Program magazynowy – w jaki sposób system dedykowany może usprawnić zarządzanie magazynem?

Koordynacja pracy magazynu to wymagające zadanie, wiążące się z wieloma trudnościami. Pośród częstych problemów, związanych z zarządzaniem, pojawiają się kłopoty z inwentaryzacją, obiegiem dokumentów magazynowych oraz lokalizacją poszczególnych produktów. Rozwiązać te – oraz inne – problemy może program magazynowy.

Czym jest program magazynowy?

Program magazynowy (lub system magazynowy, określany też czasem mianem WMS – ang. Warehouse management system) to oprogramowanie, które pomaga w zarządzaniu przepływem towarów w magazynach. Jego zadaniem jest usprawnienie wszystkich operacji, które przeprowadzane są w magazynach – a przez to optymalizacja pracy całego magazynu. 

WMS często są zintegrowane z systemami ERP (czyli kompleksowymi systemami zarządzania firmą) lub stanowią moduł takiego systemu – co umożliwia szybki przepływ informacji (i korzystanie z nich przez różne działy w firmie).

Rozbudowane systemy magazynowe zwykle dostępne są zarówno z urządzeń desktopowych, jak i mobilnych – zdarza się, że ich integracją częścią jest aplikacja mobilna (np. umożliwiająca zczytywanie kodów QR, dzięki którym szybko uzyskuje się informacje o produkcie).

Zadanie systemów magazynowych

Program magazynowy to oprogramowanie wspomagające przede wszystkim logistykę. Dzięki niemu prostsze staje się nadzorowanie przyjmowania i wysyłki paczek, a sam proces transferu towarów może zostać znacznie przyspieszony. WMS pozwala na kontrolowanie stanów magazynowych (co ma duże znaczenie w handlu, zwłaszcza internetowym – by uniknąć sytuacji, w których klient płaci za towar, którego nie ma już na magazynach), precyzyjne lokalizowanie poszczególnych produktów, śledzenie przesyłek przychodzących i wychodzących, a nawet kontrolowanie jakości towarów. WMS może także gromadzić informacje na temat towarów i ich rotacji, co z kolei staje się podstawą dla analiz biznesowych.

Poprzez wdrożenie systemu magazynowego można więc znacznie ułatwić planowanie prac w magazynie. Ponadto dzięki WCM udaje się przyspieszyć proces obsługi klienta, zoptymalizować koszty związane z zadaniami pracowników (są bowiem wykonywane szybciej) oraz zmniejszyć szansę popełnienia błędów (takich jak sprzedaż niedostępnego towaru albo zaginięcie paczki).

Co umożliwia system magazynowy?

Zarządzanie dokumentacją

Jedną z podstawowych funkcji programów, które ułatwiają zarządzanie magazynem, jest tworzenie i przechowywanie dokumentacji, związanej z przyjmowaniem i sprzedażą towarów. Programy typu WCM mogą np. generować faktury, proformy, dokumenty WZ i tym podobne.

Kontrola stanów magazynowych oraz lokalizacja produktów

System magazynowy umożliwia bieżący podgląd co do tego, jakie towary znajdują się na magazynie. Dzięki temu kontrola stanów magazynowych staje się szybka i prosta. Łatwo sprawdzić, jakie towary się kończą, a więc konieczne jest ich domówienie, jakie zaś zalegają w dużej ilości. (System może też mieć opcję, która polega na wysyłaniu powiadomień o wyczerpywaniu jakichś towarów czy osiągnięciu określonego stanu maksymalnego.)

Dodatkowo, system pozwala na precyzyjne zlokalizowanie umiejscowienia poszczególnych towarów. Za pomocą niektórych WCM można stworzyć np. wirtualną mapę magazynu czy podzielić przestrzeń na strefy. Dzięki temu pracownik może sprawdzić w systemie, w której części magazynu – a nawet na której półce – znajduje się konkretny produkt.

Możliwość szybkiego zlokalizowania konkretnego produktu przyspiesza proces wysyłki: z jednej strony zmniejszając koszty (jeden pracownik może obsłużyć więcej zamówień), z drugiej zwiększając poziom zadowolenia klientów.

Nadawanie statusów produktom

W programie magazynowym można odpowiednio oznaczać towary – albo całe jego partie. Np. produkty mogą być oznaczane jako „w zamówieniu”, uszkodzone, oczekujące na kontrolę jakości (m.in. po reklamacji), przeterminowane czy wycofane (w przypadku, gdy konieczne jest wycofanie całej partii towarów z powodu jakiejś wady – zmiana statusu gwarantuje, że nie zostaną one sprzedane przez pomyłkę).

Zbieranie i analizowanie informacji

Program magazynowy może także być przydatny podczas procesu analizy danych o przedsiębiorstwie, a na jej podstawie – stawianiu wniosków na przyszłość, tworzeniu prognoz oraz podejmowaniu decyzji biznesowych. Jak większość systemów, którymi posługują się firmy, gromadzi on informacje – w tym przypadku o towarach gromadzonych na magazynach oraz ich przepływie. Na tej podstawie odpowiednio stworzony WCM może tworzyć raporty i statystyki – np. jakie towary najdłużej zalegają na magazynie, które najszybciej znikają z półek, – czy zestawiać ze sobą dane różnych magazynów (w przypadku, gdy program magazynowy obsługuje kilka takich). Program magazynowy może więc chociażby stworzyć raport rotacji poszczególnych produktów, dzięki czemu łatwo stwierdzić, które towary wykupywane są szybko, a które długo zalegają w magazynie – zajmując jedynie przestrzeń.

Gromadzenie informacji o dostawcach i odbiorach

Niektóre programy magazynowe, poza zbieraniem informacji na temat samych towarów i generowaniem statystyk, dają także możliwość tworzenia katalogów dostawców i odbiorców. W programie mogą być przechowywane informacje na temat konkretnych kontrahentów: dane kontaktowe i adresowe, historia dokonanych transakcji, wystawione do tej pory faktury. Przyspiesza to proces realizacji zamówień, eliminuje ryzyko błędu (np. przy wystawianiu faktur vat dane mogą zostać uzupełnione automatycznie), a także ułatwia kontrolowanie, współpraca z którymi dostawcami i odbiorcami jest szczególnie opłacalna.

Usprawnienie inwentaryzacji

Program magazynowy, dzięki gromadzonym danym, bardzo usprawnia proces inwentaryzacji. W systemie zawsze można sprawdzić liczbę towarów na magazynie i ich umiejscowienie, dzięki czemu kontrola „ręczna” staje się szybsza i prostsza – łatwo wyłapać wszelkie nieprawidłowości (np. fizyczny brak towaru, który wedle systemu powinien leżeć na konkretnej półce albo pojawienie się niezarejestrowanego w WCM produktu).

Szybkie przyjmowanie i rozmieszczanie towarów

Program magazynowy może posiadać funkcje, które przyspieszają przyjmowanie towarów – oraz pozwalają na uniknięcie błędów (np. jeżeli dostarczone produkty są niezgodne z zamówieniem). 

Dzięki WMS można szybko przyjąć produkty od producentów, z innych magazynów czy odsyłane w ramach zwrotów/reklamacji, od razu wprowadzając do systemu informacje na ich temat. Do programu magazynowego mogą trafiać nie tylko dane na temat ilości sztuk czy daty ich przysłania, ale także np. gabarytów, wagi, daty ważności, numer partii.

Program, na podstawie dostarczonych informacji, może samodzielnie wskazywać, w jakiej części magazynu powinien zostać rozmieszczony przyjęty towar. Przy decyzji brane pod uwagę mogą być różne cechy towarów – w zależności od tego, jakie są wymogi właścicieli magazynów. Np. jego wielkość, to, jak szybko sprzedawane są produkty z danej kategorii (produkty, które szybko opuszczają magazyn, mogą być gromadzone w łatwiej dostępnych strefach), czy specyficzne wymagania danego towaru (jak substancje żrące, niebezpieczne czy towary, które muszą być przechowywane w określonej temperaturze).

Na tym etapie produkty mogą otrzymywać własne kody kreskowe albo QR.

Integracje systemowe

Program magazynowy może posiadać możliwość integracji (np. poprzez API) z innymi programami – umożliwiając automatyczną wymianę danych. Programy magazynowe często integrowane są ze sklepami internetowymi. (Jeśli dany sklep posiada własny magazyn, przesyłanie informacji o zamówieniach złożonych, realizowanych czy zwrotach pomiędzy systemem magazynowym, pomaga usprawnić łańcuch dostaw oraz uniknąć problemów związanych z np. sprzedawaniem niedostępnego towaru.) Integracje przeprowadza się także z systemami ERP oraz księgowymi – co z kolei usprawnia zarządzanie oraz obieg dokumentów. Wreszcie, przydatną opcją jest integracja systemu magazynowego z firmami kurierskimi (jak Poczta Polska, InPost, DHL). Za pomocą takiej integracji można np. zamawiać kurierów za pomocą aplikacji czy określać adresy dostawy i jej odbioru.

Dodatkowe funkcje

Dedykowany system magazynowy może być wyposażony w dodatkowe funkcje, mające rozwiązać problemy, jakie pojawiają się w konkretnym magazynie. Np. powiadamiać o kończeniu się daty ważności produktów, przypisywać towary do konkretnej lokalizacji poza magazynami i numeru zamówienia (gdy są one nie sprzedawane, a wypożyczane klientom).

Oprogramowanie magazynowe – gotowe rozwiązanie czy system dedykowany?

Decydując się na wdrożenie programu magazynowego, do wyboru mamy trzy opcje:

• Gotowy program magazynowy: na rynku dostępnych jest wiele gotowych systemów, które wspomagają pracę magazynu. Takie gotowe, „pudełkowe” rozwiązania, najczęściej funkcjonują na zasadzie abonamentu – klient płaci stałą kwotę za ich użytkowanie. (Darmowy program magazynowy nie jest najlepszym wyborem: zazwyczaj zapewniają one jedynie najbardziej podstawowe funkcje i szybko okazują się nie wystarczające.) Zaletą tego typu programów jest cena: są znacznie tańsze niż przygotowanie całego systemu od zera. W wielu przypadkach jednak nie są dostosowane do specyfiki konkretnego magazynu – może brakować w nich istotnych funkcji.
• Dedykowany system magazynowy – program magazynowy stworzony przez Software House na zlecenie konkretnej firmy. W tym wypadku właściciele magazynów zamawiają oprogramowanie magazynowe, które od początku do końca powstanie z myślą o potrzebach konkretnej firmy. Wada takiej opcji to konieczność sporej inwestycji. Jej niewątpliwą zaletą jest to, dedykowany system magazynowy będzie maksymalnie dostosowany do procedur wypracowanych w konkretnym magazynie.
• System magazynowy jako część kompleksowego systemu do zarządzania firmą – stworzenie jednego, kompleksowego oprogramowania, którego jeden moduł odpowiada za zarządzanie magazynem. Przygotowanie takiego oprogramowania to duże wyzwanie – czasochłonne i wiążące się z dużymi kosztami. Może jednak maksymalnie usprawnić pracę firmy, pomóc w optymalizacji budżetu, analizach biznesowych, skrócić czas wielu procesów, zmniejszyć koszty ich obsługi oraz wyeliminować ryzyko błędów. Gwarantuje także łatwy transfer informacji oraz zadań między poszczególnymi działami. Nie jest konieczna integracja kilku systemów użytkowanych w firmie (oraz śledzenie jej poprawności).

Skorzystanie z gotowego programu magazynowego to dobre rozwiązanie w przypadku firm rozwijających się, niepewnych w stu procentach, czego potrzebują lub nie posiadających środków na duże inwestycje. W wielu przypadkach może jednak okazać się, że taki system nie wystarcza. Tam, gdzie gotowe oprogramowanie „się kończy”, najlepszą opcją staje się system dedykowany: tworzony pod potrzeby konkretnej organizacji. 

Warto pamiętać, że stworzenie gotowego oprogramowania powinna poprzedzić szczegółowa analiza procedur, obowiązujących w magazynie, problemów pojawiających się przy jego zarządzaniu oraz istniejących potrzeb. Ważne jest także dostarczenie Software House, który będzie tworzył program, informacji na temat specyfiki firmy: m.in. rodzaju towarów przechowywanych w magazynie. Ponieważ zawsze do każdego projektu podchodzimy indywidualnie, wiemy, jak istotny jest dobry research i rozeznanie w potrzebach klienta. Rekomendujemy rozpoczęcie współpracy od wstępnego spotkania – najlepiej warsztatu kick – offowego – podczas którego zostaną przekazane wszystkie istotne informacje, a także ustalone zasady współpracy.

Case: system monitorujący stany magazynowe wieszaków okiennych

Przykładem systemu dedykowanego, rozwiązującego problemy, którym nie sprostałoby gotowe oprogramowanie do zarządzania magazynu, jest stworzony przez nas program monitorujący stany magazynowe wieszaków okiennych.

Wieszaki okienne klient czasowo pozostawiał u osób zamawiających okna. Niestety – te często nie wracały do magazynów po zrealizowaniu zamówienia. Stojaki więc stale ginęły, co wiązało się z dużymi kosztami dla naszego klienta. Co więcej, niemożność stałego kontrolowania liczby wieszaków i ich lokalizacji, utrudniała planowanie dostaw. Stworzony przez nas system pozwolił na:

• Katalogowanie stojaków
• Tworzenie etykiet dla stojaków i skanowanie ich za pomocą urządzenia mobilnego
• Przypisywanie konkretnego okna do stojaku, stojaku do konkretnego zamówienia i pojazdu, którym stojak i okno będą transportowane
• Kontrolowanie statusu stojaków – sprawdzanie, ile jest ich na magazynie, a ile u klientów
• Pogląd lokalizacji stojaków – sprawdzenie na mapie, gdzie znajdują się stojaki (wraz z adresem klienta i numerem zamówienia)
• Wykorzystywanie aplikacji mobilnej do wydawania/przyjmowania stojaków
• Wygodne zarządzanie stojakami za pomocą aplikacji przeglądarkowej.

Program pozwolił więc na rozwiązanie problemu ginących stojaków, ale także przyspieszył procedurę ich wydawania oraz umożliwił stały monitoring stanów magazynowych. W konsekwencji inwestycja w oprogramowanie pozwoliła uniknąć dodatkowych kosztów, wiążących się z koniecznością zamawiania wciąż nowych stojaków. Dodatkowym plusem stało się przyspieszenie pracy magazynów – pracownicy sprawnie wydają stojaki – oraz logistycznej (czyli planowania dostaw). W efekcie klient otrzymał dokładnie taki system, jakiego potrzebował: w stu procentach rozwiązujący jego problem oraz pomagający realizować cele biznesowe.

Więcej na temat tego projektu można przeczytać w naszym case study: System monitorujący stany magazynowe stojaków do przewozu stolarki otworowej.

 

Programy magazynowe to najlepsze rozwiązanie problemów, jakie powstają przy zarządzaniu pracą magazynu. Za ich pomocą można m.in. na bieżąco śledzić stany magazynowe, usprawnić przyjmowanie i lokalizację towarów oraz obieg dokumentów. Oprogramowanie dedykowane, dostosowane do potrzeb firmy, daje szczególnie dużo możliwości – i gwarantuje, że system w najlepszy sposób usprawni pracę konkretnego magazynu.