Bariery w rozwoju, czyli dlaczego dział IT wstrzymuje cyfrową transformację?

Czasy papierowych dokumentów i gromadzenia danych w Excelu MIJAJĄ bezpowrotnie. No właśnie – dlaczego już na wstępie użyliśmy słowa “mijają”, a nie “minęły”? Ponieważ ten proces trwa, a wiele przedsiębiorstw nadal panicznie boi się przeprowadzenia transformacji cyfrowej – wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań IT, które mają za zadanie usprawnić procesy biznesowe. Powodów i argumentów jest mnóstwo, a do tych największych możemy zaliczyć po prostu strach przed transformacją. Jakie są najczęstsze powody wzbraniania się przed zmianami technologicznymi w firmach – i czy faktycznie są one słuszne?

Czym jest transformacja cyfrowa?

Transformacja cyfrowa już jako samo pojęcie brzmi poważnie i groźnie. Nie zawsze jednak oznacza długi, kosztowny i skomplikowany proces. Transformacją cyfrową możemy nazwać zarówno przygotowanie prostej aplikacji mobilnej, jak i wdrożenie obszernego systemu do automatyzacji produkcji. Ogólnie rzecz biorąc polega ona na znalezieniu nowych sposobów osiągania korzyści, zwiększania efektywności i generowania przychodów dla firmy przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii. Koszty takiej transformacji, czas i poziom skomplikowania zależą od bardzo wielu czynników takich jak – złożoność procesów, wielkość przedsiębiorstwa, ilość użytkowników systemu etc. Wszystko to jednak zawsze wiąże się z jednym – ze zmianą i podjęciem decyzji, że jesteśmy na taką zmianę gotowi. Kiedy zatem możemy uznać, że firma może dokonać wdrożenia?

Dlaczego firmy ZASTANAWIAJĄ SIĘ nad przeprowadzeniem transformacji cyfrowej?

Transformacja technologiczna to bardzo szerokie pojęcie. Firmy decydują się na wdrożenie nowych rozwiązań przede wszystkim, by zautomatyzować pracę i zwiększyć jej efektywność, poprawić jakość świadczonych usług oraz usprawnić procesy analityczne. Jak wynika z badań IDC Poland – najczęstszą przyczyną transformacji są oczekiwania klientów, rosnąca dostępność nowych technologii oraz coraz większa konkurencja. (Więcej na ten temat można przeczytać w naszym artykule: Cyfrowa transformacja w biznesie – co możesz zyskać dzięki wdrożeniu nowych technologii? https://www.intellect.pl/blog/cyfrowa-transformacja-biznesie/)

Nie wszystkie polskie przedsiębiorstwa chętnie wkraczają w „erę cyfrową”. Wedle raportu przygotowanego przez Dell Technologies:

• zaledwie 5% polskich firm to tak zwani „liderzy transformacji”,
• 24% przedsiębiorstw sprawnie wdraża nowe rozwiązania i posiada jasne plany na przyszłość w tym zakresie,
• 37% organizacji zmiany wprowadza stopniowo, podchodząc do nich z dużą ostrożnością,
• aż 34% to firmy, które inwestują w cyfryzację z opóźnieniem i w niewielkim zakresie – albo wręcz nie robią tego wcale.

(Źródło.)

Dlaczego firmy NIE DECYDUJĄ się na przeprowadzenie transformacji cyfrowej?

W wielu firmach podchodzi się do cyfryzacji z dużą ostrożnością albo całkowicie unika wdrażania nowych rozwiązań. Na ile zasadne są te obawy? Za decyzją o transformacji cyfrowej nie stoi cała firma, a przede wszystkim człowiek lub kilka osób. A jak wiemy – my, jako ludzie – boimy się zmian. Każdy z nas ma swoje przyzwyczajenia, nie lubi wychodzić ze strefy komfortu, nawet jeśli nie znajdujemy się w idealnej sytuacji biznesowej. Codzienne rytuały, sposób działania, komunikowania się, nie zawsze działają w idealny sposób, ale są nam już znane i wydają się “bezpieczne”. Punktem wyjścia jest zatem uświadomienie sobie, że każda decyzja biznesowa dotycząca zmian i próby rozwoju wiąże się przede wszystkim z nowymi możliwościami i korzyściami. Tylko wtedy będziemy mogli skupić się na pozytywnych aspektach transformacji, a nie na negatywnych stronach. Właśnie – czy istnieją minusy transformacji cyfrowej? Jakie są nasze największe obawy? Oto najczęściej zadawane pytania w sytuacji podjęcia decyzji o transformacji cyfrowej:

• Czy ja w ogóle osiągnę korzyści z tej zmiany?

Główną przyczyną odwlekania w czasie wdrożenia nowych rozwiązań przez przedsiębiorstwa jest trudność w precyzyjnym oszacowaniu możliwych do osiągnięcia korzyści. Owszem, dokładne estymacje są bardzo trudne do wykonania, jednak prawie zawsze jesteśmy w stanie sporządzić prognozy przedstawiające zakładane rezultaty. Założenia te mogą opierać się chociażby na wyznaczeniu sobie efektów, które chcemy osiągnąć. W końcu właśnie na tym polega największa zaleta nowoczesnych technologii – za jej pomocą mamy osiągać wyznaczone cele. To rozwiązania IT mają dopasować się do naszych celów biznesowych a nie na odwrót. Może więc naszym największym problemem jest brak zaufania do technologii – nie zawsze wierzymy w to, że w pełni dostosuje się ona do naszych oczekiwań?

Jeżeli choć w małym stopniu jest właśnie tak – to bardzo przydatnym rozwiązaniem jest przygotowanie odpowiedniego researchu rynku. Te informacje możemy znaleźć w branżowych raportach, mediach, czy case study. O takie działania możemy poprosić także naszego potencjalnego partnera technologicznego – firmę, która będzie odpowiedzialna za zbudowanie i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. W ofercie software housów coraz częściej pojawia się usługa bezpłatnej konsultacji czy warsztatów koncepcyjno – strategicznych mających na celu rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące potencjalnego wdrożenia.

• Czy znajdę odpowiedniego partnera technologicznego?

Wdrożenie innowacyjnych rozwiązań to nie lada wyzwanie. Dlatego też przy realizacji takich projektów często jesteśmy zmuszeni do skorzystania z pomocy firmy zewnętrznej np. software house’u. Na tym etapie mogą pojawić się kolejne wątpliwości – czy znajdę odpowiedniego partnera, czy on zrozumie moje potrzeby i cele biznesowe? Obawiamy się  wpuszczenia zewnętrznych zespołów IT na nasze “własne podwórko”, wstydzimy się naszych obecnych, zacofanych rozwiązań, boimy się kosztów i braku kontroli nad projektem.

Mając takie rozterki warto pamiętać, że na rynku jest bardzo wiele firm, które wdrażają nowoczesne oprogramowanie – naprawdę jest w czym wybierać! Firmy te oferują zarówno gotowe rozwiązania, pudełkowe, ale także są w stanie zbudować rozwiązania mobilne i webowe dopasowane w 100% do naszych oczekiwań. Dodatkowo oferują one warsztaty, podczas których jesteśmy w stanie precyzyjnie omówić każdy szczegół projektu, zanim zdecydujemy się na podpisanie umowy. Nie kupujemy zatem kota w worku, a dopracowaną koncepcję rozwiązania IT.

• Czy ja potrzebuje cokolwiek zmieniać?

Zdarza się, że w firmie – czasem nawet w samym dziale IT – nie mamy świadomości tego, że zmiany są konieczne. Trwamy w przekonaniu, że skoro coś działało przez dziesięć lat, to sprawdzi się także teraz i w przyszłości. Transformację cyfrową traktujemy wręcz jako problem. Czasami warto jednak zaufać zasadzie ciągłego doskonalenia się, zwłaszcza w świecie, w którym zmiany postępują bardzo szybko. Zmiana to nieodłączna część życia i biznesu. Zmienia się rynek, oczekiwania konsumentów oraz konkurencja. Stare rozwiązania przestają się sprawdzać, a firma, która kurczowo się ich trzyma, może łatwo pozostać w tyle za konkurencją.

• Czy stać mnie na transformację cyfrową?

Transformacja technologiczna zawsze wymaga pewnych nakładów finansowych – i w wielu firmach jest to powód, dla którego pracownicy wciąż pracują w Excelu czy Wordzie. Nie można zaprzeczyć, że wdrożenie nowych rozwiązań, będzie wiązało się z nakładami finansowymi, ale nie zawsze z tak dużymi, jak nam się wydaje. Dlatego warto pamiętać o tym, że mamy różne możliwości. Przede wszystkim nic nie stoi na przeszkodzie, by przed wdrożeniem rozwiązania, przygotować wycenę projektu wraz z zewnętrzną firmą IT – np. software housem, który dokładnie określi budżet projektu. Ponadto, nie zawsze musimy decydować się na usprawnianie wszystkich procesów w firmie – możemy to robić etapami, planując budżet w najbardziej korzystny dla nas sposób.

Pamiętajmy, że to inwestycja w przyszłość. Zbyt długie zwlekanie z digitalizacją procesów biznesowych może wiązać się z oszczędnością dzisiaj, ale z jeszcze większymi wydatkami jutro! To tzw. dług technologiczny, który z czasem robi się coraz większy, a w przyszłości może generować coraz to więcej problemów.

• Czy nie popadnę w jeszcze większy dług technologiczny?

Załóżmy, że firma boryka się z długiem technologicznym. Tzn., że znajduje się w sytuacji, w której proces przeprowadzenia transformacji jest trudny, czasochłonny i wymaga od nas dużej odwagi i zaangażowania. Ale jest także dobra wiadomość – im szybciej zdecydujemy się na digitalizację, tym lepiej. Nasze problemy nie rozwiążą się same – wręcz przeciwnie, będzie tylko coraz gorzej. Postęp techniczny i ewolucyjne zmiany w firmach, są jak narastająca liczba brudnych naczyń w zlewie – prędzej czy później będziemy musieli albo pozmywać naczynia lub wyrzucić je i kupić nowe. W obydwu przypadkach będzie nas to sporo kosztowało – czasu i nakładu finansowego. Dotyczy to zarówno aktualizowania zakresów obowiązków, dokumentacji, usprawniania procesów biznesowych, przeprowadzania analiz, wdrażania nowych rozwiązań, jak i upgrade’ów oprogramowania.

• Czy ja mam na to czas?

Przyczyną odwlekania czy nawet rezygnacji z wdrażania nowych technologii jest często brak czasu. Zazwyczaj skupiamy się na obecnych projektach i celach długoterminowych – a wdrożenie nowego systemu oraz zmiana podejścia wymagają czasu i odwagi. Czasu, który wolimy poświęcić np. na obsługę klientów. To jednak błędne koło – im więcej czasu poświęcimy teraz na usprawnienia technologiczne, tym szybciej przekonamy się, że taka zmian może skrócić realizację wielu procesów w naszej firmie i usprawnić jej organizację.

Podobnie jak w przypadku finansów, jest to inwestycja na przyszłość. Trzeba przeznaczyć zasoby i czas na wdrożenie nowych rozwiązań, aby w przyszłości móc zbierać z tych działań profity. Nie zawsze warto iść na skróty – wybierać tanie i gotowe, pudełkowe rozwiązania. Warto zastanowić się nad dedykowanym systemem, przeprowadzeniem odpowiedniej analizy, wyceny, symulacji kosztów i estymację efektów, by zrobić to raz, a dobrze!

• Jak zmotywować pracowników do działania?

Najbardziej oporni wobec wprowadzania nowych rozwiązań często są sami pracownicy. Przyczyn takiego stanu rzeczy może być wiele. Od nieznajomości technologii, przez niechęć do nauki nowych rozwiązań i niezrozumienie, jaki cel ma zmiana aż po strach, że rezultatem automatyzacji będą zwolnienia. Z tą barierą łatwo jednak sobie poradzić. Obawy pracowników można zażegnać, stawiając na pełną transparentność: informując ich, jakie zmiany zajdą i wyjaśniając, dlaczego są konieczne. Warto całej firmie przedstawiać na bieżąco efekty usprawnień.

Podsumowanie

Proces transformacji technologicznej bywa trudny, czasochłonny i wymaga nakładów finansowych oraz odpowiedniego przygotowania. Powinien być przeprowadzany “z głową” – według konkretnych założeń, analiz, po wybraniu odpowiedniej technologii i metodologii pracy. I choć często dostrzegamy bariery, które zatrzymują nas przed działaniem i wdrażaniem nowych rozwiązań, warto zdawać sobie sprawę z tego, że są one możliwe do pokonania. Nie ulega wątpliwości, że obecnie trwa rewolucja, która wymusza fundamentalne zmiany w działaniu polskich (i nie tylko) organizacji. Na koniec chcemy podkreślić, że warto przed przystąpieniem do zmian znaleźć odpowiedniego partnera technologicznego, który wyceni nam cały projekt, przeprowadzi warsztaty, przygotuje analizę potrzeb. To najbezpieczniejsza droga do odpowiedniego przeprowadzenia transformacji cyfrowej w firmie i osiągnięcia założonych celów biznesowych.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu się do transformacji cyfrowej? Zamów BEZPŁATNĄ KONSULTACJĘ