Case study: W jaki sposób usprawniliśmy rozliczanie pracowników w firmie budowlanej?

Dla jednego z naszych klientów stworzyliśmy system ERP, usprawniający liczne procesy zachodzące w firmie. Jeden z modułów został opracowany z myślą o ułatwieniu i przyspieszeniu rozliczania pracowników.

Projekt:  System ERP

Metodyka pracy: Scrum

Zespół: 6 osób

Technologie: PHP 7.3, Yii2, PostgreSQL, jQuery, SASS, Node, NPM, Webpack, Docker, gitlab, CI/CD

System ERP dla firmy budowlanej

Nasz klient – jeden z liderów w branży budowlanej, realizującej prace zarówno w kraju, jak i za granicą – zgłosił się do nas z potrzebą stworzenia kompleksowego systemu ERP. Firma potrzebowała programu, który będzie maksymalnie dostosowany do obowiązujących procedur pracy i specyfiki branży oraz rozwiąże liczne problemy, pojawiające się przy zarządzaniu tak dużym przedsiębiorstwem. Jednym z postawionych przed nami wyzwań było usprawnienie rozliczeń pracowników fizycznych.

W jaki sposób rozliczano pracowników do tej pory?

Przyjętym rozwiązaniem było samodzielne raportowanie godzin pracy: każdy pracownik zgłaszał, ile czasu spędził nad danym projektem i na tej podstawie przygotowywano rozliczenia. Taka metoda, wraz z rozwojem firmy, stała się jednak problematyczna, w dodatku była podatna na błędy. Zdarzało się, że osoby zatrudnione same miały problem z oszacowaniem czasu pracy. Bywało też, że zapomniały uzupełnić odpowiedniego rubryczki – co generowało konieczność sprawdzania, czy wpisano potrzebne informacje i telefonowania w tej sprawie do pracowników. W konsekwencji cała procedura pochłaniała więcej czasu.

Co więcej, metoda była też potencjalnie podatna na manipulacje: przy tak dużej liczbie pracowników, zweryfikowanie wskazywanych przez nich godzin było trudne lub wręcz niemożliwe.

Klient posługiwał się już wcześniej gotowym oprogramowaniem SaaS. Było ono jednak niedostosowane do potrzeb firmy i nie posiadało wielu kluczowych opcji – za jego pomocą nie można było m.in. zliczać automatycznie czasu pracy. Problematyczny był także nadmiar funkcji, w firmie niepotrzebnych, które utrudniały pracownikom nawigację w programie.

Jakie postawiono przed nami zadanie?

Przy tworzeniu systemu ERP jednym z kluczowych zagadnień było opracowanie modułu, umożliwiającego szybkie rozliczanie pracowników. Naszym zadaniem było:

• Usprawnienie naliczania czasu pracy osób zatrudnionych
• Zautomatyzowanie procesu rozliczeń pracowników
• Przyspieszenie dokonywania rozliczeń
• Wyeliminowanie potencjalnych błędów

Dodatkowo, dzięki automatyzacji rozliczeń oraz przygotowywaniu statystyk, dotyczących czasu spędzonego na pracy i jej kosztów, możliwe stało się również sprawne podsumowywanie kosztów poszczególnych projektów oraz obliczanie ich rentowności.

Wyzwaniem w tym przypadku była skala systemu. Firma zatrudnia wielu pracowników, prowadzi działania w licznych krajach, realizuje złożone projekty. O ile więc same mechanizmy, niezbędne do stworzenia modułu, nie były skomplikowane, o tyle ich ilość uczyniła moduł bardzo rozbudowanym. Deweloperzy, podczas tworzenia projektu, musieli pamiętać o wielu wyjątkach i aspektach, dotyczących rozliczeń. Dodatkowo, konieczne było przemyślane rozplanowanie obsługi modułu tak, aby jego obsługa – mimo rozbudowania – pozostała prosta i intuicyjna.

W jaki sposób realizowaliśmy projekt?

Realizację projektu poprzedziły stworzenie (na zlecenie klienta) specyfikacji funkcjonalno – technicznej oraz warsztatami w siedzibie klienta w Warszawie. Podczas warsztatów lepiej poznaliśmy specyfikę działalności firmy, jej potrzeby oraz wspólnie omówiliśmy możliwe rozwiązania.

Projekt realizowany był we frameworku Scrum – w skład zespołu weszło sześć osób: czterech deweloperów, kierownik projektu oraz menadżera projektu.

Jak rozwiązaliśmy problemy klienta?

Nowy moduł opracowano z myślą o łatwiejszym i szybszym wypełnianiu przez pracowników kart pracy. Interfejs wzorowaliśmy na poprzednim systemie – aby pracownicy nie musieli uczyć się obsługi zupełnie nowego panelu. Został jednak udoskonalony: system na przykład „podpowiada” pracownikowi, w jakim projekcie powinien obecnie pracować. Dodatkowo, na koniec miesiąca automatycznie system automatycznie weryfikuje, czy pracownicy uzupełnili dniówki.

Rozliczanie pracownika możliwe jest na dwa sposoby – na koniec miesiąca w trakcie trwania projektu oraz na koniec miesiąca na zakończenie projektu. Na potrzeby tego drugiego rozliczania przygotowano specjalny, dedykowany kalkulator, ułatwiający dokonanie rozliczenia, weryfikację czasu pracy i rentowności projektu.

Moduł posiada także specjalną opcję, która umożliwia proste rozliczanie pracowników sezonowych.

Dostarczyliśmy klientowi moduł, który:

• Ułatwia naliczanie zarobków pracowników zgodnie z ich czasem pracy
• Przygotowuje obszerne raporty i statystyki – m.in. zestawienia czasu pracy, średnich zarobków
• Ułatwia dokonywanie rozliczeń projektów oraz szacowanie ich rentowności.

Tym samym udało się:

• Dostosować proces rozliczania pracowników do specyfiki firmy i obowiązujących w niej procedur
• Przygotować moduł, który posiada jedynie opcje ważne dla firmy – dzięki czemu jego obsługa stała się szybka i intuicyjna
• Zautomatyzować i przyspieszyć proces rozliczania pracowników – co pozwala zaoszczędzić czas, a przez to zmniejszyć koszty, związane z przygotowywaniem rozliczeń
• Zmniejszyć ryzyko popełniania błędów przy szacowaniu należnych pensji – co narażało firmę na straty oraz utrudniało przewidywanie kosztów, jakie będą wiązały się z realizacją kolejnych projektów
• Poprzez łatwe naliczanie wynagrodzeń – także ułatwić rozliczanie projektów oraz szacowanie ich rentowności.

Dodatkowo, opracowany przez nas system został przygotowany z myślą o możliwości jego łatwej rozbudowy oraz optymalizacji wprowadzonych rozwiązań – tak, aby wraz z rozwojem firmy mógł być modyfikowany wraz ze zmieniającymi się potrzebami.

 

Moduł nowego systemu ERP pozwolił maksymalnie przyspieszyć i zoptymalizować procesy dotyczące rozliczeń z pracownikami – a tym samym zaoszczędzić czas i pozwolił w dłuższej perspektywie na zmniejszenie kosztów.