Systemy IT – co mogą wnieść do Twojej firmy?

Systemy IT wspierają rozwój biznesu i pomagają zwiększyć efektywność. Jakie rodzaje systemów IT są najczęściej poszukiwanie przez firmy? Czy lepiej sprawdzi się gotowe rozwiązanie, czy system dedykowany? Co można zyskać dzięki digitalizacji procesów firmowych? Na te pytania odpowiadamy w poniższym tekście.

Systemy IT usprawniają firmowe procesy

Systemy informatyczne dla firm automatyzują procesy, przyspieszają i ułatwiają zadania pracowników, pozwalają na sprawniejsze delegowanie obowiązków, a także monitorowanie ich realizacji i efektów pracy. Przechowują także ogromne ilości informacji, dzięki czemu łatwiej wyszukać potrzebne dane, czas na ich wprowadzanie jest krótszy, a analizy i raporty stają się łatwiejsze w przygotowaniu.
System IT może wspierać sprzedaż i dystrybucję, zarządzanie finansami, księgowość, zarządzanie magazynem i produkcją, zarządzanie zadaniami. Często służy też m.in. w celu usprawnienia obieg u dokumentów, gromadzenia i analizowania danych (a przez to ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych)czy zarządzania relacjami z klientami.
Oprogramowanie dedykowane może jednak rozwiązywać także problemy specyficzne, pojawiające się w konkretnej firmie: na przykład pomóc w monitorowaniu towarów wypożyczanych klientom czy wspomagać zarządzanie zewnętrzną siecią dystrybucji.
To, co dokładnie firma może zyskać dzięki systemowi IT, uzależnione jest od jego rodzaju – i od tego, czy jest rozwiązaniem gotowym, „pudełkowym”, czy też tworzonym na zamówienie.

Rodzaje systemów informatycznych

Systemy IT dla firm można podzielić ze względu na ich przeznaczenie. Do najczęściej używanych przez firmy systemów należą:

Systemy crm

Systemy crm służą zarządzaniu relacjami z klientami. Usprawniają kontakty z klientem, gromadzą w jednym miejscu dane o kliencie i historii dotychczasowej współpracy. Pozwalają na dokonywanie analiz dotyczących klienta – np. związanych z oceną rentowności realizowanych dla niego projektów. Dzięki systemowi crm można uniezależnić obsługę klienta od konkretnych pracowników, sprawniej rozdzielać zadania i nadzorować ich wykonanie, kontrolować budżety oraz poprawić jakość obsługi klienta.

Systemy WMS

Systemy zarządzania magazynami pozwalają na lepszą organizację prac magazynów. Dzięki systemom WMS można m.in. szybciej przyjmować, rozlokowywać i wydawać towary, śledzić ich dokładne położenie w magazynie oraz na bieżąco kontrolować stany magazynowe.

Systemy finansowo – księgowe

Oprogramowanie, które umożliwia rejestrowanie i przetwarzanie transakcji rachunkowości – dotyczących m.in. wystawiania faktur, rachunków, płac. W Polsce dostępny jest darmowy program księgowy, firmy, zwłaszcza duże, często korzystają jednak z oprogramowań licencyjnych albo dedykowanych.

Systemy sprzedaży

System IT umożliwiający zautomatyzowanie zarządzania sprzedażą. Ułatwia on dostarczanie klientom informacji o produktach, zarządzanie katalogiem towarów/usług, szybkie przeprowadzanie transakcji, rozliczanie zakupów. Może obsługiwać także tworzenie i archiwizowanie dokumentów powiązanych ze sprzedażą (np. faktur) i dane o klientach (np. historię ich zakupów). Przetwarzane przez programy sprzedażowe informacje bywają przydatne w generowaniu raportów i tworzeniu statystyk sprzedażowych.

Systemy ERP

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning – czyli Planowanie Zasobami Przedsiębiorstwa) to zazwyczaj kompleksowe oprogramowanie dla firm, służące zarządzaniu wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa. Często wymienione wyżej systemy stanowią część (moduły) systemu ERP – lub są z nim zintegrowane. To, jakie funkcje powinien mieć dobry system ERP, zależy od indywidualnych potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i wymagań branży.
Skorzystanie z jednego oprogramowania, umożliwiającego zarządzanie wszystkimi procesami w przedsiębiorstwie (księgowością, sprzedażą, marketingiem, delegowaniem zadań, produkcją, magazynami i tak dalej) ułatwia przepływ informacji i zapewnia większą spójność danych (co upraszcza z kolei analizy biznesowe). Kompleksowy system informatyczny to najlepsze wsparcie rozwoju firmy, ułatwiające jej działalność na niemal każdym polu. Pozwala także utrzymać konkurencyjność na rynku – wiele przedsiębiorstw bowiem już wykorzystuje systemy informatyczne tego typu lub wdroży je w najbliższych latach.

System informatyczny – rozwiązania gotowe a dedykowane

Decydując się na wdrożenie systemu IT w firmie, zazwyczaj staje się przed wyborem: rozwiązania „pudełkowe”, już gotowe (zwykle opłacane w ramach abonamentu) albo dedykowane – czyli od początku tworzone pod wymagania konkretnego przedsiębiorstwa.
Oprogramowania gotowe mają tę zaletę, że są od dedykowanych tańsze oraz dostępne „od ręki”. Często jednak nie są w stanie w pełni pokryć potrzeb organizacji. Tego typu systemy są tworzone bowiem tak, by były jak najbardziej uniwersalne. Rozwiązania dedykowane powstają z myślą o tym, aby jak najlepiej służyły konkretnej firmie. Były dostosowane do jej potrzeb, wypracowanych już procedur, maksymalnie ułatwiały pracę pracowników i rozwiązywały problemy, z jakimi ci borykali się w przeszłości. Darmowe czy licencyjne programy nie zawsze wystarczają – i jeżeli pojawiają się kłopoty, na których takie oprogramowanie „się kończy” najlepszą opcją będzie program tworzony na zamówienie.