Utrzymanie sprawnego obiegu dokumentów jest dla wielu firm prawdziwą bolączką – zwłaszcza dla większych przedsiębiorstw, w których przewijają się setki faktur i umów. Jakie można podjąć działania, aby zarządzanie dokumentacją stało się szybsze i bardziej efektywne?
Elektroniczny obieg dokumentów… nie wystarczy
O tym, że tradycyjny obieg dokumentów – a więc przechowywanie ich wyłącznie w wersji papierowej – jest w obecnych czasach przestarzały, chyba nikogo już nie trzeba przekonywać. Cyfryzacja dokumentacji w ciągu ostatniej dekady weszła niemalże do wszystkich firm i z każdym rokiem coraz bardziej wypiera tradycyjne metody zarządzania dokumentami. Przechowywanie dokumentów w wersji cyfrowej ma wiele atutów: zarządzanie nimi jest szybsze, łatwiej znaleźć potrzebne faktury czy umowy, mogą do nich uzyskiwać dostęp jednocześnie pracownicy różnych działów, nie potrzeba miejsca na magazynowanie papierów… Przynajmniej w teorii. Jeśli bowiem obieg dokumentów w firmie nie zostanie odpowiednio zorganizowany, same wersje elektroniczne nie wystarczą w celu usprawnienia zarządzania nimi. Konieczne jest wypracowanie procedur, a w przypadkach większych firm – skorzystanie ze specjalistycznych narzędzi. Wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, trzeba bowiem pamiętać m.in. o:
- Bezpieczeństwie danych – na fakturach i umowach często znajdują się dane wrażliwe, do których dostęp powinny mieć wyłącznie osoby uprawnione
- Właściwej kategoryzacji i etykietowaniu dokumentów – dokumenty powinny być podzielone w taki sposób, aby wyszukiwanie potrzebnego pliku oraz praca na nim było łatwe
- Dostosowaniu przepływu elektronicznych dokumentów do procedur już istniejących w firmie
- Ryzyku popełnienia błędów, w przypadku wybrania systemu mało intuicyjnego w obsłudze lub przyjęciu niejasnych procedur.
Usprawnienie obiegu dokumentów firmowych
Firmy, dążąc do usprawnienia obiegu dokumentów, najczęściej decydują się na jedno z poniższych rozwiązań:
Próba wypracowania odpowiednich procedur i korzystanie z narzędzi takich jak dyski zewnętrzne czy serwery
Ta opcja sprowadza się najczęściej do opracowania instrukcji obiegu dokumentów w firmie i stworzenia w sieci miejsca, do którego mają trafiać– i do którego dostęp mają wyznaczeni pracownicy firmy. Dzięki temu osoby, które potrzebują do tychże dokumentów zajrzeć, mogą zrobić to szybciej niż w wersji papierowej. Taki system – choć ma przewagę nad papierowym obiegiem dokumentów – jest jednak obarczony ryzykiem błędu i mało efektywny, zwłaszcza w przypadku dużych firm, przetwarzających dziesiątki czy setki faktur lub umów oraz potrzebujących systemu pozwalającego na sprawny przepływ informacji.
Skorzystanie z gotowych programów do zarządzania dokumentami
Gotowy system elektronicznego obiegu dokumentów daje już większe możliwości. Część programów pozwala na przykład na kategoryzowanie wprowadzanych do niego dokumentów czy nadawanie im różnych statusów. Takie rozwiązania – tak zwane „pudełkowe” – nie sprawdzą się jednak w przypadku każdej firmy. Nie są dostosowane pod potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa, często nie posiadają kluczowych opcji, a z kolei najbardziej rozbudowane, gotowe systemy z mnogością opcji, są nieintuicyjne w obsłudze. Dodatkowe funkcje – niepotrzebne w danej firmie – wprowadzają zamieszanie, a osoby korzystające z programu, mogą łatwo popełnić błąd.
Wdrożenie dedykowanego systemu, usprawniającego elektroniczny obieg dokumentów firmowych.
Rozwiązanie dedykowane jest ściśle dostosowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i branży. Dedykowany program do zarządzania dokumentami to opcja najlepsza, ale też najbardziej kosztowna. Coraz częściej firmy, zwłaszcza większe, decydują się właśnie na nie – pozwala bowiem ona usprawnić i przyspieszyć procesy, ułatwić pracę wielu działów i eliminuje ryzyko błędu. W dłuższej perspektywie więc – inwestycja okazuje się opłacalna.
Dlaczego warto usprawnić obieg dokumentów w firmie?
Firmy, które nie posługują się dokumentami w wersjach elektronicznych – bądź wybierają niedoskonałe systemy obiegu dokumentów elektronicznych – borykają się z licznymi problemami:
- Obróbka, archiwizacja i późniejsze wyszukiwanie potrzebnych papierów, pochłaniają dużo czasu, zwiększając koszty związane z zarządzaniem dokumentacją.
- Duże jest ryzyko popełnienia błędu, zagubienia ważnego dokumentu czy faktury, niedopilnowania terminów spłat czy wycieku danych – a każda tego typu pomyłka może przynieść negatywne konsekwencje firmie.
- Problemy z przepływem dokumentów mogą także tworzyć zamieszanie podczas realizacji projektów czy w kontaktach z klientami – co sprawia, że pracownicy tracą więcej czasu, wiąże się z wyższymi kosztami, a dodatkowo, negatywnie odbija się na jakości świadczonych przez firmę usług.
Elektroniczny system obiegu dokumentów opracowany z myślą o potrzebach i procesach konkretnej firmy może pomóc zaradzić na te wszystkie bolączki. Sprawny obieg dokumentów sprawia, że maleją koszty zarządzania dokumentami, eliminuje się ryzyko wielu błędów, a niektóre procedury zostają uproszczone.
Co zapewnia dedykowany system do zarządzania dokumentami?
- Dopasowanie zasad działania programu do już istniejących wewnątrz firmy procesów – dotyczy to zarówno sposobu, w jaki sposób dokumenty mają być wprowadzanie (np. wymaganych danych), możliwości nadawania im wybranych statusów, odpowiedniej kategoryzacji, jak i późniejszego przekazywania do kolejnych pracowników
- Prosty dostęp do dokumentów online przy jednoczesnej kontroli uprawnień użytkowników
- Skalowalność – system może obsługiwać nawet tysiące dokumentów
- Szybkie działanie – pracownicy tracą mniej czasu zarówno na wprowadzanie dokumentów do systemu, jak i późniejsze zarządzanie nimi
- Intuicyjność obsługi – systemy dedykowane, usprawniające elektroniczny obieg dokumentów, tworzone są w zgodzie z zasadami UX, na podstawie rozpoznania potrzeb i oczekiwań klienta. Dzięki temu korzystanie z najważniejszych dla danej firmy opcji jest intuicyjne i pracownicy mogą łatwo wdrożyć się w nowy sposób działania
- Mniejsze ryzyko popełnienia błędu przy wypełnianiu dokumentów
- Możliwość wprowadzenia dodatkowych funkcjonalności, ważnych w danej firmie – na przykład OCR, który daje możliwość odczytu danych z pliku pdf i automatycznego uzupełniania na tej podstawie rubryk dokumentu
- Usprawnienie przepływu informacji
- Bezpieczeństwo danych, zwłaszcza wrażliwych – np. danych osobowych
- Możliwość stworzenia wersji mobilnej systemu, która umożliwi działania z każdego urządzenia, posiadającego dostęp do internetu.
W konsekwencji zaś: korzystanie z dedykowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na zmniejszenie kosztów zarządzania dokumentami, przyspieszenie procedur, udoskonalenie pewnych procesów, wyeliminowanie popełnianych przez pracowników błędów i podniesienie jakości obsługi świadczonej klientom.
W jaki sposób usprawniliśmy system obiegu faktur i innych dokumentów w firmie z branży budowlanej?
Pośród naszych realizacji znalazły się także systemy dedykowane, mające usprawnić elektroniczny obieg faktur i dokumentów. Jeden z takich programów został opracowany na potrzeby dużej firmy z branży budowlanej. Każdego miesiąca przetwarza ona tysiące faktur – wystawianych zarówno klientom, jak i na firmę – oraz innych dokumentów. Firma korzystała z gotowego programu do elektronicznego obiegu dokumentów – niestety, takie rozwiązania „pudełkowe” nie sprawdzały się w tym przypadku. Mniej skomplikowane systemy nie spełniały wymagań firmy, system bardziej rozbudowany posiadał wiele zbędnych opcji, a istniejące funkcjonalności nie były dostosowane do procedur obowiązujących w przedsiębiorstwie. W konsekwencji nieintuicyjna obsługa i mnogość opcji tworzyły ryzyko popełnienia błędów i spowalniały obieg dokumentów.
Klientowi dostarczyliśmy oprogramowanie do obiegu dokumentów szyte na miarę – usprawniające pracę wszystkich działów i rozwiązujące problemy, z jakimi borykał się klient. Dostarczony produkt jest nie tylko szybki, wydajny i skalowalny, ale także posiada specjalne funkcje, na jakich zależało klientowi – np. przy wprowadzaniu dokumentów wymaga wpisania jedynie niezbędnych danych, a przekazywanie dokumentów dalej zostało opracowane tak, by odpowiadało przepływowi pracy przedsiębiorstwa. Dzięki temu elektroniczny obieg dokumentów został usprawniony, pozwalając na zoptymalizowanie wielu firmowych procesów.
Więcej na ten temat można przeczytać w naszym w artykule – „Jak usprawniliśmy obieg dokumentów w firmie branży budowlanej?„
Chcesz usprawnić obieg dokumentów w swojej firmie?
Skontaktuj się z nami!