Jak dobrze zacząć projekt, czyli czym są warsztaty koncepcyjne i co Twoja firma może dzięki nim zyskać

Czym są warsztaty koncepcyjne?

Budując nowe produkty należy brać pod uwagę trzy płaszczyzny: biznesu, użytkownika oraz technologii. Projektowanie w duchu Human-centered design (czyli zorientowane na użytkownika) chroni nas przed stworzeniem produktu, którego nasi odbiorcy nie będą potrzebować. Z drugiej strony musimy brać też pod uwagę możliwości techniczne, by nie pracować nad rozwiązaniem, które jest niemożliwe, bądź zbyt kosztowne do wdrożenia. Ostatnia płaszczyzna dotyczy biznesu. Najczęściej za danym produktem stoi firma, która ma swoją wizję i potrzeby. Jeśli pominiemy oczekiwania biznesu możemy zaprojektować rozwiązanie, które odpowiada potrzebom użytkowników i spełnia wymogi technologiczne, ale nie przyniesie danej firmie oczekiwanych rezultatów i w konsekwencji być może nigdy nie doczeka się wdrożenia. 

Jednym ze sposobów na dokładne poznanie perspektywy biznesu i przygotowanie się do dalszej pracy nad produktem, jest warsztat koncepcyjny. Jest to spotkanie między zleceniodawcą projektu, a wykonawcą, na którym zespoły obu stron aktywnie pracują nad omówieniem danego tematu. 

Forma takiego spotkania zależy od specyfiki realizowanego projektu. Narzędzia, które są wykorzystywane, również dobierane są w zależności od celu, np: 

• Opracowania modelu biznesowego produktu 
• Omówienia grupy docelowej i jej potrzeb 
• Poznania oczekiwań i wizji klienta 
• Doprecyzowania wymagań
• Wstępnego przygotowania prototypu produktu 
• Zbudowania zespołu
• Zaplanowania i omówienia dalszych kroków realizacji projektu.

W trakcie spotkania ustala się dodatkowo zasady współpracy, a zespół realizujący projekt ma szansę dobrze poznać oczekiwania klienta, ale również dowiedzieć się więcej o jego firmie i zachodzących w niej procesach. 

Uczestnicy warsztatu i ich role

Planując warsztat musimy pamiętać o osobie, która będzie odpowiedzialna za koordynację całego spotkania – jest to tzw. facylitator/moderator. Jest to osoba, której zadaniem jest podnosić efektywność grupy, wspierać ją w osiągnięciu celów warsztatu oraz dokonywać syntezy informacji przedstawionych w trakcie dyskusji. Najczęściej rolę moderatora przejmuje UX Designer, który posiada kompetencje umożliwiające mu moderowanie spotkania. 

Pojawia się zatem pytanie – kto, poza UX Designerem, powinien być obecny na warsztacie? Przede wszystkim konieczne jest zaangażowanie osób zarówno z zespołu zleceniodawcy, jak i wykonawcy, które będą odpowiedzialne za realizację projektu i podejmowanie kluczowych decyzji w trakcie pracy. Na spotkaniu powinni być obecni:  

• Product Owner – osoba po stronie zleceniodawcy, odpowiedzialna za maksymalizację wartości produktu
• Project Manager – osoba odpowiedzialna za kontakt ze zleceniodawcą oraz koordynację całego procesu projektowego 
• UX Designer 
• Osoby odpowiedzialne za stronę wizualną projektu  
• Osoby o kompetencjach technicznych
• Osoby odpowiedzialne za konwersję oraz sprzedaż

Oczywiście jeśli w danej firmie istnieje Biuro Obsługi Klienta i miało ono już styczność z potencjalnymi odbiorcami to warto również takie osoby zaprosić na warsztat. Bardzo często posiadają oni unikalną wiedzę o potencjalnej grupie docelowej, znają jej problemy, frustracje, a także potrzeby i oczekiwania. 

Planowanie warsztatu

Tematyka oraz struktura spotkania warsztatowego zależy od samego projektu, potrzeb klienta oraz zespołu wdrożeniowego. Dlatego tak ważne jest, aby przed przystąpieniem do tworzenia agendy warsztatu, całym zespołem projektowym, zastanowić się nad trzema kwestiami – celem, pytaniami i procesem. 

Cel warsztatów odpowiada nam na pytanie, jaki powinien być efekt spotkania, abyśmy wyszli z niego zadowoleni. Omawiając pytania zastanawiamy się nad tym czego nie wiemy i jaką wiedzę musimy pozyskać, aby móc przejść do dalszych kroków realizacji projektu. Znając cel warsztatu i wiedząc, czego chcemy się dowiedzieć możemy przystąpić do wyboru narzędzi warsztatowych, czyli opracować proces oraz strukturę warsztatu. 

Dodatkowo warto pamiętać, aby przed spotkaniem warsztatowym przygotować następujące rzeczy:

• Analiza konkurencji – warto zapoznać się z rozwiązaniami istniejącymi na rynku, sprawdzić benchmarki 
• Zebranie inspiracji – w zależności od tematu spotkania i jego celu warto również przygotować mapę inspiracji i przeanalizować z klientem trendy w jego branży 
• Materiały – przed przystąpieniem do spotkania należy również zastanowić się, jakich materiałów będziemy na nim używać, czy potrzebujemy długopisów, karteczek, projektora, flipchartu itp.
• Pomieszczenie – ważnym aspektem jest również miejsce warsztatu. Jeśli przewidujemy podzielenie uczestników na grupy to musimy być pewni, czy w danym pomieszczeniu będzie to możliwe. Jeśli warsztat ma się odbyć w formie online – to z jakiego narzędzia będziemy korzystać (przykładowo do prowadzenia warsztatów online można wykorzystać takie narzędzia jak Miro, Mural, czy AirTable), czy mamy stabilne łącze internetowe. Wszystkie te aspekty wpływają na komfort i efektywność spotkania. 

Korzyści spotkania warsztatowego

Warto zastanowić się również, co zyskuje firma zlecająca projekt, dzięki uczestnictwu w warsztatach? Czy nie można zastąpić ich dokumentacją techniczną i przekazaniem informacji mailowo lub telefonicznie? 

Zrozumienie biznesu klienta 

Dobre zrozumienie pomysłu przez zespół projektowy jest kluczowe, by firma zlecająca projekt otrzymała produkt, który przynosi korzyści dla jej biznesu. Przedstawienie pomysłu na spotkaniu, w którym biorą udział przedstawiciele klienta oraz zespół realizujący projekt, pozwala na dokładne wyjaśnienia i rozwianie wszelkich wątpliwości, a także sprawdzenie, czy każda osoba z obu zespołów tak samo rozumie wizję produktu. 

Oprócz samej wizji istotny jest również model biznesowy, czyli wszelkie kwestie związane z potencjalną grupą docelową i propozycją wartości, którą produkt miałby im dostarczyć, konkurencją, kluczowymi partnerami, budowaniem relacji z użytkownikami, czy strumieniem kosztów, bądź przychodów. Przykładowo, w przypadku systemów wewnątrzfirmowych, poznanie dotychczasowego sposobu pracy oraz pojawiających się w związku z tym problemów, umożliwia wskazanie obszarów, w których można dokonać usprawnień i optymalizacji.  

Omówienie, udoskonalenie i walidacja pomysłu

Warsztat jest narzędziem, które dzięki aktywnemu zaangażowaniu obu stron, dostarcza zleceniodawcy wiedzę niezbędną do realizacji pomysłu, a także zapewnia, że zespół wykonawczy rozumie w stu procentach potrzeby biznesowe, cele projektu i jego koncepcję. Można w tym miejscu zadać pytania: dobrze, ale co zyskam na tym, że porozmawiamy o moim pomyśle? Przecież doskonale wiem, jaką aplikację chcę stworzyć. Czy nie wystarczy, że przekażę pisemne instrukcje?

W rzeczywistości jednak nawet jeśli mamy bardzo szczegółową wizję systemu to może okazać się, że nie wzięliśmy pod uwagę wielu szczegółów technicznych, które znacząco mogą wpłynąć na projekt. Przykładowo jeśli tworzymy oprogramowanie do zarządzania procesami wewnętrznymi, to bardzo często pojawia się tu kwestia integracji z innymi systemami, co może okazać się sprawą bardzo skomplikowaną. Tego typu kwestie wymagają dokładnego omówienia z osobami technicznymi, które przedstawią dostępne opcje, wskażą ich plusy oraz minusy, bądź zorientują się, co jest możliwe do wykonania. 

Innym problemem bywa często walidacja pomysłu, czyli nieodpowiednie zdefiniowanie grupy docelowej i brak dostatecznej wiedzy o potencjalnych odbiorcach, brak analizy rynku i konkurencji. Każdą z tych kwestii należy omówić na warsztatach i zastanowić się na przykład nad wykonaniem dodatkowych badań z użytkownikami.

Podczas warsztatów dostarczamy również klientowi wiedzę i narzędzia, które często pomagają mu w nowy sposób spojrzeć na problem – a w konsekwencji udoskonalić sam pomysł na jego rozwiązanie.

Ocena szans i zagrożeń 

Eksperci IT oraz projektanci UX wspólnie z klientem mogą zidentyfikować potencjalne szanse oraz zagrożenia związane z projektem i wskazać sposoby na wykorzystanie tych pierwszych oraz wyeliminowanie tych drugich. 

Na przykład podczas jednego z warsztatów koncepcyjnych, okazało się, że brakuje nam wiedzy o grupie docelowej, nie znamy wystarczająco ich potrzeb oraz oczekiwań, nie mamy zweryfikowanych wszystkich hipotez krytycznych dla powodzenia biznesu klienta. Rezultatem spotkania była decyzja o przeprowadzeniu badań (UX research) w potencjalnej grupie docelowej. Okazało się, że początkowa wizja na produkt nie spełnia oczekiwań wytypowanej grupy docelowej, w związku z tym wsparliśmy klienta w modyfikacji jego pomysłu.

Budujemy zespół 

Ważnym aspektem warsztatu jest fakt, że każda osoba zaangażowana w niego czuje się częścią projektu, współtworzy koncepcje, dyskutuje o możliwych rozwiązaniach. Omawiana jest też metodologia pracy zespołu wykonawczego. 

Dodatkowo klient dowiaduje się, kto będzie zaangażowany w projekt, jakie te osoby mają kompetencje i doświadczenie. Podczas spotkania ma też okazję przekonać się, czy wiedza i sposób pracy zespołu odpowiadają jego oczekiwaniom. 

Inspirujemy i pokazujemy nowe narzędzia

W trakcie warsztatów omawiamy i wykorzystujemy różnego rodzaju narzędzia, które z powodzeniem nasi klienci mogą stosować podczas dalszej pracy. Przykładowo podczas warsztatów, których celem jest wypracowanie rozwiązań jakiegoś skomplikowanego problemu, stosujemy i omawiamy metodę Design Thinking, z której klient może skorzystać w przyszłości, podczas pracy nad innym tematem.  

Jest to metoda składająca się pięciu etapów:

• Empatia – faza podczas której przeprowadzamy badania i zbieramy informacje o użytkownikach końcowych
• Zdefiniowanie problemu – dokonujemy syntezy informacji zgromadzonych podczas Fazy Empatii w celu zdefiniowania, co jest problemem, który będziemy chcieli rozwiązać
• Generowanie pomysłów – generujemy jak największą ilość możliwych rozwiązań problemu. Do generowania pomysłów stosuje się rozmaite techniki brainstormingu. Etap ten kończy się wyborem jednego rozwiązania.
• Prototypowanie – budujemy fizyczny prototyp, który wizualizuje nasz pomysł
• Testowanie – testujemy powstały prototyp w środowisku użytkownika 

Warsztaty przyspieszają realizację projektu

Co decyduje o tym, jak szybko zostanie zrealizowany projekt? Oczywiście – w dużej mierze zależy to od ilości pracy zespołu IT. Jednak mnóstwo czasu poświęca się również na ustalanie szczegółów projektu oraz konsultowanie pomysłów i rozwiązań na linii klient – software house. Przeprowadzanie warsztatów może zapobiegać nieporozumieniom oraz zastąpić wiele dni wymiany maili oraz rozmów telefonicznych i zapoznawania się z dokumentacją. 

Podczas warsztatów najważniejsze informacje są szybko przekazywane i przede wszystkim – lepiej rozumiane. Dodatkowo, już podczas warsztatów, bardzo często pracujemy nad wstępną architekturą informacji produktu i planujemy jego strukturę. 

Agenda warsztatów

Warto pamiętać, że nie ma jednej uniwersalnej agendy warsztatów. W zależności od potrzeb klienta jesteśmy w stanie przeprowadzić spotkania warsztatowe, które będzie realizowały różne cele. Przykładowo realizujemy warsztaty, które są wstępem do projektu i skupiają się mocniej na omawianiu modelu biznesowego, inny rodzaj warsztatów pomaga wypracować potencjalne rozwiązania skomplikowanego problemu (np.: z zastosowaniem wspomnianej już metody Design Thinking), czy pomaga w zaplanowaniu dalszych kroków realizacji projektu. 

Spotkanie warsztatowe niesie obopólną korzyść dla klienta i wykonawcy projektu. Pozwala nie tylko na budowanie relacji partnerskich, ale z jednej strony umożliwia wykonawcy projektu na poznanie wizji produkty, jego tła oraz modelu biznesowego, a z drugiej pozwala zleceniodawcy spojrzeć na projekt z innej perspektywy.