System B2B dla BZOMEX – jednej z największych polskich hurtowni spożywczych

Dla jednej z największych hurtowni spożywczych w naszym kraju – firmy BZOMEX – stworzyliśmy nowoczesny system sprzedaży B2B, zintegrowany z oprogramowaniem ERP Klienta, pozwalający na komfortowe złożenie zamówienia przez sklepy stale współpracujące z hurtownią. Jak wyglądał proces realizacji projektu? Zapraszamy do zapoznania się z kulisami oraz efektami naszej pracy.

Kim jest nasz Klient?

BZOMEX to hurtownia spożywcza z ponad 25 – letnim doświadczeniem na  rynku. Firma zajmuje się kompleksową obsługą sklepów, supermarketów, stacji benzynowych oraz hurtowni. Współpracuje z sieciami detalicznymi. W asortymencie posiada 10 000 pozycji od blisko 200 producentów.

Marka nieustannie się rozwija i koncentruje na potrzebach Klienta  – stawia na kompleksową obsługę na najwyższym poziomie, nowoczesne technologie oraz dostosowanie się do zmieniających wymagań rynku. Dysponuje doświadczoną kadrą zarządzającą, bardzo dobrą logistyką oraz nowoczesnymi magazynami.

Celem firmy jest dążenie do doskonałości w zakresie współpracy z klientami, utrzymanie stabilnej pozycji rynkowej oraz konsekwentna rozbudowa sieci dystrybucyjnej.

Wyzwania i kluczowe założenia projektu

Podstawowym celem naszych działań było stworzenie nowoczesnego systemu sprzedaży B2B pozwalającego na łatwe i komfortowe złożenie zamówienia w hurtowni przez sklepy współpracujące, przy zapewnieniu szybkich i niezawodnych dostaw towaru.

Co ważne, Klient dotychczas korzystał z analogicznej platformy, która nie spełniła założonych celów. W związku z tym konieczne było stworzenie narzędzia odpowiadające obecnym celom biznesowym przedsiębiorstwa – funkcjonalnego, elastycznego i maksymalnie wydajnego, odpowiadającego za optymalizację procesu obsługi zamówień.

W takcie pracy nad systemem przyszyło nam się zmierzyć z licznymi wyzwaniami. Do głównych z nich należało systematyczne dostarczanie wartości biznesowej podczas wspólnego odkrywania potrzeb użytkowników końcowych, a także bieżąca optymalizacja komunikacji pomiędzy systemem B2B a ERP Klienta.

W jaki sposób pracowaliśmy nad projektem?

Pracę nad projektem rozpoczęliśmy od analizy poprzedniego rozwiązania, które nie spełniło oczekiwań. Na podstawie zdobytych informacji i wyciągniętych wniosków, rozpoczęliśmy prace analityczno – koncepcyjne. Analiza przedwdrożeniowa objęła indywidualne potrzeby klientów, specyfikę sprzedawanych produktów, konkurencję oraz logistykę. Dogłębnej analizie poddaliśmy także proces zamawiania produktów. Następnie określiliśmy szczegółowe wymagania systemu i ustaliliśmy potrzeby biznesowe.

Kolejno przystąpiliśmy do zaprojektowania prototypu systemu – architektury informacji, opracowania usprawnień UI/UX oraz stworzenia makiet funkcjonalnych mobile first. Następnym krokiem była analiza wykorzystywanych technologii i środowiska oraz analiza integracji z systemem ERP. Finalnym etapem było przystąpienie do prac programistycznych i wdrożeniowych –  przygotowanie środowiska deweloperskiego, w wersji lokalnej i wersji staging.

Projekt prowadzony był w modelu zwinnym, przy zastosowaniu frameworka Scrum, ze względu na odkrywanie produktu w trakcie developmentu oraz komunikację z zewnętrznym zespołem IT, dostarczanym przez Klienta. Nad projektem pracował dedykowany zespół specjalistów, pozostający do stałej i wyłącznej dyspozycji. Wartość biznesowa dostarczana była w jednotygodniowych iteracjach, gotowa do natychmiastowego wdrożenia. Całość prac obejmowała bieżącą współpracę z działem IT Klienta i trwała 2 miesiące.

W projekcie zostały wykorzystane nowoczesne technologie, odpowiadające za szybkość, niezawodność oraz wysoką wydajność oprogramowania. Należą do nich:  PHP 7.3, Yii2, PostgreSQL, Javascript ES6, SASS, Node, NPM, webpack, Docker, gitlab, CI/CD.

Wdrożone moduły i funkcjonalności systemu

System sprzedaży B2B charakteryzują liczne moduły, odpowiadające za wysoką funkcjonalność oraz niezawodne działanie. Należą do nich:

Moduł logowania

Moduł umożliwia kontrahentom rejestrację lub zalogowanie się do systemu, w celu złożenia zamówienia.

Moduł zakupy

Moduł pozwala na dokonanie zakupu w hurtowni. Obejmuje m.in. takie funkcjonalności jak; listę kategorii wraz z poszczególnymi produktami w obrębie kategorii, prezentację produktów, opcję dodawania produktów do ulubionych, wyświetlanie ostatnich zamówień oraz system rabatowy.

Moduł zamówienia

Moduł umożliwia złożenie zamówienia. Zawiera listę zamówień złożonych oraz tych, będących w trakcie realizacji, a także informację o minimalnej ilości zamówienia wraz z alertami o możliwości ich zwiększenia.

Moduł promocji

Moduł obejmuje mechanizmy zachęcające do dokonania zakupu.

Moduł faktury

Moduł zawiera kompleksowe dane dotyczące faktur. Umożliwia wyszukiwanie, sortowanie i  pobieranie faktur oraz ich eksport.

Moduł kaucje

Moduł zawiera szczegółowe, pobrane dane dotyczące kaucji z systemu ERP.

Moduł zgłoszenia

Moduł pozwala na obsługę zgłoszeń klienta końcowego – dodawanie zgłoszeń, lista zgłoszeń, dane o statusie zgłoszenia wraz z obsługą powiadomień mailowych.

Moduł użytkownika

Moduł będący profilem użytkownika. Zawiera wszystkie istotne dane o kontrahencie, dane dostępowe i adresowe, namiary na przedstawicieli handlowych wraz z listą koncesji.

Moduł gazetek

Moduł pozwala na generowanie gazetek promocyjnych w postaci flipbooka z uploadowanego pliku w formacie pdf.

Moduł reklamacji

Moduł umożliwia zgłoszenie reklamacji zamówionych produktów za pośrednictwem prostego formularza.

Co jeszcze?

Oprócz powyżej wymienionych modułów, realizacja obejmowała także zaprojektowanie interfejsu API dla wymaganych danych pozyskiwanych z systemu ERP. Stworzyliśmy standardowe mechanizmy e-commerce typu „produkt”, „koszyk”, „zamówienie” oraz zaimplementowaliśmy specyficzne dla firmy sposoby komunikacji z klientem końcowym wraz z bezpiecznym systemem płatności online.

Utworzyliśmy także zaawansowane  mechanizmy kontroli  – kaucji, pozwoleń i koncesji czy dostępu do zasobów dla konkretnego użytkownika końcowego systemu. Zaprojektowaliśmy system rekomendacji, pozwalający na automatyczne sugerowanie powiązanych produktów. Zaimplementowaliśmy także chat on-line, pozwalający być w stałym kontakcie z partnerami handlowymi.

Nasze prace objęły również przygotowanie wersji RWD systemu, umożliwiającej komfortowe korzystanie z jej zasobów na dowolnym urządzeniu mobilnym oraz jego dwie wersje językowe – polską i angielską. Po wdrożeniu, przeprowadziliśmy kontrolę wydajności całości zintegrowanego systemu.

Czas na podsumowanie – efekty i perspektywy rozwoju

Efektem naszych prac jest nowoczesne  i elastyczne narzędzie wspierające sprzedaż B2B.  System pozwala na automatyczne, szybkie i komfortowe składanie zamówień, przy maksymalnym usprawnieniu ich obsługi i realizacji. Platforma została zintegrowana z wewnątrzfirmowym systemem ERP, co gwarantuje efektywną wymianę danych w czasie rzeczywistym, informującą o stanach magazynowych poszczególnych produktów. Dodatkowo, system umożliwia sprawne zarządzanie bazą produktową, a sam proces składania zamówienia jest prosty i intuicyjny.

Co ważne, wraz z rozwojem firmy, system można dowolnie modyfikować i rozwijać, tak aby jak najlepiej realizował cele biznesowe.  Podczas pracy wspólnie zostały określone potencjalne kierunki rozwoju projektu, które w niedalekiej przyszłości będą mocną dźwignią w sprzedaży Klienta.