Gotowe rozwiązania IT – jakie mają ograniczenia?

Systemy „pudełkowe” są z powodzeniem użytkowane w wielu firmach. Posiadają one jednak swoje ograniczenia – które często sprawiają, że jedyną drogą ku rozwojowi i realizacji celów biznesowych staje się oprogramowanie dedykowane. Z jakimi problemami przy użytkowaniu gotowych rozwiązań IT mogą zetknąć się przedsiębiorcy?

W jakich sytuacjach gotowe oprogramowanie się sprawdz?

Jesteśmy dalecy od twierdzenia, że „pudełkowe” rozwiązania IT, czyli już gotowe systemy, udostępniane wielu przedsiębiorstwom, najczęściej w zamian za miesięczną lub roczną opłatę nigdy się nie sprawdzają. Wszystko zależy od, po pierwsze, jakości oprogramowania, po drugie – potrzeb firmy. 

Na rynku można znaleźć dobre systemy, przygotowane na przykład z myślą o wymaganiach konkretnej branży. Istnieją też przedsiębiorstwa, które znajdują się na takim etapie rozwoju, że funkcje dostarczane przez systemu pudełkowe są dla nich wystarczające, a inwestycja w oprogramowanie dedykowane nie byłyby posunięciem właściwym z punktu widzenia korzyści biznesowej. W przypadku niektórych firm, które nie posiadają bardzo specyficznych potrzeb, gotowe systemy mogą w pełni spełnić wszystkie poczynania. „Pudełko” może być więc dobrych rozwiązaniem, ale nie bywa takim zawsze. Część z nich ma bowiem ograniczenia, sprawiające, że nie są właściwą opcją.

Porównanie rozwiązań gotowych i dedykowanych, oraz podpowiedzi, jak dokonać wyboru pomiędzy nimi, znajdziecie w tekście: Oprogramowanie dedykowane a pudełkowe.

Jakie są ograniczenia oprogramowania pudełkowego?

Nie zawsze posiadają wszystkie potrzebne opcje

Zdarza się, że system posiada wszystkie funkcje, jakich dana firma potrzebuje. Ale bardzo często pojawiają się braki np. program jest pozbawiony pewnych opcji, istotnych w konkretnym przedsiębiorstwie. W konsekwencji firma musi albo obyć się bez nich, albo „łatać” dziury  posługując się na przykład dwoma różnymi systemami czy wykonując pewne działania „ręcznie”. To generuje dodatkowe koszty, jest bardziej czasochłonne oraz może skutkować pomyłkami. 

W przypadku oprogramowania dedykowanego nie ma tego problemu, gdyż ma ono odpowiadać dokładnie na potrzeby firmy. Może więc posiadać nawet najbardziej specyficzne funkcje albo łączyć w jednym opcje, jakie zwykle posiadają systemy różnego rodzaju (np. CRM, system obiegu dokumentów i WMS).

Brak dostosowania systemu do zmieniających się potrzeb

Oprogramowanie gotowe najczęściej jest udostępniane na zasadach abonamentu np. Saas. Firma płaci więc za czasowy dostęp do systemu, ale nie otrzymuje kodu oprogramowania. Tymczasem potrzeby firmy i rynku są zmienne i często zdarza się, że rozwiązania, które sprawdzały się przez rok czy dwa, wymagają modyfikacji. W takich sytuacjach przedsiębiorstwo jest mocno zależne od organu oferującego oprogramowanie – czy będzie go rozwijał i udoskonali właśnie o potrzebne funkcje? 

Oczywiście, alternatywa to zmiana systemu. W takim przypadku jednak rodzą się kolejne problemy. Jakie rozwiązanie wybrać? Czy za parę miesięcy dalej będzie odpowiednie? Dodatkowo, za każdym razem trzeba uczyć pracowników korzystania z nowego programu i zmieniać pewne przyzwyczajenia. I jak bezpiecznie przenieść dane do nowego systemu?

Zamawiając oprogramowanie dedykowane, firma otrzymuje także prawa do kodu. Może dowolnie go modyfikować – czy zlecając te zmiany twórcy rozwiązania, czy zatrudniając programistów we własnej jednostce. Powstający system może też zostać stworzony z myślą o maksymalnym ułatwieniu pracownikom „przeniesienia się” na nowe oprogramowanie.

Brak dopasowania oprogramowania do procedur firmowych

Dobre oprogramowanie to oprogramowanie maksymalnie dostosowane do potrzeb, ale też procedur obowiązujących w danej firmie. Tego rozwiązania „pudełkowe” nie mogą zapewnić – ponieważ powstają z myślą o służeniu wielu organizacjom, a nie jednej konkretnej. 

Tymczasem każde przedsiębiorstwo jest inne. Zdarza się (zwłaszcza w dużych firmach), że zmiana przyzwyczajeń pracowników czy pewnych zasad postępowania – na przykład dotyczących obiegu dokumentów czy obsługi klienta – odbija się na efektywności osób zatrudnionych tak mocno, że inwestycja w droższe, dedykowane oprogramowanie jest bardziej opłacalna.

Nadmiar opcji i kłopoty z obsługą

Podobno od przybytku głowa nie boli. W IT jednak sprawa nie zawsze jest taka prosta. Spotkaliśmy się z sytuacją, gdy jednym z powodów, dla którego nasz klient zrezygnował z oprogramowania gotowego i zgłosił się do nas, był nadmiar opcji. Program, z którego korzystał wcześniej, posiadał większość niezbędnych pracownikom funkcji, ale że system miał być jak najbardziej uniwersalny, był wyposażony także w liczne opcje zupełnie tej firmie niepotrzebne. Sprawiały one, że pracownicy mieli trudności w nawigowaniu po systemie, a czasem dochodziło do błędów.

Uniwersalne rozwiązania, z których może skorzystać konkurencja

Zdarza się, że firmy poszukują rozwiązania unikalnego, które pozwoli im zyskać przewagę nad konkurencją. Systemy „pudełkowe”, co oczywiste, nie mogą tego zapewnić. Konkurencyjne przedsiębiorstwo w dowolnej chwili może zacząć korzystać z takiego samego programu – albo przynajmniej poznać jego funkcje i w ten sposób zdobyć wiedzę, którą firma niekoniecznie chce udostępniać. Rozwiązanie w pełni unikalne, czyli oprogramowanie dedykowane tylko dla jednej placówki, musi powstać na zamówienie.

Rozwiązania dedykowane to alternatywa wobec „pudełkowych”

Tam, gdzie rozwiązania gotowe nie są w stanie w pełni odpowiedzieć na potrzeby firmy, alternatywą pozostają systemy dedykowane. Oprogramowanie tworzone w ścisłej współpracy ze zlecającym, z myślą o osiągnięciu założonych celów biznesowych i konkretnych wymaganiach, może być narzędziem, które zwiększy efektywność prac oraz pozwoli zwiększyć zyski.

Dedykowane systemy IT od Software House Intellect

Chcesz zlecić stworzenie oprogramowania dedykowanego? Umów się z nami na bezpłatną konsultację. Porozmawiamy o Twoim pomyśle, potrzebach Twojego biznesu i rozwiązaniach, które pozwolą Ci rozwijać firmę.