jeśli ktoś danego dnia decyduje się na pracę zdalną – informuje o tym na kanale głównym mattermoście, rozpoczynając pracę. Dzięki temu inni pracownicy wiedzą, że z daną osobą należy kontaktować się telefonicznie lub przez Mattermosta. W momencie, w którym cała firma przeszła na pracę zdalną, o rozpoczęciu działania pracownicy informują na kanałach dedykowanym poszczególnym działom. Jest to szczególnie przydatne z powodu elastycznych godzin pracy w naszej firmie. Pracownicy zgłaszają też ewentualnie, dłuższe przerwy – by inni wiedzieli, dlaczego o danej porze nie odpisują na wiadomości. (Na przykład: pracownik, rozpoczynający pracę o 6, ale wychodzący o 10 do lekarza, informuje, że dziś pracuje zdalnie, w godzinach 6 – 15, z przerwą od godziny 10 do 11.)

Dodatkowo, w naszym wewnętrznym, autorskim systemie CRM istnieje zakładka urlopy. Pracownica HR może tam zaznaczać L4 pracowników albo urlopy. Dzięki takiemu systemowi łatwo sprawdzić, czy znajdziemy kogoś w biurze, czy jest na pracy zdalnej, czy też tego dnia pozostaje niedostępny.

Posługujemy się zapleczem i dyskami zewnętrznymi

W przypadku firmy takiej jak nasza – konieczne jest zarządzanie dużą liczbą dokumentów i materiałów. Chodzi zarówno o umowy, jak i grafiki, bazy danych czy teksty wewnętrzne. Ważne materiały przechowujemy na zapleczu – z którym mogą połączyć się jedynie pracownicy, albo działając z biura, albo za pośrednictwem bezpiecznego łącza VPN. 

W przypadku materiałów, jakie przygotowujemy na własne potrzeby, dysponujemy firmowymi dyskami zewnętrznymi Google – do których dostęp mają pracownicy. Jeżeli kilka osób ma pracować na jednym dokumencie, tworzymy go, a następnie udostępniamy odpowiednim osobom.

Wdrażamy nowych pracowników

Staramy się wdrażać nowych pracowników w obowiązujące u nas procedury. Rekomendujemy zazwyczaj, aby pierwsze dni pracy spędzili stacjonarnie w biurze, gdzie pod okiem kolegów i koleżanek o dłuższym stażu przekonają się, na jakich zasadach działamy. Ze względu na fakt, że zdalnie współpracują ze sobą dwa biura, taki pracownik może niejako „na miejscu” obserwować, jakich narzędzi używamy, aby sprawnie koordynować prace.

Organizujemy spotkania integracyjne

Mogłoby się wydawać, że spotkania integracyjne nie mają wiele wspólnego z pracą zdalną. A jednak – w sytuacji, w której pracownicy rozsiani są w dwóch biurach, a część z nich stale bądź przez większość czasu pracuje z domów – pomagają nam lepiej się poznać i zrozumieć. Organizujemy nie tylko firmową wigilię, ale także przynajmniej dwie inne imprezy integracyjne w roku. Dość regularnie odbywają się także mniejsze spotkania i pojawiają się takie inicjatywy jak np. wspólne wyjścia programistów na grę w piłkę nożną. Zdarzają się także szkolenia – chociaż ich część przeprowadzamy zdalnie, na niektóre warsztaty zjeżdżamy się do jednej lokacji, by wspólnie rozważyć realizację danego projektu lub porozmawiać, w jaki sposób możemy działać skuteczniej.

Pracujemy na odpowiednim sprzęcie

Nasi programiści, oczywiście, działają na nowoczesnych komputerach. Pozostałym pracownikom jednak chętnie wręczamy zamiast komputerów stacjonarnych służbowe laptopy. Dzięki temu mogą sprawnie działać w biurze, podczas delegacji, mają możliwość przenoszenia się z laptopem pomiędzy pomieszczeniami w biurze (np. przy okazji spotkań), a także – mogą swobodnie zabierać laptop do domu. To również usprawnia organizację pracy zdalnej: pracownik zawsze ma pod ręką wszystkie materiały, jakich potrzebuje – nie musi tracić czasu na ich zgrywanie na pendrive czy na dysk zewnętrzny, jeśli planuje pracować z domu.

Wszyscy nasi pracownicy otrzymują również telefony służbowe. Ich numery znajdują się w stopkach maili. To również ułatwia szybkie kontaktowanie się z innymi osobami z biura.

Pozwalamy działać zdalnie wszystkim pracownikom

Wierzymy, że w przypadku pracy biurowej, każdy może działać równie skutecznie z biura, jak i z domu. Większość z nas woli na stałe pracować w biurze – lubimy mieć bezpośredni kontakt z kolegami i koleżankami z – każdy jednak czasem choruje czy z jakichś powodów ma problem z dojazdem. W niektórych biurach możliwość pracy zdalnej mają jedynie programiści, co stanowi swego rodzaju „bonus” dla przedstawicieli bardzo poszukiwanej grupy zawodowej. U nas wszystkich traktujemy równo – możesz poprosić o pracę zdalną, czy jesteś programistą, czy grafikiem, czy sprzedawcą albo marketingowcem. Zapobiega to niezadowoleniu części pracowników czy nawet powstaniu niechęci pomiędzy poszczególnymi działami na tle faworyzacji jedynie niektórych zatrudnionych.

Dodatkowe rozwiązania

Zdarzają się sytuacje wyjątkowe – na przykład, gdy dany pracownik stale pracuje w trybie zdalnym czy tak jak obecnie, kiedy cała firma przeszła na działanie „home – office”. W takich przypadkach wdrażamy dodatkowe rozwiązania. Między innymi – programiści tworzą pokoje w Google Meet, które pozostają stale aktywne. Dzięki temu utrzymują sprawną komunikację – w razie potrzeby każdy członek teamu może do takiego pokoju „wejść” i skontaktować się z kolegą.