Rozwiązania IT dla biznesu – jakie procesy firmowe mogą usprawnić?

Digitalizacja procesów firmowych to droga do przyspieszenia rozwoju przedsiębiorstwa oraz utrzymania konkurencyjności w realiach XXI wieku – gdy coraz więcej organizacji sięga po nowoczesne rozwiązania IT. Jakie procesy można zautomatyzować i udoskonalić dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu?

Rozwiązania IT mogą usprawnić niemal każdy obszar działania firmy – od zdobywania klientów, przez ich obsługę, aż po obieg dokumentów, komunikację wewnętrzną, tworzenie harmonogramów i zbieranie danych. W dzisiejszym artykule prezentujemy wybrane rozwiązania IT, po które najchętniej sięgają firmy.

Obieg dokumentów i faktur

Rozwiązania IT usprawniające obieg dokumentów należą do jednych z najczęściej poszukiwanych przez firmy. Wiele przedsiębiorstw każdego dnia przyjmuje i wystawia setki dokumentów: faktur, zamówień, umów. Oprogramowanie, umożliwiające zautomatyzowanie obiegu dokumentów, przyspiesza ich obróbkę i archiwizację, ułatwia wyszukiwanie potrzebnych informacji i ich przekazywanie pomiędzy działami. Zwiększa także bezpieczeństwo danych, ułatwia przechowywanie dokumentów archiwalnych i minimalizuje ryzyko popełnienia błędu przy ich przygotowywaniu (np. wystawianiu faktur).

Więcej na ten temat można przeczytać w naszym tekście – „Jak usprawnić obieg dokumentów?” 

Finanse i księgowość

Kolejnym, bardzo popularnym w firmach rozwiązaniem IT, są systemy informatyczne, które usprawniają przeprowadzanie i rejestrowanie transakcji księgowości. Dzięki zastosowaniu rozwiązań IT wyliczanie płac, kontrolowanie obrotów i należności oraz wystawianie rachunków staje się szybsze – i obarczone mniejszym ryzykiem błędu. Korzystając z systemów informatycznych dla firm łatwiej monitorować finanse i księgowość. Zwiększa to także bezpieczeństwo danych wrażliwych.

W Polsce istnieje możliwość skorzystania z darmowego systemu księgowości online. W przypadku dużych przedsiębiorstw często okazuje się on jednak niewystarczający. 

Obsługa klienta

Efektywna obsługa klienta to najlepszy sposób na budowanie jego lojalności i dbanie o to, aby był zadowolony z jakości świadczonych usług. Digitalizacja obsługi klienta pozwala na łatwiejsze zarządzanie bazą klientów, bezpieczne i wygodne przechowywanie danych, łatwe monitorowanie zadań lub zamówień realizowanych dla klienta. Rozwiązania IT umożliwiają także wykonywanie analiz biznesowych, ocenę LTV klientów, tworzenie historii dotychczasowych kontaktów z danym klientem. To z kolei jest przydatne zarówno przy podtrzymywaniu relacji, jak i zdobywaniu nowych klientów.

Najczęściej obsługa klienta usprawniania jest przez wdrożenie w firmie systemu CRM. 

Elektroniczne biuro obsługi klienta

Stworzenie elektronicznego biura klienta umożliwia kontrahentom załatwienie wielu rzeczy samodzielnie – od ręki, bez konieczności bezpośredniego kontaktu z pracownikiem. To ułatwienie zarówno dla klienta, który może zająć się swoimi sprawami szybciej i w dogodnym dla siebie terminie, jak dla pracownika. Za pośrednictwem e-BOK klienci mogą m.in. płacić rachunki albo monitorować aktualny status realizacji usługi/zamówienia.

Komunikacja wewnętrzna i organizacja pracy zdalnej

Sprawna komunikacja w firmie jest konieczna, aby utrzymać wysoką efektywność działań. Oznacza to nie tylko służbowe skrzynki mailowe czy nawet komunikator online, umożliwiający skorzystanie z usług chatu z innymi pracownikami. W celu usprawnienia zorganizowania pracy przydatne są także platformy, które usprawniają koordynowanie projektów, rozdzielanie zadań i raportowanie ich wykonania. 

Rozwiązania IT mogą umożliwić również łatwiejsze kontrolowanie spraw takich, jak urlopy (z możliwością sprawdzania przez pracowników, kto danego dnia ma urlop), rezerwacje sal konferencyjnych czy informacji o delegacjach. Specjalistyczne oprogramowanie może też umożliwić organizację bezpiecznych wideokonferencji o wysokiej jakości dźwięku i obrazu – istnieje wiele narzędzi pozwalających na darmowe wideokonferencje, większość z nich jest jednak zawodna. 

W celu usprawnienia komunikacji i organizacji pracy istotne są też narzędzia pozwalające udoskonalić obieg dokumentów.

Analizy i raporty

Niemal każda firma zbiera i analizuje dane dotyczące jej działalności, branży oraz klientów. Procesy gromadzenia danych, ich przetwarzania, tworzenia raportów oraz później wyprowadzania na ich podstawie wniosków, można jednak udoskonalić, stosując rozwiązania IT. Nowoczesne oprogramowanie może zaoferować m.in. opcje zbierania informacji, przygotowywania ich do późniejszych analiz, automatycznego tworzenia wykresów porównawczych i raportów.

Więcej na ten temat można przeczytać w naszych tekstach dotyczących Business Intelligence.

Zarządzanie przedsiębiorstwem

Ogólnie rzecz biorąc: rozwiązania IT mogą usprawnić właściwie wszystkie procesy, jakie zachodzą w firmie. Aby zautomatyzować całościowo zarządzanie przedsiębiorstwem oraz pracę osób zatrudnionych we wszystkich działach, najkorzystniej jest sięgnąć po kompleksowy system ERP. Posiadający rozbudowane funkcje – pozwalające na delegowanie zadań pracownikom, zarządzanie kontaktami z klientami oraz finansami, dokonywanie analiz, sprawny obieg dokumentów i tak dalej.

Rozwiązanie IT – oprogramowanie gotowe a dedykowane

Decydując się na digitalizację procesów firmowych, klient staje przed wyborem oprogramowania gotowego udostępnianego na zasadach licencyjnych, a zleceniem stworzenia zupełnie nowego rozwiązania. To, którą z opcji warto wybrać, jest zależne od potrzeb konkretnej firmy. W niektórych przypadkach – zwłaszcza na początku działalności przedsiębiorstwa – rozwiązania gotowe są wystarczające. Dostarczają niezbędne opcje, a ich wykorzystanie to zwykle niższy koszt niż stworzenie oprogramowania dedykowanego. 

Z drugiej strony: system dedykowany ma rozwiązywać konkretne, nawet najbardziej specyficzne problemy konkretnej firmy. Odzwierciedla strukturę przedsiębiorstwa i odpowiada na potrzeby organizacji, branży i pracowników. W wielu przypadkach okazuje się, że rozwiązania pudełkowe, „gotowe”, nie są w stanie w pełni pokryć potrzeb firmy. Wtedy najlepszą opcją jest sięgnięcie po rozwiązania dedykowane.

Chcesz zamówić oprogramowanie dedykowane?

Skontaktuj się z nami – porozmawiamy o Twoim pomyśle, poznamy Twoją firmę i zaproponujemy Ci rozwiązania, które najlepiej wspomogą realizację celów biznesowych.