Współpraca działu deweloperów z klientem – wyzwania w komunikacji

Wytwarzanie oprogramowania to złożony proces, o którego końcowym powodzeniu decyduje wiele czynników. Jednym z nich jest komunikacja pomiędzy zespołem projektowym a klientem. Ustalenie wspólnego celu i zrozumienie przekazywanych treści to podstawa sukcesu każdego projektu.

Komunikacja kluczem do sukcesu

W tym artykule pod lupę bierzemy dwie strony – klienta oraz zespół deweloperski. To właśnie oni współpracują ze sobą najwięcej, a komunikacja między nimi mocno wpływa na finalny stan projektu. To dwie odrębne  grupy osób, które reprezentują swoje dziedziny. Po jednej stronie stoi klient posiadający swój pomysł na biznes, po drugiej zaś zespół projektowy – posiadający kompetencje do realizacji tego  zadania. Muszą oni nauczyć się ze sobą rozmawiać, znaleźć wspólny język i wzajemnie się wspierać – przekazywać sobie wiedzę i informacje w  sposób zrozumiały i jasny. Rodzi to szereg wyzwań, którym zainteresowani muszą sprostać, aby dzięki sprawnej komunikacji osiągnąć zamierzone cele.

Branżowy translator

Pierwszym wyzwaniem może okazać się bariera językowa. I nie chodzi tu o współpracę międzynarodową, ale o język branżowy, specyficzny dla danego obszaru. Mocne zakorzenienie w swoją dziedzinę pracy często wiąże się z używaniem technicznych pojęć i zwrotów, które mogą być zrozumiałe tylko dla konkretnej grupy zawodowej. Może wydawać się nam to mało istotny czynnik, ale często okazuje się on być barierą, która uniemożliwia wzajemne zrozumienie. Przydatne może okazać się wspólne wypracowanie zbioru terminów z wyjaśnieniem, do którego w każdej chwili będziemy mogli wrócić i przypomnieć sobie znaczenie niejasnych zwrotów branżowych. Oczywiście dotyczy to wszystkich stron uczestniczących w projekcie.

Ujednolicenie mapy pojęć stanowi dobry pierwszy krok u podstaw owocnej komunikacji. Bardzo ważne jest ustalenie zasad współpracy, założeń projektu i metodyki działań już na początkowym etapie współpracy. Dzięki temu dowiadujemy się nie tylko jak będzie wyglądać praca nad projektem pod kątem technicznym, ale także jak będzie wyglądał podział obowiązków, zakres kompetencji, wymiana informacji. W projekcie obie strony są ekspertami – z tym, że każda w innym obszarze i warto ustalić jak możemy sobie wzajemnie nie przeszkadzać, a co ważniejsze jak sobie wzajemnie pomóc – czerpać ze swoich doświadczeń.

Wzajemna wymiana doświadczeń

Od sprawnej komunikacji w dużej mierze zależy osiągnięcie celu i wartości biznesowych klienta. Zespół deweloperski nie może patrzeć na projekt tylko przez pryzmat funkcji i rozwiązań technicznych, a raczej zysków, jakie ma przynieść wytwarzanie oprogramowanie. Im bardziej jasna i transparentna będzie wizja projektu, tym łatwiej będzie się z nią utożsamić i naturalnie rozumieć. Dlatego precyzyjne ustalenie celów i wartości biznesowych projektu jest ważnym etapem w procesie komunikacji. Doświadczony zespół deweloperski, znając i rozumiejąc wartości klienta w oparciu o swoją wiedzę, będzie mógł nieraz dostrzec i zaproponować cele poboczne. Aby to lepiej zobrazować posłużymy się prostym przykładem.

Klient ma potrzebę zrealizowania wizytówkowej strony internetowej, której głównym celem biznesowym jest dotarcie do większej liczby potencjalnych klientów. Istotnym elementem realizacji będzie tutaj formularz kontaktowy. Naturalne rozumienie potrzeb klienta może przekuć się w propozycję rozwiązań pomocnych w pozyskiwaniu leadów. W tym konkretnym przypadku do realizowanej strony można dodać podstronę z galerią realizacji z możliwością oceniania. Tak zdefiniowany cel poboczny może stać się też opcją rozwoju na przyszłość. Albo zostać pominięty – ostateczną decyzję zawsze podejmuje klient.

Kto pyta nie błądzi

W zespole projektowym także, tak jak  w życiu, mogą pojawić się problemy z komunikacją. Brak otwartości i szczerości może w negatywny sposób przełożyć się na efekt końcowy projektu. Czasem  zdarza się też, że jedna ze stron obawia się zabrać głos czy zadawać pytania, aby nie zostać odebrana jako niekompetentna. Wzajemne zrozumienie pozwala na swobodną komunikację nawet z dużą liczbą z pozoru banalnych pytań. Otwarta i szczera komunikacja to także umiejętność wyrażania swojej opinii nawet jeśli jest ona sprzeczna z wizją klienta. Powstaje wtedy przestrzeń do rozmowy przepełnionej argumentami, które po analizie i burzy mózgów pozwalają podjąć  najbardziej przemyślane decyzje.

Można się spotkać z opinią, że czas poświęcony na komunikację jest czasem straconym. Nic bardziej mylnego. Nasze doświadczenia jasno pokazują, że nieraz 15 minutowa, konkretna rozmowa i analiza zagadnienia, może zaoszczędzić wiele godzin pracy programisty. Oczywiście, stanowi to pewne wyzwanie dla klienta, który musi wygospodarować czas na utrzymywanie regularnego kontaktu z zespołem deweloperów. Osoby po stronie klienta są często zajęci bieżącymi sprawami, nie mają po prostu czasu, a  projekt jest tylko małym wycinkiem codziennych obowiązków. Dlatego warto z wyprzedzeniem planować czas na rozmowę z góry określonym timebox’em. Oczywiście każdy z nas jest tylko człowiekiem i jego nastrój, problemy, sukcesy w firmie, poziom wyspania w sposób bezpośredni wpływają na komunikację, dlatego tak jak w życiu ważna jest ludzka wyrozumiałość i empatia.

Pomysł to nie wszystko

Wniosek? Nawet najlepszy pomysł biznesowy bez odpowiednio zaplanowanej metodyki pracy i komunikacji może skończyć się niepowodzeniem. Odpowiednia komunikacja pozwala osiągnąć zrozumienie, wypracować wspólną wizję, a finalnie stworzyć produkt w stu procentach odpowiadający założeniom klienta.