Oprogramowanie dedykowane czy „pudełkowe”? Które wybrać?

Rozwiązania IT są dla firm środkiem, który pozwala osiągnąć cele biznesowe. Nowoczesne oprogramowanie jest wprowadzane do przedsiębiorstw m.in., by przyspieszać i usprawniać procesy, podnosić jakość usług, zyskiwać większą kontrolę nad finansami i działalnością przedsiębiorstwa czy poprawiać jakość obsługi klientów. Decydując się na cyfryzację firmy zawsze stają przed wyborem – skorzystać z systemów gotowych czy zlecić stworzenie oprogramowania od podstaw?

Oprogramowanie dedykowane a „pudełkowe”

Oprogramowanie „pudełkowe” to inaczej rozwiązanie gotowe, udostępniane użytkownikom za opłatą – często na zasadach abonamentowych, na przykład w modelu SaaS (Software as a service). Krótko mówiąc: klient wybiera dostępny już produkt i płaci za dostęp do jego funkcji. Rozwiązania dedykowane z kolei powstają na zamówienie – zgodnie z wymaganiami zamawiającego. 

Która z tych opcji jest lepsza? Jak w wielu przypadkach i tu odpowiedź brzmi: to zależy, od potrzeb, zaawansowania procesów wewnątrzfirmowych, czy możliwości firmy, która oprogramowanie wdraża.

Kiedy warto wybrać gotowe rozwiązania?

Podstawowe dwa atuty rozwiązań pudełkowych względem dedykowanych to ich cena oraz możliwość niemal natychmiastowego wdrożenia. Już te dwie zalety wystarczą, aby stały się odpowiednią opcją dla niektórych firm – tych, które nie mogą sobie pozwolić inwestycję czasową czy finansową lub takie, które nie wymagają szycia na miarę. 

Czy to jedyne przypadki, w których sprawdzi się rozwiązanie gotowe? Niekoniecznie. Oprogramowanie „pudełkowe” jest zazwyczaj tworzone z myślą o tym, aby było jak najbardziej uniwersalne – i pozwalało automatyzować procesy albo w konkretnym zakresie (np. relacjach z klientami), albo w firmach z danej branży. Jeżeli więc potrzeby danej firmy są stosunkowo niewielkie albo reprezentatywne dla branży i nie potrzebuje ona żadnych specyficznych funkcji – rozwiązanie pudełkowe może być wystarczające. 

Tutaj jednak kryje się też pułapka: może się okazać, że takie oprogramowanie wymaga modyfikacji wypracowanych w firmie procesów (np. dostosowania procedur obiegu dokumentów do możliwości systemu) i zmiany przyzwyczajeń pracowników. Wreszcie – systemy udostępniane na zasadach licencji bywają dobrą opcją na początkach biznesowej drogi. Nie tylko z przyczyn finansowych. Pozwalają przetestować rozwiązania, przekonać się, co się sprawdza, wykryć problemy, dostrzec potrzeby, na które gotowe rozwiązanie nie może odpowiedzieć. 

 

Oprogramowanie dedykowane – dlaczego warto je wybrać?

Każda firma jest inna – i każda posiada inne potrzeby i procedury. Gotowe rozwiązania nie zawsze są w stanie na nie odpowiedzieć. Tam, gdzie oprogramowanie gotowe „się kończy”, pozostaje sięgnięcie po systemy dedykowane.

Oprogramowanie dedykowane jest – a przynajmniej być powinno – maksymalnie dostosowane do wymagań zleceniodawcy, jego potrzeb oraz workflow, wypracowanego w firmie. Dobre rozwiązanie dedykowane posiada dokładnie te opcje, które są w firmie potrzebne. Nie ma zbędnych funkcji, które mogą utrudnić obsługę. Funkcjonowanie systemu jest maksymalnie dopasowane do ekosystemu przedsiębiorstwa. Jego dodatkowa zalety to unikalność i możliwość modyfikacji. Klient otrzymuje pełnię praw do oprogramowania – co oznacza, że konkurencja nie może otrzymać identycznego produktu. Przekazanie pełnego kodu pozwala w razie potrzeby zmieniać go, dostosowując do zmieniających się realiów – czy we współpracy z pierwotnymi twórcami, czy z innym zespołem IT.

„Pudełko”, stosowane w Twojej firmie, nie spełnia w pełni Twoich wymagań? Dotychczas używany system jest za mało skalowalny, nie ma przydatnej opcji, przy korzystaniu z niego pojawiają się problemy? Przeglądając ofertę programów gotowych nie znajdujesz pakietu, który posiada wszystkie funkcje, na jakich Ci zależy? Potrzebujesz rozwiązania o specyficznych opcjach, wykraczających poza „standard”? W takim wypadku warto zlecić stworzenie systemu od zera.

Jak wybrać dobre oprogramowanie?

Decyzję, co do tego, którą opcję wybrać – oprogramowanie dedykowane czy gotowe – powinno poprzedzić zbadanie potrzeb firmy i wymagań, jakie system musi spełnić, a następnie szczegółowy research. „Dobre” oprogramowanie to zawsze takie, które w najlepszy sposób posłuży realizacji celom biznesowym – i pod tym kątem warto je oceniać. Nawet najbardziej kompleksowy system, stworzony przez mistrzów IT, może okazać się niefunkcjonalny w danej firmie – ponieważ nie obejmuje wszystkich jej potrzeb.

Wybierając oprogramowanie, w pierwszej kolejności warto więc zrobić listę potrzeb i problemów, jakie ma rozwiązać. Następnie – zapoznać się z ofertami gotowych systemów i sprawdzić, czy dostarczane przez nie funkcje są wystarczające. (Czasem w przypadku gotowych rozwiązań istnieje możliwość przetestowania systemu w wersji demo albo w ramach kilku dni darmowego użytkowania pełnej wersji.) Decydując się na oprogramowanie dedykowane z kolei, warto dowiedzieć się więcej na temat sposobu działania potencjalnego wykonawcy i jego dotychczasowych projektów. Oprogramowanie dedykowane, by w pełni spełniało swoją rolę, powinno nie tylko zostać stworzone przez doświadczonych deweloperów, ale też powstawać w oparciu o wiedzę na temat firmy, w której będzie wykorzystywane.

W jaki sposób tworzymy oprogramowanie dedykowane w Software House Intellect?

Działamy w modelu Agile – zwinnie reagując na zmiany założeń i ściśle współpracując z klientem. Kluczowe są dla nas zwinność, współpraca i transparentność.

Co oznacza dla nas podejście zwinne? Wiemy, że środowisko biznesowe ulega częstym przemianom. Pierwotne potrzeby firmy mogą się zmienić w toku projektu, a dostarczane funkcje – wymagać modyfikacji. Dostarczenie rozwiązań użytecznych jest ważniejsze niż kurczowe trzymanie się pierwotnej specyfikacji.

By mieć pewność, że klient otrzyma dokładnie takie rozwiązanie, jakiego potrzebujemy, stawiamy na współpracę – zarówno na pierwszych etapach, gdy staramy się poznać jego potrzeby, zrozumieć biznes i dowiedzieć więcej o workflow, jak i potem, już w fazie tworzenia kodu. Działamy w sprintach, na końcu każdego z nich spotykając się z klientem – oceniając dostarczone fragmenty rozwiązań, w razie potrzeby prosząc o dodatkowe informacje i weryfikując założenia.

Jasne zasady współpracy, stałe informowanie o postępach, dzielenie się wiedzą oraz dostarczenie pełnego kodu i dokumentacji projektowej gwarantują, że klient dysponuje pełnymi informacjami i doskonale wie, w jaki sposób przebiega praca nad jego oprogramowaniem.