Ostatnio mieliśmy okazję zorganizować wspólne warsztaty z OE Industry, będące wprowadzeniem do realizacji systemów sprzedaży i serwisu korporacyjnego.
Warsztaty przyniosły obopólne korzyści, zarówno dla klienta, jak i dla nas, jako software house’u, ponieważ pozwoliły na właściwe zrozumienie problemu, modelu biznesowego, walidację jego pomysłów, a następnie na wspólne wypracowanie optymalnego rozwiązania.
Na czym dokładnie polegały warsztaty? Dlaczego są takie ważne dla realizacji projektu? I czy warto w nie inwestować?
Kim jest nasz klient?
OE Industry to dostawca komponentów dla przemysłu i motoryzacji, od lat działający na wielu europejskich rynkach. Firma dostarcza zarówno pojedyncze elementy, jak i kompletne rozwiązania inżynieryjne w zakresie systemów oświetlenia i chłodzenia.
Klient postawił przed nami wyzwanie stworzenia systemów sprzedaży i nowoczesnego serwisu korporacyjnego – użytecznego, łatwego w nawigacji, dostosowanego do wymagań odbiorców wyszukiwarek i wizualnie spójnego z koncepcją komunikacji firmy.
Warsztaty – czyli bardziej efektywna współpraca
Warsztaty z klientem są nieodłącznym elementem projektów realizowanych w modelu zwinnym (Scrum). Spotkanie umożliwia przepracowanie modelu biznesowego klienta, zrozumienie jego celów i wizji, a także zastępuje dziesiątki maili, telefonów, czy wideokonferencji.
Ponadto dzięki stosowanym narzędziom, w przypadku warsztatów z OE Industry – Team Canvas oraz Business Model Canvas – jesteśmy w stanie dobrze poznać i zrozumieć klienta oraz jego model biznesowy, a także zbudować zaufanie i bliską relację.
Przebieg warsztatów z OE Industry i zastosowane narzędzia
Warsztaty z OE Industry były spotkaniem rozpoczynającym pracę nad projektem – realizacją systemów sprzedaży i serwisu korporacyjnego, w którym udział wzięli klient, czyli Product Owner oraz nasz zespół deweloperski. Głównym celem spotkania było zebranie jak największej ilości informacji o potrzebach klienta i jak najdokładniejsze zrozumieniu jego pomysłu na biznes.
Podczas warsztatów staraliśmy się doprecyzować takie kwestie jak:
- Co klient chce osiągnąć za pomocą swojego projektu?
- Jakie są potrzeby, motywacje, cele klienta?
- Kto jest grupą docelową?
- Kim jest persona?
- Jaki problem użytkowników chcemy rozwiązać?
- Jakie są wymogi i ograniczenia technologii?
- Jak wygląda model biznesowy klienta?
Pracę na warsztacie rozpoczęliśmy od narzędzia Team Canvas, które pozwoliło nam w ustrukturyzowany sposób zebrać informacje o wszystkich osobach zaangażowanych w projekt, ich rolach i umiejętnościach, doprecyzować cele projektu oraz określić zasady współpracy.
Kolejnym narzędziem, jakie wykorzystaliśmy podczas warsztatów, był Business Model Canvas, dzięki któremu dogłębnie zrozumieliśmy model biznesowy klienta, a w szczególności segment klientów i Unique Value Proposition – unikalną wartość, którą nasz klient chce oferować swoim użytkownikom.
Cele warsztatów
Głównymi celami przeprowadzonych warsztatów z OE Industry było zapoznanie się z modelem biznesowym klienta, przepracowanie wizji na systemy sprzedaży oraz serwis korporacyjny, a także wspólne nakreślenie ram projektu, które umożliwią efektywną współpracę, a finalnie jego pomyślną realizację i wdrożenie.
Spotkanie w formie warsztatów dostarczyło wiele dodatkowych korzyści, ważnych zarówno z punktu widzenia klienta i jego biznesu, jak i zespołu deweloperskiego.
Było to między innymi:
- możliwość personalnego zapoznania się wszystkich osób zaangażowanych w projekt,
- zebranie ustaleń dotyczących realizacji projektu,
- określenie wizji projektu,
- ustalenie sposobu współpracy,
- zebranie potrzeb, pomysłów i obaw,
- określenie skali projektu.
Ogromną wartością warsztatów jest możliwość przepracowania z klientem wspólnej wizji produktu przy zaangażowaniu każdego członka zespołu.
Podsumowanie warsztatów z OE Industry – co udało się wypracować?
Spotkanie warsztatowe z OE Industry pozwoliło klientowi przede wszystkim dokładnie przeanalizować swoje potrzeby, zweryfikować pomysły oraz poznać dostępne możliwości ich realizacji.
W związku z tym, klient uświadomił sobie, że w obecnym momencie priorytetem dla jego biznesu jest wdrożenie serwisu, a nie systemów sprzedaży. Warsztaty zatem pozwoliły dostrzec inną potrzebę biznesową, niż początkowo zakładał klient i w tym kierunku pokierować dalsze prace zespołu.
W trakcie warsztatów skupiliśmy się więc na serwisie – omówiliśmy jego wstępną strukturę, wymogi technologiczne, a także wspólnie zastanowiliśmy się nad jego wyglądem i działaniem. Następnie zaplanowaliśmy dalsze kroki projektu, których kluczowym elementem był UX reserach wśród grupy docelowej OE Industry.
Kluczowym elementem procesu badawczego było pozyskanie wiedzy o grupie docelowej – o tym, w jaki sposób szuka komponentów produkowanych przez naszego klienta, jak korzysta z dotychczasowej strony www, czego i w jaki sposób na niej szuka.
Wiedza zdobyta w trakcie krótkiego UX research, warsztatów oraz rozmów z klientem, posłużyła do zaprojektowania architektury serwisu oraz makiet, a obecnie jest wykorzystywana podczas prac nad designem strony.
Na przykładzie warsztatów z OE Industry widzimy, że spotkanie to należy rozpatrywać jako obopólną korzyść, zarówno dla klienta, jak i Intellect. W przeciwieństwie do „tradycyjnych” form komunikacji – czyli mailowej i telefonicznej – warsztaty pozwalają na lepsze zrozumienie projektu i jego tła, walidację pomysłów oraz zbudowanie partnerskiej relacji i wzajemnego zaufania.
Spotkanie kick-offowe to długofalowa inwestycja dla biznesu klienta. Odpowiednio przygotowane i moderowane warsztaty procentują zarówno na etapie samych spotkań, jak i w trakcie dalszej współpracy. Na przykładzie OE Industry widzimy, że warsztaty umożliwiają skuteczną weryfikację potrzeb biznesowych i wypracowanie optymalnych rozwiązań, a tym samym pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze oraz przyczyniają się do zoptymalizowania procesów biznesowych klienta.