W jaki sposób wdrożyć rozwiązania BI w Twojej firmie?

Wysokiej jakości dane, umożliwiające dokonanie szybkich, przekrojowych analiz, ułatwiają proces podejmowania decyzji biznesowych. Coraz więcej firm wdraża więc Business Intelligence, mające wspomóc w gromadzeniu i analizowaniu informacji. Od czego rozpocząć wdrażanie BI i o czym należy pamiętać?

Business Intelligence (BI) – klucz do sprawnej analizy firmowych danych

Dane zbiera i w pewnym stopniu wykorzystuje każda firma. Ich gromadzenie i przetwarzanie w systemie Business Intelligence jest jednak znacznie bardziej zaawansowane. BI ma za zadanie zbieranie danych ze wszystkich dostępnych źródeł, a następnie ich kategoryzację i przygotowanie do analiz. W stosunku do „zwykłego” agregowania informacji, Business Intelligence dostarcza danych lepszej jakości, bardziej przekrojowych, dostosowanych do monitorowania w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie przydatne przy śledzeniu trendów, szybkim reagowaniu oraz przede wszystkim: podejmowaniu decyzji biznesowych.

Więcej na temat tego, czym jest BI oraz w jaki sposób może zostać wykorzystane, znajdziecie w naszym artykule „Czym jest Business Intelligence i jaką wartość może wnieść do Twojej firmy”?

Jak przygotować się do wdrożenia Business Intelligence?

Wdrożenie BI w firmie to proces długotrwały, mogący potrwać od kilku tygodni nawet do kilkunastu miesięcy. Zależy to przede wszystkim od rozmiarów i potrzeb firmy oraz tego, w jaki sposób gromadzono dane do tej pory. Często bywa, że czas pełnego wdrożenia znacznie się wydłuża – ponieważ z biegiem czasu firma odkrywa, że przydatne będą jeszcze dodatkowe funkcjonalności i udoskonalenia. Od czego warto zacząć?

Analiza sytuacji oraz potrzeb

Pierwszym krokiem jest przeanalizowanie obecnej sytuacji przedsiębiorstwa oraz zdefiniowanie potrzeb. Mogłoby wydawać się, że to proste zadanie – w istocie jednak pewne sprawy mogą bardzo łatwo umknąć. Z różnych względów: np. braku wiedzy na temat dostępnych rozwiązań, niezrozumienia pewnych procesów, niedostrzeżenia pewnych detali. Na wstępie należy więc odpowiedzieć sobie na kilka pytań. W jaki sposób dane gromadzone są obecnie? Co jest problemem w obecnym systemie? Jak funkcjonuje przepływ danych w firmie? Jak są wykorzystywane? Co utrudnia ich analizowanie? Jakie dane są szczególnie ważne dla firmy? (Np. o wahaniach sprzedaży, opłacalności poszczególnych projektów, efektywności pracowników i tak dalej.) W jaki sposób analizy mają pomóc udoskonalić firmową działalność? (Np. łatwo wybierać najbardziej rzetelnych podwykonawców, obliczać premie należne pracownikom, szybko reagować na zmiany trendów.) Oraz przede wszystkim: jakie są szczegółowe cele wdrożenia BI? (Czyli: co dokładnie chcemy osiągnąć dzięki niemu. Oczywiście – na pewno usprawnienie procesu decyzyjnego oraz zbieranie danych wyższej jakości i ich szybkie analizowanie. Chodzi jednak o cele bardziej szczegółowe. Na przykład firmie może zależeć na tym, by lepiej oceniać potencjał sprzedażowy leadów, dokładniej prognozować wyniki sprzedaży albo przewidywać rentowność poszczególnych projektów.)

W etap analiz warto włączyć pracowników różnego szczebla – na przykład w przypadku analizowania potrzeb w zakresie gromadzenia danych sprzedażowych nieocenione będą uwagi sprzedawców, a marketingowych – osób odpowiedzialnych za promocję. Zarząd firmy nie powinien badań sytuacji wyłącznie samodzielnie: najczęściej osoby u góry hierarchii mają bardziej całościowy obraz, który warto uzupełnić spojrzeniem „z bliska” na wycinki firmowej działalności.

Po przygotowaniu wstępnego briefu współpracę z Software House, mającym zadbać o BI od strony technicznej, warto rozpocząć od warsztatów UX. Pozwolą one skonfrontować oczekiwania z realnymi możliwościami, wskazać potencjalne rozwiązania – i wybrać najlepsze z nich – oraz często także dostrzec nowe możliwości, ale także zdefiniować zagrożenia, silne strony, słabości. (Analiza SWOT.)

Wybranie Software House

Wdrożenie Business Intelligence wymaga pracy programistów oraz osób, posiadających doświadczenie w zarządzaniu takimi projektami. Bardzo niewiele firm jest w stanie przeprowadzić ten proces na własną rękę – ma to rację bytu jedynie w przedsiębiorstwach posiadających rozbudowane działy IT oraz kadrę zarządzającą z odpowiednimi kompetencjami. Zazwyczaj konieczne jest więc wybranie Software House.

Warto zdecydować się na SH, który posiada już doświadczenie w tego typu projektach. Istotne będzie także wybranie jednostki, która świadczy nie tylko usługi programistyczne, ale może wesprzeć firmę na każdym etapie realizacji – od planowania przez analizy przedwdrożeniowe aż po przyszłościowy support. W momencie, w którym Software House pomaga również przy konsultacjach rozwiązań, znacznie łatwiej wybrać najlepsze opcje.

Wybór rozwiązań i przygotowanie danych

Wdrożenie BI w każdej firmie będzie przebiegało inaczej – w zależności od celów biznesowych i tego, jak wygląda dotychczasowa sytuacja technologiczna firmy. W większości przypadków wymaga swego rodzaju integracji systemowej: która umożliwi zbieranie oraz wymianę danych pomiędzy różnymi, stosowanymi dotąd narzędziami. (Pośród naszych projektów przeprowadzaliśmy takie realizacje – m.in. dla firmy z branży stolarki otworowej.) Zdarza się jednak także, że dotychczas stosowane oprogramowania nie spełniają oczekiwań przedsiębiorstwa – i w takiej sytuacji zleca ono stworzenie nowego, kompleksowego systemu zarządzania różnymi obszarami działalności, dostosowanego do potrzeb firmy. Taki system może od razu zostać przygotowany z myślą o przetwarzaniu wszechstronnych danych. (Przygotowaliśmy rozwiązanie tego typu dla międzynarodowego przedsiębiorstwa budowalnego.)

Dotychczas zbierane dane, pochodzące z różnego rodzaju systemów, muszą zostać odpowiednio przygotowane – wyczyszczone oraz zintegrowane. Konieczna będzie choćby standaryzacja formy zapisu oraz scalenie.

O czym należy pamiętać, wdrażając Business Intelligence?

Aby skutecznie wdrożyć w firmie BI, nie wystarczy tylko przygotować odpowiednich systemów. To proces wieloetapowy, i nie można bagatelizować znaczenia takich działań jak:

• Zaangażowanie na każdym etapie prac – zaangażowanie przedstawicieli firmy w projekt nie powinno kończyć się na etapie przedstawienia oczekiwań, celów i budżetu. Rekomendujemy tworzenie systemu w ścisłej współpracy na linii Software House – klient. Umożliwia to szybkie wychwytywanie potencjalnych problemów czy bieżące udoskonalanie pewnych funkcji. 
• Wdrożenie nowej kultury organizacyjnej – konieczne jest przeszkolenie pracowników z wykorzystywania nowych możliwości, wprowadzania danych. Często opór pracowników wobec zmian albo niedostateczna wiedza (ze względu na brak szkoleń) utrudniają skuteczne wykorzystanie BI w firmie. Takie problemy warto przewidzieć wcześniej – można je rozwiązać częściowo np. poprzez odpowiedni projekt interfejsu. Pracownikom warto także wyjaśnić, z jakich powodów system jest wdrażany i jakie może przynieść korzyści (np. ułatwienie ich pracy, zwiększenie zysków firmy).
• Jasne określenie kompetencji pracowników: ich uprawnień (w zakresie dostępu do danych) oraz obowiązków (np. wyznaczenie osób, które mają śledzić konkretne dane)

Rozważasz stworzenie systemu BI dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami.