Jak usprawniliśmy obieg dokumentów w firmie z branży budowlanej? Case study wdrożenia systemu ERP > Blog Intellect
Wciśnij enter, aby wyszukać
Blog Intellect / Case study  / Jak usprawniliśmy obieg dokumentów w firmie z branży budowlanej? Case study wdrożenia systemu ERP
obieg dokumentów w systemie ERP Intellect

Jak usprawniliśmy obieg dokumentów w firmie z branży budowlanej? Case study wdrożenia systemu ERP

Projekt:  Zaawansowany system ERP
Metodyka pracy: Scrum
Zespół: 6 osób
Technologie: PHP 7.3, Yii2, PostgreSQL, jQuery, SASS, Node, NPM, Webpack, Docker, gitlab, CI/CD

obieg dokumentów w systemie ERP Intellect

Dla naszego Klienta – jednej z wiodących firm z branży budowlanej, posiadającej swoje oddziały zarówno w kraju, jak i za granicą – zaprojektowaliśmy dedykowane oprogramowanie klasy ERP, odpowiadające za pełną optymalizację procesów biznesowych związanych z prowadzoną działalnością.

Na czym polegał problem z obiegiem dokumentów w firmie? 

Obieg dokumentów w firmie klienta jest ogromny – jest to kilka tysięcy różnego typu dokumentów miesięcznie. W związku z czym usystematyzowanie tego procesu jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania organizacji.  

Klient dotychczas korzystał z już systemu ERP. Niestety nie spełnił on oczekiwań – nie był rozwiązaniem dedykowanym, tylko gotowym, tzn. “pudełkowym” oprogramowaniem typu SaaS – Software as a service. System był bardzo rozbudowany i posiadał wiele funkcji niedostosowanych do procesów zachodzących w organizacji, których Klient nie wykorzystywał.

Co więcej, wspomniane funkcjonalności wprowadzały zamieszanie w obiegu dokumentów. Samo wprowadzenie dokumentów do systemu przez pracowników było bardzo czasochłonne, a skomplikowane flow obiegu wiązało się z wysokim ryzykiem błędu – mylnym określeniem statusu, złym przypisywaniem do projektu, czy nawet zaginięciem dokumentu. 

Jednocześnie w systemie brakowało takich funkcji, które precyzyjnie odpowiadałyby wymaganiom, specyfice biznesu, a przede wszystkim procesom zachodzącym w organizacji, przez co Klient nie mógł  rozwijać swojej działalności w takim stopniu i w takim tempie, jakby tego oczekiwał.  

Kluczowe wyzwania

Klient postanowił zainwestować w stworzenie dedykowanego rozwiązania – oprogramowania ERP, uszytego na miarę indywidualnych potrzeb. Oczekiwał dostarczenia narzędzia usprawniającego wszystkie obszary działalności firmy, które rozwiąże kluczowe problemy, a także zakładał pełną integrację zachodzących w organizacji procesów. 

faktura pracownicza

Jednym z nadrzędnych najważniejszych obszarów funkcjonowania firmy, który prezentujemy bliżej w tym artykule, był obieg dokumentów przedsiębiorstwa. Do naszych zadań należało zatem zaprojektowanie profesjonalnego i w pełni funkcjonalnego narzędzia, które zapewni:

  • idealnie dopasowane flow obiegu dokumentów, do procesów zachodzących w firmie,
  • skalowalność i szybkość działania, przy wielu dokumentach w obiegu oraz punktach ich kontroli, przeprowadzanej przez wielu użytkowników,
  • intuicyjność obsługi i zminimalizowanie ilości danych niezbędnych do wprowadzenia dokumentu do systemu,
  • zmniejszenie ilości czasu poświęcanego na wprowadzanie dokumentów,
  • redukcję ryzyka popełnienia błędu przez pracowników. 

Zwinny proces realizacji projektu

Projekt prowadziliśmy w modelu zwinnym, przy zastosowaniu frameworka Scrum. Zdecydowaliśmy się na taki model pracy ze względu na złożoność, wymaganie szybkiej adaptacji założeń systemu do zmian zachodzących w projektowanych procesach firmy oraz zmiennych warunków w branży. Wartość biznesowa dostarczana była przez dedykowany zespół specjalistów, w dwutygodniowych iteracjach, a ich efekt był gotowy do natychmiastowego wdrożenia.  

W ramach prowadzonych prac przeprowadziliśmy szczegółową analizę procesów zachodzących w organizacji, a także dotychczasowego rozwiązania ERP, które nie spełniło swojej roli.

W trakcie prac nad projektem korzystaliśmy z licznych technologii, które zagwarantowały niezawodność systemu – PHP 7.3, Yii2, PostgreSQL, jQuery, SASS, Node, NPM, Webpack, Docker, gitlab, CI/CD.

Zespół

Zaawansowany system ERP realizowany był przez   6 – osobowy zespół specjalistów, składający się z: product managera, scrum mastera, frontend dewelopera oraz 3 backend deweloperów. 

Obieg dokumentów odpowiadający procesom zachodzącym w firmie 

Zaproponowane przez nas rozwiązanie, w przeciwieństwie do poprzedniego, gotowego oprogramowania, z którego korzystał Klient,  to dedykowane narzędzie, dopasowane w 100% do indywidualnych potrzeb. Pozwala to na natychmiastową adaptację do zmieniających się warunków biznesowych, sprzyja konkurencyjności i optymalizacji procesów. 

historia zmian w systemie

W ramach funkcji systemu ERP, obieg dokumentów został maksymalnie usystematyzowany, tak by jak najlepiej odzwierciedlał procesy zachodzące w organizacji.

Co konkretnie udało nam się usprawnić w ramach obiegu dokumentów, dzięki wdrożonemu systemowi ERP?

  1. Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie stał się o wiele prostszy i dopasowany do konkretnych procesów. Obejmuje wiele typów dokumentów, a każdy z nich przechodzi przez inną, idealnie dopasowaną ścieżkę akceptacji w firmie. 
  2. Zminimalizowane zostało ryzyko błędu. Administracja nie boryka się już z mylnie przypisanymi dokumentami. System jest na tyle intuicyjny, że podpowiada osobie wprowadzającej dokument kolejne kroki, pozwalając przypisać status dokumentu powiązany z konkretnym etapem jego przekazania. 
  3. Interfejs systemu został zaprojektowany w taki sposób, aby pracownicy na każdym z etapów przekazania dokumentu, wprowadzali tylko niezbędne dane dla danego typu dokumentu, co znacznie skróciło czas obróbki poszczególnego dokumentu. 
  4. Opracowaliśmy indywidualne flow przekazywania dokumentów wraz ze statusami, ściśle związanymi z organizacją Klienta.
  5. Wdrożyliśmy OCR, który dał możliwość odczytu danych z plików PDF. System automatycznie sczytuje dane z pliku, a następnie uzupełnia poszczególne rubryki dokumentu odpowiednimi danymi. Na końcu, pracownik tylko weryfikuje poprawność wprowadzonych danych. 
  6. System jest szybki i wydajny. Nasz zespół deweloperski zoptymalizował go w taki sposób, aby przy ogromnej ilości dokumentów, jaka codziennie trafia do systemu – obecnie system obsługuje aż 100 000 dokumentów –  czas ładowania poszczególnego z nich nie przekraczał 1 sekundy. 

Podsumowanie

Mocna analiza procesów w organizacji Klienta i głębokie rozumienie jej specyfiki pozwoliło dostrzec możliwości optymalizacji obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa  i zaimplementować ją w systemie niezwłocznie bez szkody w zakresie i budżecie przedsięwzięcia.  

Obieg dokumentów w firmie uległ maksymalnej optymalizacji i usprawnieniu. Dzięki precyzyjnemu dopasowaniu do procesów zachodzących w organizacji, obsługa dokumentów stała się prosta i intuicyjna.  System ERP nie tylko ułatwił obróbkę dokumentów, ale także znacznie skrócił czas tego procesu oraz wyeliminował ryzyko błędów. Do tego jest szybki, wydajny, intuicyjny w obsłudze i dostosowany do obsługi tysięcy dokumentów miesięcznie. 

Anna Kaleta

Product Manager