Klient: Firma budowlana
Projekt: Kompleksowy system ERP
Metodyka pracy: Scrum, 15 sprintów
Zespół: 6 osób – deweloperzy, specjalista UX oraz Product Manager
Technologia: PHP 7.3, Yii2, PostgreSQL, jQuery, SASS, Node, NPM, Webpack, Docker, gitlab, CI/CD
Kim jest klient?
Zostaliśmy wybrani przez kolejnego klienta – tym razem firmę budowlaną, działającą na rynku europejskim już od niemal trzydziestu lat. Spółka realizuje projekty zarówno biurowe, jak i handlowe oraz dla klientów indywidualnych, nie tylko w Polsce, ale też w innych krajach Europy – przede wszystkim Szwecji, gdzie znajduje się jedna z głównych siedzib.
Firma dynamicznie się rozwija: zatrudnia coraz więcej pracowników, także sezonowych, poszerza obszar działalności, przyjmuje nowe projekty. Zarządzanie takim przedsiębiorstwem oraz sprostanie rosnącym wymaganiom i potrzebom klientów, staje się coraz większym wyzwaniem. Wymagało w ostatnich latach poszukiwania nowych narzędzi, które usprawnią przebieg firmowych procesów. Stąd pojawiła się potrzeba wdrożenia kompleksowego systemu ERP, dostosowanego do dotychczasowych procesów w firmie.
Z jakimi problemami borykał się klient?
System ERP, dla tak dużej firmy, musi rozwiązywać nie jeden problem, ale cały ich szereg – usprawniając zarządzanie licznymi procesami firmowymi. Firma już wcześniej posiadała system ERP, ale było to gotowe rozwiązanie typu SaaS, które – jak się okazało z biegiem czasu – nie odpowiadało w stu procentach potrzebom firmy. Jego opcje nie były dostosowane do specyfiki działalności, a duża ilość niepotrzebnych funkcji utrudniała nawigowanie w platformie. Tym samym gotowy system nie rozwiązywał w pełni problemów, takich jak:
- Zbyt długi czas przygotowywania harmonogramów prac dla pracowników – wykonywany był w Exelu, a prace nad nim wymagały dnia – dwóch roboczych
- Niedoskonałość obiegu dokumentów i faktur – nadzorowanie obiegu dokumentów oraz faktur wymagało wiele czasu, było także narażone na błędy związane z „czynnikiem ludzkim” – przy ręcznym uzupełnianiu danych
- Utrudnione rozliczanie pracowników, nadzorowanie budżetów oraz prognozowanie rentowności projektów – poprzedni system nie sprawdzał się w 100% także w przypadku rozliczaniu pracowników i budżetów projektów, oraz obliczaniu i prognozowaniu rentowności
- Utrudniona analiza danych – firma dbała o gromadzenie danych, ale ze względu na ograniczenia systemu, ich analiza była utrudniona. Brak wiarygodnych analiz zaś sprawiał, że stawianie wniosków na przyszłość było trudniejsze
Wyzwanie: stworzenie kompleksowego systemu ERP
Klient zgłosił się do nas z potrzebą stworzenia systemu dedykowanego – w stu procentach dostosowanego do procesów, jakie utrwaliły się w firmie, rozwiązującego wszystkie problemy, którym nie mogły sprostać rozwiązania „pudełkowe” – czyli gotowe, przygotowywane z myślą o służeniu wielu firmom w zamian za opłatę, nieposiadające funkcji opracowywanych pod indywidualne potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa. Duża świadomość klienta, który doskonale wiedział, jakiej platformy potrzebuje i jakie opcje nie sprawdzały się do tej pory, była przydatna podczas prac nad projektem.
Naszym zadaniem było zadbanie o to, aby system:
- Umożliwiał szybkie tworzenie harmonogramów prac
- Usprawniał obieg dokumentów oraz faktur
- Pozwalał na proste zarządzanie finansami – w tym rozliczanie pracowników i budżetów projektowych oraz automatycznie obliczał rentowność projektów
- Umożliwiał szybkie uzupełnianie kart projektów
- Gromadził dane i przygotowywał raporty – w systemie przechowywane są wszystkie istotne dane, dotyczące nie tylko finansów, ale też np. stanu zatrudnienia, rodzaju umów, ocen pracowników czy dotyczących współpracy z kontrahentami.
- Pozwalał zachować szybkość i wydajność niezależnie od liczby przetwarzanych danych – firma jest ogromnym przedsiębiorstwem, przetwarzającym dziesiątki tysięcy dokumentów i danych. Poprzednio stosowany system nie był dostatecznie wydajny, aby udźwignąć taki przepływ informacji bez zawieszania.
Projekt systemu musiał być maksymalnie dostosowany do wypracowanego „flow pracy”. Dodatkowo, ze względu na fakt, że w pewnym stopniu korzystają z niego wszyscy pracownicy, także ci niekoniecznie mający styczność z nowoczesnymi technologiami, oraz by przyspieszyć prace, należało zadbać o dużą intuicyjność ERP. System musi niemalże dosłownie „prowadzić pracownika za rękę” przy wprowadzaniu danych.
Zwinna realizacja dedykowanego systemu ERP
Projekt tworzyliśmy we współpracy z klientem – starając się maksymalnie zrozumieć jego potrzeby oraz poznać procesy, zachodzące w firmie. Rozbudowany system tworzyliśmy zwinnie, stosując metodykę pracy Scrum, dostarczając wyniki w dwutygodniowych iteracjach.
Nasi specjaliści przygotowali system dedykowany, który:
- Został maksymalnie dostosowany do procesów zachodzących w firmie
- W kompleksowy sposób wspiera zarządzanie działaniami firmy oraz gromadzi w jednym miejscu wszystkie konieczne dane
- Znacznie przyspieszył prace związane z wypełnianiem dokumentów, przygotowywaniem harmonogramów i rozliczaniem finansów – co nie tylko usprawnia działanie firmy, ale też zmniejsza koszty związane z obsługą systemu. Czas potrzebny na przygotowanie harmonogramu prac na przykład skrócił się od dnia roboczego do około godziny
- Jest szybki, bezpieczny, wydajny i skalowalny – system utrzymuje szybkość działania pomimo tego, że obsługuje setki dokumentów. Ze względu na obecność danych wrażliwych, został także zabezpieczony tak, by do baz danych nie dostał się nikt niepowołany, a pracodawca bez trudu może nadać pracownikom różne stopnie uprawnień
- Minimalizuje wystąpienie błędów – do których dochodziło na przykład na skutek niewłaściwego uzupełnienia danych czy zapomnienia o tym (np. pracownik zapominający o uzupełnieniu karty pracy)
- Został przygotowany z myślą o maksymalnym ułatwieniu pracownikom wprowadzania niezbędnych danych
Rozwiązania szyte na miarę
Przyjęte przez nas konkretne rozwiązania, zostały wybrane ze względu na to, że najlepiej odpowiadają potrzebom firmy. Wymienić tutaj można między innymi:
Upodobnienie interfejsu do poprzednio stosowanego systemu.
Interfejs jest nie tylko intuicyjny, ale także pod pewnymi względami podobny do tego, z którego pracownicy korzystali wcześniej. Objawia się to np. poprzez umieszczanie poszczególnych przycisków w tym samym miejscu. Miało to na celu ułatwienie pracownikom dostosowanie się do przejścia na nowy system.
Rozwiązania dedykowane.
Wprowadzono pewne rozwiązania, dopasowane do branży i specyfiki firmy, mające usprawnić prace. Na przykład system posiada możliwość odczytywania danych z plików PDF, a następnie – samodzielnie wpisuje je w odpowiednie rubryki. Pracownik musi jedynie je sprawdzić i zatwierdzić. Platforma posiada także system oceny pracowników, przydatne przy naliczaniu premii oraz przyznawaniu awansów, a także kontrahentów – co pozwalana tworzenie bazy najbardziej zaufanych współpracowników (zarówno tych, którzy świadczą usługi firmie, jak i tych, dla których ta realizowała projekty).
Podczas uzupełniania danych system sam sugeruje poprawne odpowiedzi.
Na przykład wskazuje, przy jakim projekcie powinna pracować dana osoba. Jeśli jakieś dane nie zostały wprowadzone – przypomina o tym. (Np. wysyła powiadomienie do pracownika o konieczności uzupełnienia informacji o przepracowanych godzinach.)
System ułatwia rozliczanie pracowników i projektów.
Dotyczy to nie tylko pensji i czasu pracy – ale też np. delegacji czy noclegów, co bywa konieczne ze względu na specyfikę działalności firmy.
System, na podstawie danych, automatycznie oblicza rentowność projektów.
Podsumowanie
Dostarczony system dedykowany znacznie usprawnił zarządzanie w firmie. Pozwoliło to na zoptymalizowanie procesów, skrócenie czasu, potrzebnego na różnego rodzaju prace biurowe, a co za tym idzie – na zmniejszenie kosztów.