Jak przygotować brief dla Software House? > Blog Intellect
Wciśnij enter, aby wyszukać
Blog Intellect / Biznes  / Jak przygotować brief dla Software House?
brief

Jak przygotować brief dla Software House?

Sprawne zrealizowanie projektu IT wymaga jasnego określenia celów zleceniodawcy oraz wzajemnych oczekiwań klienta i zespołu pracującego nad realizacją. Już na wstępnie ważne jest, aby obie strony dobrze się rozumiały – oraz miały pewność, że współpracując zdołają osiągnąć zamierzony efekt. Przydatny może okazać się brief – dokument, zawierający najważniejsze informacje dotyczące założeń współpracy.

brief

Brief nie zastąpi kontaktu

Na wstępie warto podkreślić, że nawet najlepiej przygotowany brief, nie zawsze dostarcza pełnych informacji, potrzebnych ekipie Software House oraz nie rozwieje wszystkich potencjalnych wątpliwości. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której firma potrzebuje kompleksowego, dedykowanego rozwiązania. Informacje mogą zostać na przykład źle zrozumiane – wiele projektów IT „poległo” z tego powodu. Może się też zdarzyć, że klient nie zamieści wiadomości dla niego oczywistej albo takiej, którą uzna za zbędną – tymczasem właśnie jej potrzebuje zespół projektowy. Jak wynika z naszego doświadczenia, czasem także zleceniodawca nie ma jeszcze w stu procentach sprecyzowanej wizji rozwiązania. Dysponuje jedynie ogólnym pomysłem i wie, jakie cele chce osiągnąć, a od Software House oczekuje wsparcia przy wyklarowaniu konkretnej wizji. W takiej sytuacji tworzenie briefu bywa utrudnione. Dlatego tak ważny jest osobisty kontakt – najpierw ze sprzedawcą, a potem, na dalszych etapach rozmów, także z zespołem projektowym.

Zapraszając do bezpłatnej konsultacji zachęcamy raczej do umówienia się na rozmowę, podczas której możemy więcej dowiedzieć się o kliencie i jego pomyśle, niż do przysłania briefu. Dla nas w projekcie IT kluczowe jest wzajemne zrozumienie. Musimy dobrze zrozumieć, co chce osiągnąć klient – i zadbać o to, aby on dowiedział się, w jaki sposób działamy. Trudno osiągnąć to, opierając się tylko na „papierkach”. Przygotowanie briefu wciąż jednak może być przydatne – zarówno dla Software House, jak i dla samego zlecającego. SH posiada wszystkie założenia „czarno na białym”. W części agencji i SH wysłanie briefu stanowi pierwszy krok na drodze do współpracy. Z kolei w przypadku zlecającego rozpisanie oczekiwań i innych, podstawowych informacji na temat oprogramowania czy aplikacji, może ułatwić wybór odpowiedniego Software House, uświadomienie sobie dodatkowych potrzeb czy przekazywanie wiadomości ekipie projektowej.

Co powinien zawierać brief?

Brief powinien w jasny sposób przedstawiać Twoje oczekiwania wobec agencji czy Software House. Optymalnie, jeśli na jego podstawie specjaliści agencji będą mogli nie tylko zdecydować, czy są w stanie podjąć się projektu i wstępnie wycenić oprogramowanie, ale też zdobędą informacje przydatne w dalszych etapach prac.

Co więc należy uwzględnić, przygotowując brief?

Krótko opisz swoją firmę

We wstępie warto napisać kilka słów o Twojej firmie – jej wielkości, branży, w której działa, zakresie usług. Oprogramowanie nie powinno powstawać w oderwaniu od ekosystemu biznesowego, w ramach którego będzie użytkowane – informacje o Twojej działalności już na starcie mogą być pomocne w lepszym zrozumieniu pomysłu.

Jakie są cele projektu?

Zrozumienie celów i potrzeb klientów jest podstawą – przynajmniej dla nas. Działamy w duchu metodologii Agile, więc znajomość efektów, które chcesz osiągnąć, będzie dla nas nawet istotniejsza niż pierwotna lista funkcji. W briefie warto więc opisać wszystkie cele, jakie mają zostać zrealizowane dzięki projektowi. Najlepiej, aby cele były konkretne – na przykład celem powstania systemu magazynowego może być przyspieszenie procesu inwentaryzacji oraz skrócenie czasu przyjmowania i wydawania paczek o 25%.

Jakie funkcje powinien posiadać system/aplikacja?

Opisz funkcje, które powinno posiadać oprogramowanie czy aplikacja. Co powinien umożliwiać system? Ewentualnie – co nie będzie potrzebne? Na przykład – zamawiasz system obiegu dokumentów. W Twojej firmie wiele z nich przechodzi przez „ręce” kilku osób, które modyfikują lub akceptują treści. Program powinien więc posiadać funkcję pracy grupowej, wyznaczania zadań odnośnie konkretnego dokumentu, opcję przypisywania mu statusów oraz wysyłania powiadomień o zmianie statusu do osób zainteresowanych.

Lista funkcji z briefu nie jest, oczywiście, ostateczna – ta zostanie ustalona dopiero na dalszych etapach współpracy. Być może znając Twoje cele, na podstawie dotychczasowych doświadczeń, zaproponujemy dodatkowe opcje albo sam, podczas prac, uznasz, że daną funkcję lepiej wymienić na inną. Wstępna lista pozwoli jednak na wypracowanie pewnej wizji produktu końcowego.

Kto będzie korzystał z oprogramowania/aplikacji?

Kto jest grupą docelową? Ile osób ma mieć dostęp do systemu? Warto uwzględnić to w briefie. Potrzebujesz oprogramowania CRM? Zaznacz, które działy będą z niego korzystały – może nie tylko dział sprzedaży, ale też marketingu i księgowości? Chcesz zamówić platformę sprzedażową b2b? Wyjaśnij, kim są Twoi klienci.

Jakie problemy ma rozwiązać oprogramowanie?

Rozwiązania IT dla firm często powstają, aby usprawnić procesy biznesowe albo rozwiązać konkretne problemy, z jakimi boryka się firma. Na przykład – problematyczne okazują się rozliczenia czasu pracy pracowników albo dotychczas stosowany system działał zbyt wolno, niezdolny przetworzyć dużej ilości danych.

Czas i budżet

W brief powinna znaleźć się także informacja o tym, na kiedy potrzebujesz systemu. Może się zdarzyć, że realizacja w danym okresie będzie dla konkretnego Software House niemożliwa – ponieważ mają już zapełniony kalendarz. Dobrze też rozważyć, jaki budżet jesteś w stanie przeznaczyć na realizację projektu – choć my rekomendujemy raczej omówienie go ze specjalistami po przedstawieniu wstępnej specyfikacji.

Dodatkowe informacje

Jeśli masz jakieś dodatkowe, przydatne informacje albo wymagania – o nich również warto wspomnieć w briefie. Może interfejs powinien wyglądać w określony sposób? Albo używałeś dotychczas rozwiązania gotowego, ale nie spełniło Twoich oczekiwań? O tego typu rzeczach warto wspomnieć w briefie.

Podsumowując, brief ma pomóc Software House’owi w zrozumieniu, jakiego oprogramowania potrzebujesz – oraz umożliwić ocenę możliwości jego stworzenia i dokonanie wyceny prac. Dobrze mieć jednak na uwadze, że brief to jedynie wstępny, podstawowy dokument i nie powinien być utożsamiany ze specyfikacją. Pewne elementy mogą ulec zmianie albo doprecyzowaniu podczas rozmów. To modyfikacji funkcji systemu może dojść nawet już na etapie prac – co, jak wynika z naszego doświadczenia, jest częste, stąd istotniejsze dla nas pozostają cele klienta niż konkretna lista opcji.

Magdalena Kubasiewicz

Product Manager


Brak komentarzy

Napisz komentarz