Jak dogadać się z agencją, czyli o zbieraniu wymagań biznesowych > Blog Agencji Intellect
Wciśnij enter, aby wyszukać
Blog Agencji Intellect / Agencyjny lifestyle  / Jak dogadać się z agencją, czyli o zbieraniu wymagań biznesowych
Technology Digital Device Communication Online Concept

Jak dogadać się z agencją, czyli o zbieraniu wymagań biznesowych

Dzisiejszy artykuł dedykujemy zwłaszcza tym z Was, którzy rozważają współpracę z agencją interaktywną nad projektem www. Bierzemy na warsztat pierwszy niezwykle istotny etap współpracy: zbieranie wymagań klientów i planowanie strategiczne. Zastanawiamy się nad tym, na co zwrócić uwagę w początkowej fazie realizacji projektu i jak ważny dla sukcesu całego przedsięwzięcia jest to element.

Technology Digital Device Communication Online Concept

Technology Digital Device Communication Online Concept

Cały proces przygotowania mniej lub bardziej złożonego projektu internetowego należałoby rozpocząć od swobodnych rozmów z inwestorem, dzięki którym poznamy listę niezbędnych wymagań z jego strony. Na tym etapie określane są cele biznesowe, które projekt powinien realizować. Znając zakładane cele i rozpatrując je w szerszym kontekście (np. analizując branżę i ofertę Klienta, jego grupę docelową i realizowany model biznesowy) można jeszcze lepiej rozumieć środowisko, w którym się porusza się nasz partner oraz w efekcie podsuwać mu sprawdzone i optymalne rozwiązania.  Przykładowym celem biznesowym, ujętym bardzo ogólnie,  może być sformułowanie: Potrzebuję sklepu internetowego. Handluję asortymentem RTV i AGD i chcę zwiększyć sprzedaż, oferując  mój asortyment także w kanale on-line”. Mając sformułowane ogólne wymagania klienta, potrzebny jest w dalszym kroku wywiad, który dostarczy nam wiedzy na temat szczegółowych celów biznesowych, np.:

  • Sklep internetowy będzie oferował asortyment na poziomie 1000 produktów,
  • Asortyment sklepu internetowego powinien uwzględniać stany magazynowe sklepu stacjonarnego,
  • Sprzedaż w sklepie internetowym będzie kierowana na rynek polski oraz kraje Unii Europejskiej,
  • Sklep internetowy powinien oferować program lojalnościowy, w którym przewidziane są rabaty dla stałych Klientów.

Mając tak opracowaną listę wymagań biznesowych, możemy ustalić z Klientem orientacyjny i optymalny budżet realizacji projektu w sposób, który pozwoli zrealizować zakładane cele.  Zbieranie wymagań, a następnie opracowanie na ich podstawie szczegółowej specyfikacji funkcjonalnej,  to jeden z najważniejszych a zarazem najtrudniejszych etapów współpracy nad projektem, gdyż założone cele mogą decydować o sukcesie lub porażce projektu, a realizacja wymagań klienta będzie wpływać bezpośrednio na działalność jego biznesu. Dlatego poniżej przedstawiamy kilka podstawowych metod, dotyczących tego, jak skutecznie zebrać i zrozumieć potrzeby Klienta.

Technology Digital Device Communication Online Concept

Prezentowane metody mają swoje wady i zalety, jednak w zależności od typu realizowanego projektu jedne z nich sprawdzą się lepiej, inne gorzej – zachęcamy tutaj do eksperymentowania.  Stosowane metody należy dobierać także, biorąc pod uwagę tzw. czynnik ludzki, a więc dostępność czasową klientów oraz przewidywaną jakość i dynamikę komunikacji.

vector business teamwork meeting and brainstorm

Wywiady

Z  naszego doświadczenia wynika, że jest to najszybsza droga do zebrania i analizy wymagań. Aby przeprowadzić wywiad potrzebne jest opracowanie i usystematyzowanie przez specjalistę agencji listy obowiązkowych pytań (niczym w klasycznym wywiadzie), które pozwolą na uzyskanie podstawowych informacji oraz staną się pretekstem do uszczegółowienia wizji klienta czy eliminacji rozwiązań, które mogą stanowić pewne zagrożenie z różnych powodów lub które w toku dalszych rozmów okażą się po prostu zbędne. Częstym bowiem problemem jest sytuacja, w której klient, kierując się np. modą na pewne rozwiązania czy też analizą działań swojej konkurencji, tworzy listę funkcjonalności projektu na zasadzie must have, które w efekcie są drogie we wdrożeniu, a nie stanowią realnej korzyści dla użytkowników systemu, stajać się po prostu zbędnym ozdobnikiem. W takich sytuacjach zawsze przedstawiamy klientowi nasze zdanie – oferując mu możliwe alternatywne rozwiązania, korzystniejsze z punktu widzenia budżetu projektu.

Analiza aktualnej dokumentacji lub procesów biznesowych

Metoda sprawdza się w przypadku, kiedy wspólnie z klientem, planujemy realizację systemu on-line, który ma zastąpić istniejące w jego przedsiębiorstwie rozwiązania. Jest to świetny punkt wyjścia do zaprojektowania nowego narzędzia, gdzie bazujemy na aktualnej dokumentacji czy opisanych procedurach biznesowych oraz na tej podstawie optymalizujemy go, rozpatrując i eliminując ewentualne problemy klienta, jakie wystąpiły dotychczas.

Obserwacja

Ta  metoda może być często łączona z opisanymi wyżej wywiadami, a polega na obserwowaniu przez specjalistów agencji procesów zachodzących w danej firmie na danym stanowisku lub w odpowiednim dziale. Wnioski z takiej obserwacji są bardzo często cennym materiałem, który pozwala na projektowanie i realizację funkcjonalności projektu, które jeszcze bardziej będą odpowiadać rzeczywistości biznesowej naszego klienta.

Prototypownie

Jest to metoda, którą de facto stosujemy jako obligatoryjny etap każdego projektu, po zebraniu wymagań od naszych klientów. Często jednak – w zależności od rodzaju i stopnia złożoności danego projektu – może być ona pierwszym ogniwem całego procesu, w którym niejako szkicujemy schematyczne elementy i działanie realizowanego projektu, aby na tej podstawie w sposób bardziej sugestywny i namacalny móc rozważać z klientem o sensie poszczególnych rozwiązań. Mówić najprościej: metoda ta sprawdza się najbardziej, kiedy abstrakcyjne rozważania na temat potrzeb klientów i sugerowanych rozwiązań, jest trudne do wyobrażenia. Łatwiej bowiem dyskutuje się o złożonych projektach, mając przed oczyma schemat, który pokazuje jego działanie.

Warsztaty

Warsztaty to świetna i skuteczna, choć czasochłonna metoda zbierania wymagań. Daje jednak sporo satysfakcji, zwłaszcza że może być też dobrą zabawą. Warsztaty w celu zebrania wymagań można przeprowadzać z klientem jak i użytkownikami końcowymi – kilkoma przykładowymi osobami, którzy będę reprezentować target projektu. Stworzy to możliwość poznania wielu punktów widzenia, zwłaszcza tego najważniejszego – docelowego użytkownika systemu oraz uwzględnienia jego potrzeb, co tak często pomijanie jest w trakcie realizacji projektu w fazie koncepcyjnej. Warsztaty tego typu mogę przybierać różną formę, jednak najważniejsze jest tutaj wnioskowanie na zasadzie przyczynowo-skutkowej: klient przedstawia swoja wizję (cel biznesowy), docelowy użytkownik wykazuje, co jest mu niezbędne oraz przydatne w celu realizacji pewnej akcji w systemie, a specjalista agencji uzgadnia z resztą zespołu najbardziej optymalne rozwiązanie, które połączy cel biznesowy z efektami, których spodziewa się użytkownik.

Technology Digital Device Communication Online Concept

O ile wymagania biznesowe określają, jakie procesy biznesowe i w jakim stopniu powinien spełniać końcowy projekt, o tyle w kolejnym etapie należy je przełożyć na wymagania systemowe, tworząc tzw. specyfikację funkcjonalną całego projektu. Jest to  wypracowany w porozumieniu z klientem zakres prac nad projektem oraz lista najważniejszych funkcjonalności wraz z opisem ich działania. Tak zrealizowana dokumentacja naszego projektu, pozwala w efekcie precyzyjnie  podsumować wszystkie ustalenia, co pozwoli na maksymalne zbliżenie końcowego produktu z pierwotnymi wyobrażeniami klienta oraz wyeliminować nieporozumienia, o które nietrudno, zwłaszcza przy złożonych projektach, które wdrażany są przez wiele miesięcy. W wytworzonej specyfikacji możemy cały zakres prac podzielić na następujące części:

  • Wymagania względem grafiki tworzonego projektu i stosowanych efektów
  • Wymagania względem funkcjonalności, wydajności oraz optymalizacji w zakresie SEO
  • Wymagania względem  dodatkowego zakresu prac (np. wszelkie integracje z systemami zewnętrznymi, warunki realizacji wersji językowych czy też opracowanie contentu na potrzeby realizowanego projektu).

Innymi słowy: dzięki rzetelnie opracowanej specyfikacji klient wie, na co zostanie przeznaczony jego budżet, a my (agencja) wiemy, co w ramach budżetu mamy zrealizować. Wypracowana w taki sposób specyfikacja w dalszej kolejności staje się podstawą do tworzenia prototypów projektu w formie makiet  funkcjonalnych,  następnie prac kreacyjnych i wdrożeniowych. Mimo tego, że praca nad taką dokumentacją to często wiele tygodni pracy, trudno zgodzić się ze stwierdzeniem, że jest to czas stracony – dzięki strategicznemu podejściu do projektu i przewidywaniu zagrożeń w początkowej fazie ustaleń, możemy tylko zyskać, realizując całe przedsięwzięcie w ramach przewidywanego budżetu i w założonym  harmonogramie.

Wszystkich zainteresowanych tym, jak w praktyce wygląda cały proces projektowy oraz jakość, dostarczana  przez naszą agencję w zakresie zbierania wymagań, zapraszamy do kontaktu i dyskusji.

 

Sławomir Turkiewicz

Client Service Director w agencji interaktywnej Intellect

Brak komentarzy

Napisz komentarz