Integracje między systemami – jak przebiegają i kiedy warto je przeprowadzić?

Gdy firma korzysta z wielu różnych systemów, pojawia się problem rozproszenia danych. Ich zebranie oraz przygotowanie analiz, które pomogą ocenić kondycję biznesu oraz podjąć decyzje co do dalszej działalności, często okazuje się trudne albo niemożliwe. W takich sytuacjach można sięgnąć po integrację między systemami – lub zdecydować się na stworzenie oprogramowania dedykowanego.

Scentralizowana analiza danych

Zbieranie i analizowane danych jest nieodłączną częścią działalności każdego przedsiębiorstwa. Wdrożenie w firmie oprogramowania znacznie te procesy ułatwia i przyspiesza. Jeśli jednak poszczególne działy posługują się odrębnymi systemami, pojawia się potrzeba centralizacji. Logistyka, dział sprzedaży, księgowość czy biuro projektowe posiadają narzędzia jedynie do kontrolowania procesów na swoim poletku. Wiąże się to z takimi problemami jak:

• Trudność w uzyskaniu podglądowej sytuacji całej firmy
• Czasochłonność procesu zbierania i analizowania danych – konieczne jest przeprowadzanie analiz etapowych, najpierw przygotowując raporty cząstkowe na podstawie danych z poszczególnych systemów
• Ryzyko dokonania błędnych analiz lub przegapienia istotnych informacji – co z kolei może odbić się niekorzystnie na kondycji firmy
• Wydłużony czas wprowadzania oraz wyszukiwania danych – często konkretne informacje trzeba wprowadzić do kilku systemów osobno (np. dane klienta), co z kolei – pochłania dodatkowy czas.

Integracja systemów jako sposób na scentralizowanie danych

Pierwszym, niemal intuicyjnym rozwiązaniem powyższych kłopotów, jest zintegrowanie wszystkich systemów. Tę można przeprowadzić na kilka sposób.

Integracja jednokierunkowa

Jeśli naszym celem jest jedynie umożliwienie gromadzenia i analizowania danych w jednym miejscu, wystarczy integracja jednokierunkowa – od systemów do serwisu integrującego. (Czyli: dane z każdego systemu – np. crm, księgowego, sprzedaży – są przesyłane do jednego, centralnego systemu. Tenże system jednak nie może przesyłać danych do podsystemów.)

Integrację można przeprowadzić manualnie – m.in. poprzez eksport danych z każdego systemu używanego w firmie. Otrzymane wyniki analizuje się w Excelu czy programach klasy Business Intelligence (jak Tableau lub Microsoft Power BI). Można również stworzyć mechanizmy, którzy nieco zautomatyzują ten proces. To rozwiązanie jest jednak obarczone wieloma wadami. Wymaga dużego nakładu pracy i czasu, a przydatna jest także znajomość bazodanowych składni języka SQL. Co więcej, dane z wielu systemów nie są ze sobą skorelowane, więc przenalizowanie informacji po eksporcie może okazać się trudne lub wręcz niemożliwe.

Przeszkodą w integracji jednokierunkowej może być także… brak opcji eksportu danych lub opcje eksportu mało optymalne: jak zapis wyłącznie w rzadko spotykanych formatach czy konieczność bezpośredniego połączenia do baz danych. Na szczęście, większość nowoczesnych systemów i aplikacji posiada tzw. Interfejs programistyczny (API), który pozwala na pobranie z systemu surowych danych (gotowych do dalszej obróbki).

Integracja jednokierunkowa to rozwiązanie przydatne, ale niedoskonałe. Umożliwia scentralizowane gromadzenie danych i ułatwia ich analizę. Pozwala także na utrzymanie dotychczasowych przyzwyczajeń użytkowników – którzy wciąż pracują na tych samych systemach, co do tej pory. Niestety, po pierwsze, wymaga wdrożenia nowego oprogramowania (przez co w firmie przybywa kolejny już system), po drugie – dane w użytkowanych systemach wciąż nie są w pełni spójne. Przez to nie zawsze jakość otrzymywanych lub wymienianych danych jest wysoka. To z kolei sprawia, że w firmie wciąż nie wykorzystuje w pełni potencjału gromadzonych danych.

Integracja dwukierunkowa

Drugim typem integracji jest integracja dwukierunkowa, która – w przeciwieństwie do jednokierunkowej – może zapewnić spójność danych w różnych systemach. 

Integracja dwukierunkowa polega na sprawieniu, że systemy wymieniają ze sobą „klucze” – dzięki którym można łączyć dane. (Taka opcja nie jest jednak możliwa w każdym wypadku: system musi posiadać opcję wprowadzenia klucza.)

Inną metodą jest automatyczna integracja za pośrednictwem zewnętrznych systemów, umożliwiających integrację (jak Zapier). Zdarza się też, że systemy obsługują tzw. Webhooki – pozwalające na przekazywanie odpowiednio przygotowanych pakietów informacji.

Integracja dwukierunkowa ma tę przewagę nad jednokierunkową, że – dzięki wymianie informacji pomiędzy systemami – dane są spójniejsze. To zaś ułatwia dokonywanie analiz wysokiej jakości.

Czy integracja systemowa to zawsze najlepsze rozwiązanie?

Integracja systemowa to dobra opcja, by usprawnić analizy danych w firmie – ale nie najlepsza. Posiada bowiem sporo wad, spośród których największą jest konieczność ciągłego sprawdzania poprawności. Jeśli któryś z systemów, poddanych integracji, zostanie zaktualizowany, skontrolowana i ewentualnie zmodyfikowana powinna zostać też sama integracja. Ekosystem zintegrowanego oprogramowania wymaga więc stałego wsparcia ze strony programistów. To wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz z możliwymi problemami lub przerwami w funkcjonowaniu integracji.

Integracja danych w systemie dedykowanym

Jakie rozwiązanie może zastąpić integrację danych? Wykorzystanie jednego oprogramowania, które zaoferuje wszystkie funkcje potrzebne w firmie. 

“Inwestycja firmy w integratory dostępne na rynku, nawet w te bardzo zaawansowane – a co za tym idzie, często kosztowne – sprawia że tylko adaptujemy zbiór możliwości tych systemów do wyzwań i potrzeb naszego biznesu. Gotowe rozwiązanie oferuje jedynie ogół przypadków, ponieważ musi być jak najbardziej uniwersalne. Choć początkowo wydawać się może, że pokrywa 100% naszych potrzeb, w trakcie rozwoju firmy stawia przed nami coraz więcej kompromisowych wyborów. Inwestycja w rozwiązanie dedykowane nie tylko uniezależnia nas od podmiotów trzecich, ale dostarcza oprogramowanie, które wprost i w sposób optymalny je rozwiązuje.” – Damian Marszałek, PHP Developer Intellect Software House, podcaster “Programowanie to wyzwanie”

Jeśli wszystkie działania są wykonywane w jednym systemie – także ten jeden system gromadzi i przetwarza wszystkie dane. Dzięki temu:

• dane są spójne
• w przypadku wysokiej jakości systemu także od razu przygotowane do późniejszych, przekrojowych analiz
• istnieje możliwość zautomatyzowania procesu tworzenia raportów i wizualizacji
• czas potrzebny na wykonywanie analiz ulega skróceniu, a same analizy są pełniejsze niż w przypadku generowania ich na podstawie danych z odrębnych oprogramowań

To wszystko z kolei pozwala łatwo uzyskać bardziej kompleksowy obraz kondycji spółki, wyłapywać pewne zjawiska i ich przyczyny.

Centralny system dedykowany

Łatwa analiza danych to jednak tylko jedna z wartości, jaką centralne, dedykowane oprogramowanie wnosi do firmy. Podstawowym celem wprowadzenia takiego jest na ogół usprawnienie zarządzania organizacją, przepływu organizacji oraz firmowych procesów.

Inwestycja w oprogramowanie w firmach to zwykle przemyślana decyzja, a przyjmowane rozwiązania zależą od etapu rozwoju, na którym znajduje się organizacja. Początkowo oprogramowanie jest przede wszystkim narzędziem wspierającym rozwój, które musi mieć najlepszy stosunek użyteczności do ceny. Firmy więc często opierają się na oprogramowaniu dostępnym w rozliczeniu abonamentowym w modelu Saas (Software as a service – czyli gotowe programy, oferujące różne funkcje, z których korzysta się za opłatą.)

W późniejszym okresie, wraz z rozwojem firmy oraz wypracowaniem metod pracy, oprogramowanie „pudełkowe” często nie pokrywa w pełni rosnących potrzeb przedsiębiorstwa. Firma w pewnym momencie zaczyna potrzebować nowych, specjalizowanych funkcji. Tu, gdzie organizacja dąży do dalszego rozwoju, dotychczasowe oprogramowanie „się kończy”.

Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest więc zastąpienie kilku różnych systemów jednym, scentralizowanym oprogramowaniem dedykowanym, dostosowanym do procesów w konkretnej organizacji. Takie oprogramowanie powstaje od początku do końca z myślą o potrzebach danej firmy oraz rozwiązaniu problemów, jakie pojawiają się podczas działania. Dzięki temu inwestycja w oprogramowanie szybko się zwraca.

Pośród zalet systemu dedykowanego można wymienić m.in.:

• możliwość całościowego monitorowania procesów w firmie (nie jedynie w konkretnych działach – jak dzieje się w przypadku korzystania z różnych systemów)
• jednolitość na poziomie uprawnień
• dostosowanie do potrzeb i flow pracy w firmie
• przyspieszenie wielu procesów firmowych oraz zwiększenie ich transparentności
• możliwość rozwoju oprogramowania wraz z kierunkiem rozwoju firmy
• dostępność spójnych danych.

Oprogramowanie dedykowane od firmy Intellect

W projektach realizowanych przez Intellect stawiamy na głębokie zrozumienie biznesu klienta i jego procesów, dlatego jesteśmy w stanie dostarczać dedykowane oprogramowanie klasy ERP/CRM. 

Przykładem realizacji, umożliwiającej centralną analizę danych, jest system ERP dla firmy Muniak. Jeden, kompleksowy system zastąpił dotychczasowe oprogramowanie “pudełkowe” (a więc gotowe, za którego wykorzystywanie klient opłacał abonament.) Dotychczasowe rozwiązanie, niedostosowane w pełni do potrzeb firmy, nie sprawdzało się w stu procentach. Dzięki nowemu systemowi klient ma możliwość szybko określić kondycję spółki, wyliczać rentowność przedsięwzięć, oceniać kontrahentów i podwykonawców. Zarząd spółki w bardzo prosty sposób, poprzez dedykowany moduł, może spojrzeć na wyniki firmy w czasie rzeczywistym, sprawdzić status rozliczeń i prowadzonych projektów (budów). Obieg dokumentów w systemie jest teraz spójny i w obrębie systemu przepływa pomiędzy działami według ustalonych zasad. Interfejs systemu natomiast został opracowany z myślą o komforcie użytkowników – także tych, którzy nie poruszają się biegle w świecie nowoczesnych technologii.

Gdy otrzymujemy zadanie zmiany całościowego oprogramowania w firmie bardzo ważny są dla nas: research UX, sprawdzenie przyzwyczajeń użytkowników systemu (pracowników), zbadanie ich potrzeb i wymagań. Pozyskane wnioski są wykorzystane w projektowaniu interfejsów dla każdego typu użytkownika, pozwalając na łagodne przejście całej organizacji na nowe oprogramowanie. 

Innym przykładem realizacji pracy nad produktem dedykowanym, jest rozbudowany system CRM, który jest w ciągłym developmencie. Intensywny rozwój firmy i ekspansja na rynki zagraniczne wymagała od Software House Intellect podejścia zwinnego, które to zapewnia dostarczanie co dwa tygodnie działających, gotowych do wdrożenia funkcjonalności. System już obsługuje zintegrowaną agregację i analizę danych z wielu źródeł (również zewnętrznych), dzięki któremu możliwe jest uzyskanie pełnego przeglądu stanu firmy, jej procesów oraz szans handlowych. Moduł zarządzania czasem połączony z kalendarzem, generator umów czy planowanie i obsługa dostaw wspiera całą firmę i partnerów handlowych w zarządzaniu relacjami z klientami na najwyższym poziomie. Ponadto, automatyzacja procesów optymalizuje czas wcześniej spędzany na pracach typowo manualnych i pozwala firmie być liderem w swojej branży.   

“W sytuacjach wyjątkowych czy kryzysowych, mając w swojej firmie wdrożone oprogramowanie dedykowane, możemy w relatywnie krótkim czasie przystosować je – a co za tymi idzie także i firmę – do sytuacji wyjątkowych. Dzięki wsparciu ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, rozwiązanie będzie przemyślane i przystosowane do zmodyfikowanych wyjątkowo procesów. Dobrym przykładem jest obecna sytuacja z COVID-19, w której wiele firm – w tym także nasi klienci – musiało się zmienić z dnia na dzień.” – Sławomir Król, Frontend Developer Intellect Software House, podcaster “Programowanie to wyzwanie”

Moment, w którym oprogramowanie używane w firmie przestaje być funkcjonalne, to wyzwalacz do szukania kolejnego rozwiązania i jego integracji z aktualną infrastrukturą. Jednak w tej sytuacji warto spojrzeć na oprogramowanie firmy jak na układ nerwowy, niosący informacje z każdego obszaru firmy do ciała zarządczego. Integracje tego nie zapewnią.