Cyfrowa transformacja w biznesie – co możesz zyskać dzięki wdrożeniu nowych technologii?

Cyfryzacja w biznesie jest już nie tylko szansą na osiągnięcie wyższych zysków, ale w wielu branżach stała się też koniecznością, pozwalającą utrzymać się na rynku. Wdrażanie nowych technologii i automatyzowanie procesów coraz częściej okazuje się niezbędne, aby odpowiedzieć na rosnące oczekiwania klientów, zmiany na rynku oraz działania konkurencji.

Potwierdzają to wyniki badań IDC Poland – w 2017 roku, zadali oni przedstawicielom polskich firm, co przesądza o podjęciu decyzji o transformacji cyfrowej w firmie. Jako główne przyczyny wskazywano:

• Zmieniające się oczekiwania klientów (77%)
• Dostępność nowych technologii (65%)
• Pojawienie się konkurentów spoza branży (33,5%)*.

(*Procenty nie sumują się, ponieważ istniała możliwość wskazania więcej niż jednej odpowiedzi.)

Dlaczego zmieniać coś, co zawsze działało?

Nowe idee i technologie nierzadko budzą w ludziach opór. Podobnie bywa także w firmach. Pracownicy – a czasem i kadra zarządzająca – zastanawiają się, czy wprowadzanie nowych rozwiązań ma sens. Wiąże się to przecież z kosztami, nierzadko wysokimi, a w wielu przypadkach zyski trudno precyzyjnie estymować. Konieczne jest nie tylko wdrożenie nowej technologii, ale także zmiany w obowiązujących procedurach i w przyzwyczajeniach pracowników. Skoro przyjęte rozwiązania do tej pory się sprawdzały, może nie trzeba ich zmieniać?

Parafrazując słynne słowa przypisywane W. Edwardsowi Demingowi: zmiana nie jest konieczna, jeżeli nie zależy ci na przetrwaniu.

Biznes kiedyś można było z powodzeniem prowadzić bez komputera, potem – bez internetu, wreszcie – bez wysokiej jakości rozwiązań IT. Światowe rynki zmieniają się, podobnie jak oczekiwania klientów. Jeśli Ty nie zareagujesz na te zmiany – na pewno zrobi to Twoja konkurencja.

 

Przykład

Załóżmy, że firma A prowadzi hurtownię b2b. Przez lata zbudowała stabilną bazę kontrahentów. Zamówienia zazwyczaj składają telefonicznie bądź spotykają się bezpośrednio ze sprzedawcami, którzy przekazują im najnowszą ofertę. Klienci cenią wysoką jakość produktów, a długoletnia relacja pomogła w zbudowaniu ich lojalności. Dyrektor firmy A nie widzi więc potrzeby zmian. Jego kontrahenci przywykli przecież do zamówień telefonicznych, natomiast pracownicy nie mają chęci uczyć się obsługi nowego systemu.

Tymczasem konkurent B uruchamia platformę sprzedażową b2b. Dzięki temu klienci mają stały dostęp do aktualnej oferty. Mogą w dowolnej chwili złożyć zamówienie. Automatyzacja procesów, umożliwiona dzięki rozwiązaniom IT, sprawia, że zamówienia i reklamacje realizowane są szybciej i rzadziej dochodzi do błędów. Program lojalnościowy umożliwia automatyczne naliczanie rabatów, a moduł zbierania i analizy danych – ułatwia wyciąganie wniosków, estymowanie sprzedaży konkretnych produktów oraz przedstawianie klientom ofert indywidualnych. Taki projekt w Software House Intellect przygotowaliśmy dla hurtowni Bzomex.

W firmach, dotąd współpracujących z hurtownią A, zaczyna następować zmiana pokoleniowa. Część przedsiębiorstw upada, ich miejsce zajmują nowe. Nowi prezesi i dyrektorzy sprawnie obracają się w świecie nowych technologii i jako konsumenci nowej generacji – mają wysokie wymagania. Nie będą dzwonić, aby spytać, czy dany produkt jest dostępny, prosić o wysłanie im katalogu produktów albo czekać na moment, w którym sprzedawca może przyjąć zamówienie. Chcą mieć stały dostęp do informacji i możliwość dokonania zamówienia w dowolnej chwili. W konsekwencji powoli kolejni klienci zaczynają wybierać hurtownię B. Firma A, aby odpowiedzieć na oczekiwania klientów oraz utrzymać konkurencyjność, musi więc wdrożyć nowe rozwiązania. Ponieważ zrobiła to znacznie później niż konkurencja – stoi na gorszej pozycji.

Dodatkowo, firma A znajduje się w trudniejszej sytuacji, gdy nadchodzi kryzys. Na przykład taki, jak pandemia SARS-CoV-2, gdy osobiste dotarcie do klientów stało się niemożliwe albo utrudnione.

Co możesz zyskać, dzięki transformacji cyfrowej?

 

Dokładne korzyści, wynikające z digitalizacji zasobów oraz cyfryzacji procesów biznesowych, zależą od rodzaju wdrożonego systemu. Nowoczesne rozwiązania IT mogą usprawnić niemal każdy obszar działalności firmy – zarządzanie finansami, procesami sprzedażowymi, relacjami z klientami, nadzorowanie projektów, czynności HR-owe, przygotowywanie raportów, podejmowanie decyzji biznesowych, produkcję i tak dalej. Zwłaszcza zamówienie oprogramowania dedykowanego daje możliwość rozwiązania problemów, z jakimi boryka się firma oraz usprawnienie wszystkich procesów, jakie są istotne w konkretnym przedsiębiorstwie.

Przykładowe korzyści cyfryzacji to:

Analiza danych i usprawnienie procesu decyzyjnego

Systemy wysokiej jakości stale gromadzą i przetwarzają dane. Mogą też być wyposażone w funkcje umożliwiające na przykład automatyczne tworzenie raportów. Posiadanie pełnych informacji, możliwość ich bieżącego kontrolowania oraz łatwego analizowania daje pełniejszy podgląd sytuacji firmy. A co za tym idzie – pozwala na szybsze podejmowanie decyzji biznesowych, w oparciu o twarde dane.

Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie dają nowoczesne technologie w zakresie analizy danych, w firmie warto wdrożyć system Business Intelligence.

Szybsza realizacja zadań i jej niższy koszt

Dzięki wysokiej jakości systemom, pracownicy są w stanie wykonywać swoje zadania szybciej. Na przykład – dzięki temu, że w systemie CRM pod ręką są wszystkie dane o klientach i współpracy z nimi, wyszukanie potrzebnej informacji zajmuje mniej czasu. System obiegu dokumentów może tworzyć szablony, oszczędzając pracy pracownikom. Program może automatycznie posyłać upomnienia do klientów, którzy zalegają z zapłatą – dzięki czemu nie musi zajmować się tym pracownik. Tego typu usprawnienia sprawiają, że praca przebiega szybciej. A dzięki temu – niższe są też jej koszty.

Zdobywanie nowych klientów oraz podtrzymywanie lojalności dotychczasowych

Jednym z głównych celów cyfryzacji – niezależnie od tego, jaki system chce wprowadzić firma – jest usprawnienie przebiegu pracy i wyeliminowanie popełnianych podczas niej błędów. Sprawniejsza praca z kolei oznacza wzrost jakości świadczonych usług. To – w połączeniu z możliwością zbierania danych o klientach – ułatwia pozyskiwanie nowych leadów oraz podtrzymywanie lojalności dotychczasowych kontrahentów. (Na przykład – system CRM może ułatwić przygotowanie oferty z myślą o konkretnym kliencie albo rozesłanie mailingu o nowym produkcie. Moduł reklamacji w systemie sprzedażowym ułatwia szybkie rozpatrzenie reklamacji, przez co klient nie zirytuje się długim oczekiwaniem na decyzję. Automatyzacja przyjmowania zamówień dzięki systemowi magazynowemu sprawia, że klient krócej czeka na przesyłkę, przez co jest chętny do dalszej współpracy.)

Proste zarządzanie projektami i pracą zatrudnionych

Oprogramowanie IT może umożliwić przydzielanie zadań i nadzorowanie ich wykonania. Dzięki temu łatwiej kontrolować, czym w danej chwili zajmuje się pracowników, dysponować zasobami ludzkimi, dopilnowywać przestrzegania harmonogramów czy sprawdzać, jak przebiegają prace w danym projekcie.

Szacowanie rentowności projektów i LTV klienta

Oszacowanie opłacalności danego projektu jest możliwe dopiero, gdy posiada się jasne zestawienie wszystkich kosztów – także związanych z np. z czasem, jaki poświęcili pracownicy. Zbieranie takich danych i tworzenie szybkich zestawień jest znacznie łatwiejsze dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu. Podobnie sprawa przedstawia się z obliczaniem rentowności współpracy z konkretnym klientem oraz estymowanie LTV dla nowych klientów.

Usprawnienie obiegu dokumentów

Digitalizacja dokumentów ułatwia wyszukiwanie potrzebnych informacji, dostęp do dokumentacji oraz zmniejsza ryzyko utraty np. umów czy faktur. Wdrożenie odpowiedniego systemu ułatwia także przepływ dokumentów pomiędzy działami oraz pracę grupową nad konkretnym plikiem

Uniezależnienie od wiedzy konkretnego pracownika

Elektroniczne zasoby pozwalają na zniwelowanie wpływu pojedynczej osoby na sukces konkretnego przedsięwzięcia. Na przykład – jeśli firma nie posiada systemu CRM ani opracowanych procedur, może się zdarzyć, że informacje o ustaleniach z klientem posiada tylko konkretny account. W momencie, gdy ten pójdzie na urlop czy zwolnienie – pojawia się problem. Jeżeli jednak potrzebne dane są wprowadzone do systemu – np. o tym, kiedy ostatni raz kontaktowano się z klientem, co ma zostać przekazane w konkretnym terminie – znacznie łatwiej przejąć obowiązki tego pracownika.

Oprogramowanie usprawniające procesy biznesowe – wybrane przykłady

By lepiej zaprezentować, w jaki sposób cyfryzacja może usprawnić pracę w firmie oraz rozwiązać problemy w przedsiębiorstwie, wybraliśmy kilka realizacji z naszego portfolio. Na ich przykładzie zademonstrujemy, jak cyfryzacja może wspomóc biznes.

System monitorujący stany magazynowe stojaków

Nasz partner – firma z branży stolarki okiennej – borykał się z problemem w zarządzaniu stojakami, przeznaczonymi do przewozu stolarki okiennej. Stojaki często nie były zwracane przez zamawiających. Firma miała przez to problemy z ustaleniem, jaką liczbą stojaków dysponuje, gdzie te się znajdują oraz ponosiła dodatkowe koszty związane z uzupełnianiem stanów magazynowych.

Dla klienta stworzyliśmy system i aplikację, umożliwiające katalogowanie stojaków. Stojaki mogą być etykietowane i przypisywane do konkretnych zamówień. W systemie istnieje możliwość nadawania im statusów, monitorowania ich lokalizacji i sprawdzanie, jak długo stojaki znajdują się u klienta. Te opcje ułatwiają śledzenie liczby stojaków dostępnych w magazynie oraz upewnienie się, że żadne nie zostaną zapomniane u klienta. Dodatkowo, specjalna aplikacja, odczytująca kody kreskowe, ułatwia szybkie przyjmowanie i wydawanie stojaków – co przyspiesza realizację zamówień.

Stworzony przez nas system to przykład oprogramowania, które rozwiązuje bardzo konkretne problemy i przynosi realne korzyści biznesowe. (Łatwiejsze planowanie dostaw, oszczędność wynikająca z wyeliminowania kłopotu znikających stojaków, szybsza praca magazynu.)

System z aplikacją PWA dla DiaHem Diagnostics Products

DiaHem to firma posiadająca magazyn specjalistycznych części zamiennych, w którym zamówienia składają inżynierowie. Proces składania zamówień odbywał się przez e-mail – inżynierowie generowali PDF z potrzebnymi częściami i przesyłali zamówienie. Proces był czasochłonny i podatny na błędy.

Aby go usprawnić, a także zapewnić osobom zarządzającym magazynami większą kontrolę nad stanami magazynowymi, zdecydowano się na stworzenie systemu dedykowanego. Jego funkcje nie tylko pozwalają wygodnie i szybko złożyć zamówienie klientom, ale także monitorować na bieżąco stany magazynowe. Dzięki temu:

• Proces został dostosowany do oczekiwań klientów i ułatwił im współpracę z firmą
• Zminimalizowano ryzyko błędów
• Zapewniono większą kontrolę nad stanami magazynowymi (umożliwia to np. monitorowanie, czy nie ma konieczności uzupełnienia zapasów konkretnej części albo sprawdzanie, które produkty są najczęściej zamawiane).

System ERP dla klienta z branży budowlanej

Firma, będąca jednym z liderów w branży budowlanej, zgłosiła się do nas z potrzebą stworzenia kompleksowego programu, który usystematyzuje i przyspieszy szereg procesów biznesowych. Przede wszystkim:

• Przygotowywanie harmonogramów prac
• Obieg dokumentów i faktur
• Rozliczanie pracowników, nadzorowanie budżetów i prognozowanie rentowności projektów
• Analizę danych.

Rozwiązania stosowane do tej pory nie sprawdzały się w pełni. Tworzenie harmonogramów w Exelu było czasochłonnym procesem, podatnym na błędy. W firmie używano ponadto gotowego systemu, usprawniającego obieg dokumentów – nie był on jednak dostosowany do procesów, obowiązujących w firmie, ani dużej liczby przetwarzanych plików.

W ścisłej współpracy z klientem – który dokładnie wiedział, jakich opcji potrzebuje i co było problem w dotychczas stosowanych rozwiązaniach – stworzyliśmy oprogramowanie w pełni dostosowane do oczekiwań naszego partnera. Przygotowywanie harmonogramów, tworzenie faktur, przesyłanie informacji pomiędzy działami stało się szybsze, a dzięki temu – pracownicy mogli szybciej realizować swoje zadania. Zminimalizowano także ryzyko błędów. Narzędzia do gromadzenia i przetwarzania danych pozwoliły uzyskać zarządowi bardziej kompleksowy obraz kondycji spółki, lepiej estymować przyszłe zyski, sprawdzać rentowność współpracy z określonymi kontrahentami oraz sprawniej podejmować decyzje biznesowe.

System sprzedaży biletów i aplikacja dla weryfikatora

Nasz klient – Fresh N Dope – zajmuje się sprzedażą biletów na wydarzenia artystyczne i sportowe. Potrzebował specyficznego systemu sprzedażowego, który umożliwi:

•       Łatwe wyszukiwanie biletów
•       Wygodny zakup – także z urządzeń mobilnych
•       Dostęp do wszystkich statystyk sprzedażowych
•       Bezpieczne płatności
•       Generowanie biletu do PDF – z unikalnym kodem QR
•       Komfortowe zarządzanie systemem
•       Szybką weryfikację biletów.

Intuicyjna obsługa sprawia, że klienci rzadziej rezygnują z zakupu, by wybrać platformę konkurencji. Dane sprzedażowe – pozwalają na łatwiejsze nadzorowanie finansów, badanie zainteresowania wydarzeniem, estymowanie szybkich zysków. Aplikacja do sprawdzania biletów sprawdza z kolei, że weryfikacja wejściówek przed wydarzeniem jest szybsza.