Czym jest Business Intelligence i jaką wartość może wnieść do Twojej firmy?

Systemy Business Intelligence gromadzą i przetwarzają ogromne ilości danych – i pozwalają na ich wykorzystanie w celu udoskonalania biznesu oraz podejmowania kluczowych decyzji dotyczących działalności.

Czym jest Business Intelligence?

W dobie transformacji technologicznej Business Intelligence to jedno z najważniejszych pojęć dla firm, chcących w pełni korzystać z dobrodziejstw cyfryzacji oraz utrzymać konkurencyjność na rynku. Podstawowe narzędzia analityczne, jak np. Google Analytics, przestają być wystarczające.

Business Intelligence (w skrócie BI, w Polsce czasem utożsamiany także z pojęciem „analityka biznesowa”) w nowoczesnym ujęciu można zdefiniować jako świadome zbieranie w jednym miejscu i przetwarzanie dużych ilości danych biznesowych, aby potem wykorzystać je w celu optymalizacji firmowych procesów. W procesach tych nieodzowne są dedykowane systemy BI. Systemy tego typu pozwalają nie tylko na gromadzenie informacji, ale też później tworzenie na ich podstawie statystyk i przeprowadzanie analiz.

Warto podkreślić, że sam fakt zbierania danych w firmie i wykorzystywania ich nie oznacza jeszcze, że wdrożono w niej system Business Intelligence. Trudno wyobrazić sobie firmę, która działa w całkowitym oderwaniu od danych. W pewnym zakresie gromadzi je i wykorzystuje właściwie każde przedsiębiorstwo. Przeglądanie podstawowych danych o zyskach i kosztach czy wejściach na stronę to jednak nie jest jeszcze zaawansowana analityka biznesowa. Systemy BI umożliwiają dostęp do pełniejszych danych i ich automatyczne segregowanie. Dzięki temu mogą być z powodzeniem wykorzystywane w bieżącym funkcjonowaniu firmy oraz przy planowaniu i podejmowaniu decyzji biznesowych. W ramach Business Intelligence korzysta się z hurtowni danych, gromadzących informacje ze wszystkich systemów powiązanych z firmą – np. ERP (systemy zarządzania) czy CRM (systemy porządkujące relacje z klientami). Hierarchizują je, porządkują, przygotowują do odpowiedniego zaprezentowania, szybkiego wyszukiwania i efektywnych analiz.

Co można zyskać dzięki Business Intelligence?

Business Intelligence ma na celu przede wszystkim zbieranie i dostarczanie dużej ilości danych wysokiej jakości tak, by umożliwiły optymalizację procesów zachodzących w firmie oraz wspieranie procesu decyzyjnego.

Przedstawiając sprawę bardziej szczegółowo, sprawne wykorzystywanie danych za pomocą systemu Business Intelligence pozwala między innymi na:

• Stały podgląd danych dotyczących np. sprzedaży, zysków, kosztów, zatrudnienia
• Sprawniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem
• Przyspieszenie wielu firmowych procesów, a co za tym idzie – zmniejszenie kosztów czasu pracy (np. szybsze staje się wprowadzania danych – które dzięki spięciu różnych systemów wystarczy wpisać raz – czy przygotowywanie raportów)
• Optymalizację budżetów i lepszy nadzór nad finansami
• Lepszą ocenę efektywności pracowników
• Szybkie dokonywanie analizy danych
• Oceniane LTV klientów oraz rzetelność kontrahentów
• Analizowanie zachowań konsumentów
• Śledzenie trendów
• Analizowanie konkurencji
• Stawianie prognoz dotyczących działalności oraz finansów – np. estymowanie czasu trwania projektu i jego kosztów, przewidywanie zysków w kolejnych kwartałach, szacowanie ryzyka związanego z inwestycją
• Wychwytywanie problemów i ich przyczyn – np. niskiej sprzedaży jakiegoś produktu czy zbyt wysokich kosztów danego projektu w porównaniu do podobnych przedsięwzięć. Pozwala to szybko zareagować na pojawiające się kłopoty.

Co może zapewnić dedykowany system BI?

Dobre systemy Business Intelligence różnią się między sobą. Trudno więc mówić ogólnie o oferowanych przez nie opcjach. Ze względu na to, że branże i poszczególne firmy mają różne problemy, najlepiej jeśli taki system jest tworzony od zera – w oparciu o specyfikę firmy. Zawsze rekomendujemy rozpoczynanie prac od dokładnej analizy procesów zachodzących w firmie, specyfiki przetwarzanych danych, wskazania informacji, których zbieranie i rozumienie jest kluczowe oraz problemów, jakie system BI może rozwiązać. Dobrym, pierwszym krokiem są warsztaty, które pomagają określić potrzeby danej firmy.

System Business Intelligence ma nie tylko gromadzić dane, ale też pomagać w ich śledzeniu oraz przede wszystkim – rozumieniu i wykorzystywaniu. Może on umożliwiać m.in.

• Przetwarzanie danych: grupowanie, przygotowywanie danych do analiz
• Automatyczne generowanie raportów i statystyk – raporty i statystyki dzięki BI generowane są znacznie szybciej, mają wysoką jakość i są przekrojowe (dzięki temu, że BI zbiera dane ze wszystkich źródeł dostępnych w firmie, bez konieczności manualnych działań ze strony pracowników)
• Przygotowywanie analiz opisowych
• Stałe monitorowanie danych – w wielu firmach decyzje wciąż podejmowane są w oparciu o cyklicznie dostarczane raporty. Obecnie nie zawsze to wystarczy. Zastosowanie systemów BI pozwala na wgląd do danych w każdej chwili – śledzenie zmian na bieżąco, a dzięki temu szybkie reagowanie na problemy
• Wizualizację danych – sprzedażowych, dotyczących zarobków, zmian w danych w czasie i tak dalej
• Przygotowywanie analiz przekrojowych – na podstawie wielu różnych danych (np. zbierając informacje o płatnościach od klientów, kosztach pensji oraz funkcjonowania, system może obliczyć, na ile rentowne są działania)
• Prognozowanie na podstawie dotychczasowych danych (np. może stworzyć łatwo prognozę przyszłej sprzedaży czy zysków)
• Integrację z innymi platformami.

Gotowe narzędzia BI

Zazwyczaj najlepiej sprawdzają się dedykowane systemy BI. Nie każda firma jednak może sobie na nie pozwolić. Część przedsiębiorstw chce także na początku skorzystać z gotowych systemów BI, by sprawdzić, w jaki sposób można wykorzystać bardziej zaawansowane formy zbierania i analizy danych. Dla tych, którzy chcą wypróbować Business Intelligence, bez zamawiania systemu, istnieją rozwiązania „pudełkowe”, gotowe, typu np. open source. Pośród nich można wymienić np. Spago BI, BIRT (pozwala na wizualizacje i tworzenie raportów), Pentaho (istnieje darmowa wersja, nieco okrojona w stosunku do płatnej).

Jakie problemy może rozwiązać system Business Intelligence?

To, jakie konkretnie problemy można rozwiązać za pomocą systemu Business Intelligence, zależy zawsze od specyfiki firmy. Aby jednak lepiej wyjaśnić, dlaczego warto zainteresować się Business Intelligence, przedstawiamy konkretne przykłady wykorzystania zaawansowanej analityki biznesowej.

Problem: Podwykonawcy nie zawsze rzetelnie wywiązują się ze swoich zadań

Zadanie: Utworzenie bazy zaufanych podwykonawców

Jeden z klientów, dla których tworzyliśmy systemy, to ogromna firma, realizująca setki dużych projektów na terenie Europy. Ze względu na specyfikę swojej działalności, często korzysta z usług podwykonawców. W niektórych przypadkach zdarzały się jednak na przykład opóźnienia czy przekroczenie budżetu.

System BI może zestawiać informacje dotyczące ilości projektów realizowanych przez podwykonawcę, ich kosztów, ewentualnych opóźnień, a następnie porównywać je z danymi innych podwykonawców. W ten sposób, na podstawie twardych danych, automatycznie może zostać stworzona baza zaufanych partnerów. Dzięki temu przy kolejnych projektach, podejmując decyzję, co do zatrudnienia podwykonawcy, zarząd firmy może posługiwać się, by szybko wybrać rzetelnego partnera, którego zatrudnienie będzie rentowne.

Problem: Sprzedaż produktu jest bardzo zmienna, przez co trudno przewidzieć zapotrzebowanie

Zadanie: Wychwycenie prawidłowości związanych ze sprzedażą produktu oraz prognozowanie sprzedaży

Sprzedaż poszczególnych produktów waha się w zależności od wielu czynników – pory roku, uwarunkowań gospodarczych, pogody. W przypadku niektórych towarów wychwycenie zależności jest stosunkowo łatwe – na przykład nie potrzeba zaawansowanych analiz danych, aby przewidzieć, że sprzedaż kremów do opalania wzrośnie latem, zimą zaś zapotrzebowanie będzie niższe. Istnieją jednak także produkty, przy których określenie, z czego wynikają wahania sprzedaży, jest znacznie trudniejsze.

Za pomocą wysokiej jakości systemu Business Intelligence istnieje możliwość porównania informacji z różnych źródeł, wychwytując prawidłowości. System BI może on wyłapać splot różnych czynników, składających się na skokową popularność danego artykułu – np. związek z kampanią marketingową, sezonowością oraz obniżką cen u konkurencji. Dzięki temu łatwiejsze będzie zarówno zaplanowanie zapotrzebowania na dany towar, jak i podjęcie działań, które zwiększą sprzedaż.

Business Intelligence to klucz do optymalizacji biznesu

W dobie cyfryzacji Business Intelligence jest kluczowe przy utrzymywaniu konkurencyjności na rynku – zwłaszcza międzynarodowym. Business Intelligence pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych na wielu obszarach, a przez to: udoskonalaniu działań firmy, lepsze gospodarowanie budżetem i zwiększaniu atrakcyjności jej usług oraz towarów. 

Potrzebujesz systemu Business Intelligence? Skontaktuj się z nami.